Hankinta, yhteishankinta, varastokalusteet sekä teräksiset vaate- ja lokerokaapit, kaupunginkanslia
Varastokalusteita sekä vaate- ja lokerokaappeja koskeva hankintaoikaisuvaatimus
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä Etra Oy:n varastokalusteista sekä teräksisistä vaate- ja lokerokaapeista 12.1.2021 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Varastokalusteiden sekä teräksisten vaate- ja lokerokaappien hankinnassa (H062-20) tarjouksen antanut Etra Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan 12.1.2021 tekemään hankintapäätökseen. Oikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.
Etra Oy esittää hankintaoikaisuvaatimuksessaan ensinnä, että hankintapäätös on muodoltaan puutteellinen. Hallintolain 44 §:n mukaan päätöksestä on käytävä selvästi ilmi päätöksen tehnyt viranomainen sekä sen henkilön nimi ja yhteystiedot, jolta asianosainen voi tarvittaessa pyytää lisätietoja.
Päätöksen on tehnyt hankintajohtaja Jorma Lamminmäki. Virka-asema ilmenee yksiselitteisesti päätösotteesta. Päätökset allekirjoitetaan Helsingin kaupungin asianhallintajärjestelmässä sähköisesti. Päätösotteeseen on lisätiedonantajaksi merkitty kilpailutuksen tehnyt palvelupäällikkö sähköpostiosoitteineen. Helsingin hankintapäätösotteissa näkyy tavallisesti myös lisätiedonantajan puhelinnumero, mutta tästä päätöksestä puhelinnumero on valitettavasti jäänyt pois. Päätös täyttää kuitenkin hallintolaissa päätöksen muodolle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Hankintalain 79 §:n mukaisesti hankintayksikkö on tarkastanut ennen tarjousten valintaa, että tarjoukset ovat hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukaisia. Lainkohdan yksityiskohtaisten perustelujen mukaan tarkastamisella varmistetaan, että kaikki vertailuun otettavat tarjoukset ovat tarjouspyynnön ja muiden hankinta-asiakirjojen mukaisia ja siten keskenään vertailukelpoisia. Hankinta-asiakirjojen vastaiset tarjoukset on hankintalain 74 §:n nojalla hylättävä.
Tarjouspyynnössä asetettiin tarjottaville tuotteille laadullisia vähimmäisvaatimuksia. Jokaisesta tuotteesta tuli ladata tarjouksen liitteeksi tuote-esite, josta ilmeni kaikki tuotteelta vaaditut ominaisuudet. Jollei tuote-esite sisältänyt kaikkia vaadittuja ominaisuuksia, tuli lisäksi ladata erillinen selvitys. Hankintayksikkö tarkasti ladattujen liitteiden avulla, että tarjottu tuote vastasi vaatimuksia. Etra Oy:n tarjous ei ollut kaikilta osin tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjotun tuotteen esitetiedot 1. osa-alueen 3. positiossa eivät vastanneet vaatimuksia. Vaikka vertailu tässä kilpailutuksessa käytiinkin hinnalla, oli tuotteen laadulle asetettu monia ei-vertailtavia, pakollisia vähimmäisvaatimuksia, joiden tuli täyttyä ennen kuin tarjoajan tarjous eteni vertailuun.
Hankintayksiköllä on mahdollisuus hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintamenettelyn aikana pyytää tarjoajia täsmentämään tai täydentämään tarjoustaan tasapuolisella ja syrjimättömällä tavalla epäolennaisten puutteellisuuksien kohdalla. Tässä kilpailutuksessa täsmentämistä tai täydentämistä ei harkittu, sillä jokaisesta tarjotusta tuotteesta vaadittu tuote-esite joko yksin tai selvityksen kera, oli olennainen ja kilpailutuksen kannalta merkityksellinen osa hankintaa. Liitteestä tuli ilmetä kaikki tuotteelle tarjouspyynnössä asetetut pakolliset vähimmäisvaatimukset. Lainkohdan perustelujen mukaan hankintayksikkö ei voi pyytää tarjoajaa vaihtamaan tarjottua tarjouspyynnön vastaista tuotetta. Tarjouksen "Kyllä"-vastaus tuotteen kantavuutta koskevassa kysymyksessä ei poistanut virheellistä tietoa tarjotun tuotteen ominaisuuksissa.
Tarjouspyynnössä edellytettiin lisäksi lataamaan erillinen selvitysliite alennusprosenteista. Alennusprosenteilla ei ollut merkitystä tarjoajan sijoittumisessa, mutta tieto prosentuaalisista alennuksista tuli vaaditulla tavalla selvittää. Etra Oy:n tarjouksessa esitettiin välitystuotteiden alennusprosentin ohessa lisäkuluja koskevia ehtoja, joita tarjouksessa ei sallittu esittää. Lisämaksut ja laskutuslisät on kielletty tarjouspyynnön sopimusliitteen Hinta-kohdassa: "Toimittajalla ei ole oikeutta periä pientoimitus- tai laskutuslisiä eikä muita vastaavia lisämaksuja." Myös sopimukseen sovellettavissa JYSE-ehdoissa kielletään laskutuslisien periminen.
Tarjouspyyntöasiakirjassa on kohdassa "Hinta ja kaupalliset ehdot" selvitetty, mitä alennusprosentilla tarkoitetaan ja mihin tarkoitukseen sitä käytetään. Välitystuotteille vaadittiin kiinteää alennusprosenttia, jonka tuli pysyä samana koko sopimuskauden ajan. Kilpailutuksessa oli lisäksi annettu mahdollisuus kysymysten esittämiseen. Hankintayksikkö vastasi määräajassa kysymyksiin. Alennusprosenttia koskevia kysymyksiä ei esitetty.
Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajalla on näyttövelvollisuus siitä, että tarjottu tavara, palvelu tai rakennustyö on tarjouspyynnön mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia. Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muiden tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien osalta myös niiden mahdollisten tarjoajien osalta, jotka luottaen siihen, että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Hankintayksikkö on noudattanut hankintalaissa hankintamenettelylle asetettuja säännöksiä sekä tarjouspyyntöasiakirjoissa kilpailutukselle asetettuja ehtoja. Hankintapäätös on tehty noudattaen hankintaoikeudellisia periaatteita tarjoajien tasapuolisesta ja syrjimättömästä kohtelusta.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei hallintolain 34 §:n mukaisesti ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 12.01.2021 § 4
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä seuraavat toimittajat Varastokaluste sekä teräksiset vaate- ja lokerokaapit -hankinnan puitejärjestelyyn neljäksi (4) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana.
Osa 1. Varastokalusteet:
1. AJ Tuotteet Oy (0643009-5)
2. Juha Punta Oy (0494686-4)
Osa 2. Teräksiset vaate- ja lokerokaapit:
1. Intolog Helsinki Oy (2234149-8)
2. AJ Tuotteet Oy (0643009-5)
3. Juha Punta Oy (0494686-4)
Hankintajohtaja päätti sulkea IS-VET Oy:n (2615891-4) tarjouskilpailusta koska IS-VET Oy ei täyttänyt referenssivaatimuksia.
Hankintajohtaja päätti hylätä Kaso Oy:n (0737774-0) tarjouksen, koska Kaso Oy ei täyttänyt tarjouskilpailussa hankinnan kohteen kriteereille asetettuja vaatimuksia.
Hankintajohtaja päätti hylätä Etra Oy:n (0107801-0) tarjouksen, koska Etra Oy:lla oli tarjouksessaan tarjouspyynnön vastainen ehto eikä tarjous täyttänyt tarjouskilpailussa hankinnan kohteen kriteereille asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on:
- Osa 1: 1 000 000 euroa
- Osa 2: 2 000 000 euroa.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 26.10.2020 päivättyyn tarjouspyyntöön H062-20, Dnro HEL 2020-011372. Varastokalusteet sekä teräksiset vaate- ja lokerokaapit hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 28.10.2020 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 30.11.2020. Määräaikaan mennessä saapui seitsemän (7) tarjousta: AJ Tuotteet Oy, Etra Oy, Intolog Helsinki Oy, IS-VET Oy, Juha Punta Oy, Kaso Oy ja Metallivalmiste A.Laaksonen Oy.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot sekä ESPD- liitteessä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vastaavista tavaratoimituksista. Riittävänä kokemuksena pidettiin vähintään noin 50 000€:n toimituksia yhteensä per vuosi viimeisten kolmen vuoden ajalta.
IS-VET Oy:n ilmoittamat referenssit eivät olleet viimeiseltä kolmelta vuodelta. Näin ollen IS-VET Oy tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville tuotteille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia, lukuun ottamatta Kaso Oy:n sekä Etra Oy:n tarjousta. Kaso Oy:n tarjoama tuote Pos 8:n ei täytä kohteelle asetettuja vaatimuksia. Pos 8. lokerokaapin vaadittu leveys oli 90cm. +/- 5cm. ja Kaso Oy:n tarjoama tuote oli 120cm leveä. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Kaso Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena.
Etra Oy:n tarjoama tuote Pos 3:n ei täytä kohteelle asetettuja vaatimuksia. Pos 3. hyllykaapin hyllytason vaatimuksena oli min. 100kg kantavuus ja Etra Oy:n tarjoaman tuotteen hyllytason kantavuus oli 60kg. Lisäksi Etra Oy:lla oli tarjouspyynnössään tarjouspyynnön vastainen ehto kohdassa Alennusprosentti: välitystuotteet. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi hankintayksikön on hylättävä Etra Oy:n tarjous tarjouspyynnön vastaisena.
Tarjousten vertailu
Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan halvinta tarjousta.
Puitejärjestelyyn valitaan Osa 1:n kaksi (2) toimittajaa sekä Osa 2:n kolme (3) toimittajaa. Tämän päätöksen liitteenä oleva vertailutaulukko osoittaa sopimuskauden aikana noudatettavaa etusijajärjestystä:
Osa 1:
1. AJ Tuotteet Oy
2. Juha Punta Oy
Osa 2:
1. Intolog Helsinki Oy
2. AJ-Tuotteet Oy
3. Juha Punta Oy
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Satu Hiltunen, puhelin:
Päätös tullut nähtäväksi 23.03.2021
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651