Hankinta, yhteishankinta, toimisto- ja julkitilakalusteet, kaupunginkanslia
Toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankintaa koskeva hankintaoikaisuvaatimus
Päätös
Kaupunginhallitus päätti hylätä OffiStore Oy:n toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnasta 10.5.2021 § 35 tehtyyn hankintapäätökseen kohdistuvan hankintaoikaisuvaatimuksen.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnassa (H066-20) tarjouksen antanut OffiStore Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu hankintajohtajan 10.5.2021 § 35 tekemään hankintapäätökseen. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä. Asiasta ei ole valitettu markkinaoikeuteen.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa vaaditaan hankintapäätöstä oikaistavaksi siten, että kilpailutuksessa neljännelle sijalle ensisijaisuusjärjestyksessä tullut Pa-Ri Materia Oy suljetaan pois kilpailutuksesta oikaisuvaatimuksessa esitetyin perustein.
Soveltuvuusvaatimuksen tarkastaminen
Hankintamenettelyssä on käytetty tavanomaista järjestystä siten, että tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus ja tarjoajien soveltuvuus on tarkastettu ennen tarjousten vertailua. Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin tarjousasiakirjoihin perustuen.
Hankintaoikaisuvaatimuksen mukaan tarjouspyynnössä olisi asetettu tarjoajan soveltuvuuden ehdoksi ratingluokitus AA tai vastaava. Näin ei kuitenkaan ollut, vaan 10.3.2021 päivätyssä korjatussa tarjouspyynnössä vaatimuksena oli, että tarjoaja vakuuttaa tarjouksessaan sen rating-luokituksen olevan A tai vastaava.
Soveltuvuusvaatimus tarjouspyynnössä 10.3.2021 kuuluu kokonaisuudessaan: "Tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset palvelun suorittamiseen. Taloudellisen tilanteen tulee olla sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n tai vastaavan tahon ratingluokituksessa on vähintään A tai vastaava. Tarjoaja, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on B tai C tai vastaava, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai vastaava raportti, joka sisältää tarjoajan ratingluokituksen."
Tarjoajia pyydettiin näin ollen vastaamaan taloudellista ja rahoituksellista soveltuvuutta kuvaavaan rating-kysymykseen. Hankintayksikkö ei tässä menettelyssä pyytänyt tarjoajilta vaaditun ”Kyllä”-vastauksen lisäksi lisäselvityksiä. Pa-Ri Materia Oy vastasi tarjouspyynnön vaatimuksen mukaisesti "Kyllä". Myös tilaajavastuu-raportti, joka oli tarjoajan tarjousmerkinnän mukaan käytettävissä ja palveluntarjoajalta saatavilla, osoitti että Pa-Ri Materia Oy:n luottokelpoisuus Bisnode Finland Oy:n luokituksen mukaan oli AA (hyvä luottokelpoisuus). Syytä epäillä Pa-Ri Materia Oy:n vastauksia ei ilmennyt hankintamenettelyn soveltuvuusarvioinnissa.
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikön on ennen tarjousten valintaa tarkastettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen ja että tarjouksen on antanut tarjoaja, jota ei ole suljettu menettelyn ulkopuolelle 80 tai 81 §:n nojalla ja joka täyttää hankintayksikön asettamat 83 §:ssä tarkoitetut soveltuvuusvaatimukset.
Hankintayksikkö tarkasti hankintamenettelyssä ennen tarjousten vertailua ja valintaa, että Pa-Ri Materia Oy:n tarjous oli tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten mukainen ja että Pa-Ri Materia Oy täytti tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Harkinnanvarainen poissulkemisperuste
Hankintayksikkö sai ennen hankintapäätöksen tekoa Pa-Ri Materia Oy:ltä ilmoituksen, että yritys on hakeutumassa saneeraukseen. Tarjoaja vakuutti samalla kirjallisesti, että se kykenee hoitamaan sopimusvelvoitteensa mahdollisella sopimuskaudella. Koska saneerausmenettelyyn hakeutuminen on hankintalain 81 §:n mukaisesti harkinnanvarainen poissulkemisperuste, hankintayksikkö käytti harkintaa ja päätti saadun selvityksen ja kokonaisharkinnan perusteella, että tarjoajaa ei suljeta puitejärjestelystä tällä perusteella.
Puitejärjestelyyn on hyväksytty kymmenen puitesopimustoimittajaa. Suuret puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat, yli 60 000 euroa, tehdään sopimusehtojen mukaisesti aina minikilpailuttamalla toimittajat puitejärjestelyn ensisijaisuusjärjestyksestä riippumatta. Enintään 60 000 euron hankinnat voidaan hankkia joko puitejärjestelyn ensisijaisuusjärjestyksen mukaisesti tai minikilpailuttaa kaikkien puitesopimustoimittajien kesken. Näin ollen hankintayksikkö arvioi, ettei mahdollinen saneerausmenettely vaikuta puitejärjestelyn perusteella hankittavien toimisto- ja julkitilakalusteiden saatavuuteen, eikä menettelystä näin ollen koidu toimituksellista eikä taloudellista riskiä hankintayksikölle. Sopimussuhde on sopimusehtojen mukaan lisäksi mahdollista päättää toimittajan taloudellisen tilanteen heikennyttyä olennaisella tavalla (JYSE Tavarat -ehtojen 15.2-kohta). Toimittajien tilaajavastuutietoja seurataan niin ikään koko sopimuskauden ajan.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta on hallintolain 34 §:n mukaisesti kuultu oikaisuvaatimuksen kohteena olevaa asianosaista. Kuulemisvastaus tämän esityksen liitteenä.
Hankintayksikkö on noudattanut hankintamenettelyssä hankintalaissa hankintamenettelylle ja hankinnalle asetettuja säännöksiä ja käyttänyt harkintavaltaansa hankintalain säännösten mukaisesti.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Kansliapäällikkö 04.06.2021 § 136
Päätös
Kansliapäällikkö päätti, ettei OffiStore Oy:lle luovuteta Modeo Oy:n, Pa-Ri Materia Oy:n eikä Tavara Trading TTR Oy:n tarjoukseen sisältyviä yksittäisiä tuote- eikä hintatietoja.
Päätöksen perustelut
Toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnassa (H066-20) tarjouksen antanut OffiStore Oy on pyytänyt saada kolmen tarjouksen tuotekohtaisia tietoja. Tietopyyntö on tämän päätöksen liitteenä.
OffiStore Oy pyysi sähköpostiviestillä 14.5.2021 kolmen tarjouskilpailutuksessa mukana olleen tarjoajan tarjoustiedot. Pyynnössä tarkennettiin, että tarjouksista tulee ilmetä minimissään tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset täyttävät tuotteet hintoineen.
Kaupunginkansliasta toimitettiin 18.5.2021 pyydetyt tiedot siltä osin kuin hankintayksikkö katsoi, että tiedot ovat julkisuuslain mukaan julkisia. OffiStore Oy:lle toimitettiin tällöin tarjoukset, joista oli poistettu muun muassa yksittäiset tuotetiedot. Tietojen poistamista perusteltiin vastauksessa siten, että hankintayksikkö katsoi julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan nojalla rivikohtaisten tuotetietojen kuuluvan yksityisen liikesalaisuuden piiriin.
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999; julkisuuslaki) 14 §:n mukaisesti vastauksessa tiedusteltiin lisäksi, haluaako OffiStore Oy viranomaisen päätöksen siltä osin kuin pyydettyjä tietoja ei luovuteta. OffiStore Oy:stä vastattiin tähän kysymykseen myöntävästi. Tällä päätöksellä vastataan OffiStore Oy:n tietopyyntöön siltä osin kuin hankintayksikkö katsoo, ettei tietoja voida luovuttaa.
Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liikesalaisuutta koskeviin tietoihin.
Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.
Liikesalaisuuslain (595/2018) 2 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaisesti liikesalaisuudella tarkoitetaan tietoa:
a) joka ei ole kokonaisuutena tai osiensa täsmällisenä kokoonpanona ja yhdistelmänä tällaisia tietoja tavanomaisesti käsitteleville henkilöille yleisesti tunnettua tai helposti selville saatavissa;
b) jolla a alakohdassa tarkoitetun ominaisuuden vuoksi on taloudellista arvoa elinkeinotoiminnassa; ja
c) jonka laillinen haltija on ryhtynyt kohtuullisiin toimenpiteisiin sen suojaamiseksi.
Tarjousten yksittäiset, positiokohtaiset tuotetiedot hintoineen oli kaikissa kolmessa tarjouksessa merkitty liikesalaisuuksiksi. Hankintayksikön arvion mukaan yksityiskohtaisilla tuotetiedoilla tai niiden positiokohtaisilla yhdistelmillä voi olla elinkeinotoiminnassa taloudellista arvoa. Tiedoista on lisäksi mahdollista tehdä päätelmiä tarjoajan liiketoimintamalleista ja tarjousstrategioista, jolloin tiedot objektiivisesti arvioiden voivat sisältää liikesalaisuuden piirissä olevia tietoja. Lisäksi oikeuskäytännössä (KHO 2007:83) yksikköhintoja on pidetty liikesalaisuuksina.
Näin ollen positiokohtaisia tuotetietoja hintoineen ei luovuteta, sillä ne voivat yksittäisinä tietoina tai niiden yhdistelminä sisältää julkkisuuslaissa tarkoitettuja tarjoajan liikesalaisuuksia.
Hankintalain (1397/2016) 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).
Julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Kaupunginkanslian hallussa olevien asiakirjojen antamisesta päättää kansliapäällikkö.
Lisätiedot
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 310 31651
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 10.05.2021 § 35
Päätös
Hankintajohtaja päätti hyväksyä seuraavat toimittajat toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinnan puitejärjestelyyn neljäksi (4) vuodeksi kokonaistaloudellisesti edullisimpana, ensisijajärjestyksessä:
1. Modeo Oy (2028267-4)
2. Isku Interior Oy (1831497-2)
3. Tavara-Trading TTR Oy (1460475-4)
4. Pa-Ri Materia Oy (1068653-6)
5. OffiStore Oy (1045903-3)
6. Martela Oyj (0114891-2)
7. Kinnarps Oy (0974444-4)
8. Oy Aj-Tuotteet Ab (0643009-5)
9. Lekolar-Printel Oy (1546343-8)
10. Input Interior Oy (2667489-2
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 18 700 000 euroa.
Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 22.1.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön H066-20, Dnro HEL 2020-012513. Toimisto- ja julkitilakalusteiden yhteishankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 24.1.2021 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Lisäksi hankinnasta julkaistiin ensimmäinen korjausilmoitus 25.2.2021 sekä toinen korjausilmoitus 10.3.2021. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 18.3.2021. Määräaikaan mennessä saapui seitsemäntoista (17) tarjousta: ADI Kalusteet Oy, Arvo Piiroinen Oy, Audio-Kaluste Oy, Input interior Oy, Isku Interior Oy, Kinnarps Oy, Kuopion Woodi Oy, Lekolar-Printel Oy, Martela Oyj, Modeo Oy, Nomart Oy, OffiStore Oy, Ofisea Oy, Oy Aj-Tuotteet Ab, Pa-Ri Materia Oy, Tavara Trading TTR Oy ja Tevella Oy.
Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska jakaminen tekee sopimuksen toteuttamisesta teknisesti liian vaikeaa.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön kohdassa Muut ehdot sekä ESPD-liitteessä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville tuotteille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien tuotteiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien tuotteiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin halvinta hintaa.
Tarjousten vertailu on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa. Sopimuskauden aikana noudatetaan tarjousvertailun perusteella muodostettua etusijajärjestystä:
1. Modeo Oy (2028267-4)
2. Isku Interior Oy (1831497-2)
3. Tavara-Trading TTR Oy (1460475-4)
4. Pa-Ri Materia Oy (1068653-6)
5. OffiStore Oy (1045903-3)
6. Martela Oyj (0114891-2)
7. Kinnarps Oy (0974444-4)
8. Oy Aj-Tuotteet Ab (0643009-5)
9. Lekolar-Printel Oy (1546343-8)
10. Input Interior Oy (2667489-2
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.
Lisätiedot
Minna Vinni, palvelupäällikkö, puhelin: +358931031544
Päätös tullut nähtäväksi 06.09.2021
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651