Hankinta, asioinnin tietojärjestelmähankkeen kehittämis- ja ylläpitotyöt, lisähankinta (ASTI DPS 4), kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Tausta

Hankinnan kohteena olevia asiantuntijaresursseja käytetään kasvatuksen ja koulutuksen toimialan asioinnin tietojärjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon (ASTI-hanke). ASTI-hankkeen on arvioitu sijoittuvan vuosille 2019-2024. Hankkeen tavoitteena on toteuttaa asioinnin tietojärjestelmän palvelukokonaisuus, joka mahdollistaa uusia ja uudenlaisia tapoja kasvatuksen ja koulutuksen toimialan palvelujen toteuttamiseksi ja tarjoamiseksi asiakkaille, kuten varhaiskasvatuspaikan hakeminen ja vastaanottaminen sekä perusopetukseen ilmoittautuminen, kattaen koko oppijan (varhaiskasvatus, perusopetus, lukio ja ammattiopisto) elinkaaren. Uudella asioinnin tietojärjestelmällä korvataan vanhenevia järjestelmiä ja parannetaan nykyisiä palveluita muun muassa tehostamalla palveluihin hakeutumista, poistamalla manuaalista työtä sekä parantamalla asioinnin joustavuutta.

Aikaisemmalla hankintapäätöksellä (HEL 2019-010690, 22.10.2019 § 335) hankintayksikkö hankki asiantuntijaresursseja asioinnin tietojärjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon. Hankitut asiantuntijat on kiinnitetty erilaisiin ASTI-hankkeen alaisiin projekteihin. Projektien sisällä tapahtuvassa ohjelmistokehitystyössä tuotetaan jatkuvasti uutta ohjelmistokoodia ja kehitetään erilaisia asioinnin tietojärjestelmään suunniteltuja toiminnallisuuksia. Nyt tehtävällä lisähankinnalla varmistetaan aikaisemmin hankittujen ja tarvittavan osaamistason omaavien asiantuntijoiden jatkaminen projekteissa ja huolehditaan jo käynnistetyn toimivan kehitystyön jatkuvuudesta.

Resurssivuokralla toteutettavassa ketterässä kehityksessä hankittavat asiantuntijat suorittavat tilaajan määräämiä tehtäviä. Tällä tavalla toteutetussa ohjelmistokehityksessä palveluntuottajalle ei aseteta ohjelmistokehityksen lopputuloksiin kohdistuvaa tulosvastuuta. Ohjelmistokehityksen lopputulokset määräytyvät tilaajan työnohjauksen, asiantuntijaresurssien tehokkuuden ja yhdessä työskentelevien asiantuntijoiden yhteistyön perusteella. Tästä syystä on erittäin haasteellista yksityiskohtaisesti ja sitovasti arvioida, kuinka paljon henkilötyöpäiviä tullaan käyttämään yksittäisten tehtävien tai tehtäväkokonaisuuksien toteuttamiseen.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on perustanut IT-palvelut (DPS) - nimisen dynaamisen hankintajärjestelmän sähköiseen HILMA-ilmoituskanavaan 22.12.2018, ilmoituksen numero HILMA:ssa: 2018- 026564. Ilmoituksen numero Euroopan unionin virallisessa lehdessä (EUVL) on 2018/S 247-569736. Hankinta (ASTI DPS 4) on kilpailutettu hankintalain mukaisesti dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena.

Tarjouspyynnössä on hankinnan laajuudeksi arvioitu noin 1300 - 1500 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Lisäksi hankintaan on sisältynyt optiomahdollisuus lisähankinnoista, jonka laajuudeksi on arvioitu noin 500 - 1000 henkilötyöpäivää (=sitoumukseton arvio). Tämän perusteella edellä mainitussa aiemmassa hankintapäätöksessä hankinnan arvonlisäverottomaksi arvoksi on arvioitu enintään 2 100 000 euroa.

Hankintalain sopimusmuutokselle asettamat edellytykset

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaan muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Muutosten tavoitteena ei saa olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Hankintalain esitöissä on todettu (HE 108/2016 vp s. 228), että hankintadirektiivin johdanto-osan 108 perustelukappaleen mukaan hankintaviranomaiset voivat joutua tilanteisiin, joissa tarvitaan lisää rakennusurakoita, tavaroita tai palveluja. Tällaisissa tapauksissa alkuperäisen hankintasopimuksen muuttaminen ilman uutta hankintamenettelyä voi olla perusteltua erityisesti, jos lisäsuoritukset on tarkoitus toteuttaa joko jo sovittujen palvelujen, tavaroiden tai asennusten osittaisena korvaamisena tai lisäyksenä, kun suorittajan vaihto edellyttäisi sitä, että hankintaviranomainen hankkii materiaaleja, urakoita tai palveluja, joilla on erilaiset tekniset ominaisuudet, mistä voi aiheutua yhteensopimattomuutta tai kohtuuttomia teknisiä vaikeuksia toiminnan ja huollon osalta.

Hankintalain asettamien edellytysten arviointi

Asiantuntijaresurssien vaihtaminen tässä vaiheessa tarkoittaisi jo tehdyn ja keskeneräisen ohjelmistokehitystyön huolellista dokumentointia sekä vaatisi sen, että nykyiset ohjelmistokehitystyötä suorittavat asiantuntijat perehdyttäisivät korvaavat asiantuntijat jatkamaan projektien sisäistä ohjelmistokehitystyötä. Tämä tarkoittaisi tilannetta, jossa tilaaja joutuu maksamaan samana aikaan sekä nykyisistä että korvaavista asiantuntijoista. Näin ollen sopimuskumppanin vaihtaminen tässä vaiheessa tarkoittaisi hankintayksikölle huomattavaa taloudellisten kustannusten päällekkäisyyttä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa ASTI-hankkeen aikataululle, ohjelmistokehityksen jatkuvuudelle sekä palvelun tuloksena syntyvän ohjelmistokoodin yhdenmukaisuudelle ja toimivuudelle.

Hankintasopimuksen arvon nousu jää muutoksen myötä alle hankintalain 136 §:n 3 momentissa määritellyn 50 prosentin ylärajan.

Sopimusmuutoksen seurauksena hankitaan lisää tarjouspyynnön mukaista ohjelmistokehityspalvelua hankintasopimuksen ehtojen mukaisesti, eikä muutoksella ole vaikutusta hankinnan yleiseen luonteeseen.

Näin ollen lisätilaus voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella.

Sopimusmuutoksesta ilmoittaminen Hilma-ilmoituskanavassa ja Euroopan unionin virallisessa lehdessä

Hankintayksikkö toimittaa tämän päätöksen perusteella sopimusmuutosta koskevan ilmoituksen julkaistavaksi julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) ja Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Sopimusmuutos tullaan tekemään vasta sen jälkeen, kun hankintalain 147 §:n 4 momentin mukainen sopimusmuutosta koskeva valitusaika on umpeutunut. Sopimusmuutosta koskeva valitusaika on 14 päivän ilmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Sovelletut säännökset

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 123 §, 126 §, 127 §, 136 § ja 147 §

Päätös tullut nähtäväksi 17.09.2020

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa, joka on osoitettava valitusviranomaiselle, on ilmoitettava

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatijana on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valitus. Sähköistä asiakirjaa ei kuitenkaan tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä.

Valitukseen on liitettävä

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus perii asian käsittelystä maksua 2050 euroa, jos hankinnan arvo on alle 1 miljoona euroa; 4100 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 1 miljoona euroa ja alle 10 miljoonaa euroa; ja 6140 euroa, jos hankinnan arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.