Hankinta, palvelumuotoilun hankinta, sosiaali- ja terveystoimiala

Hallintojohtaja päätti hyväksyä Kuudes Kerros Helsinki Oy:n tarjouksen Töihin soteen –verkkosivuston asiakasymmärryksestä ja konseptoinnista.

Samalla hallintojohtaja päätti hylätä Link Design & Development Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous ei noudattanut tarjouspyynnössä määriteltyä tavoiteaikataulua.

Hankinnan arvo on 42 750 euroa (alv 0 %).

Hankintamenettely ja valintaperusteet

Helsingin kaupungilla on voimassa oleva puitesopimusjärjestely (HEL 2018-000285) kahdeksan toimittajan kanssa. Hankinta toteutettiin rajoitetulla menettelyllä, ns. minikilpailutuksena puitesopimustoimittajien kesken.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 30 % ja laatutekijöiden painoarvo 70 %.

Kokonaistaloudellista edullisuutta vertailtiin alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja palvelun laatutekijöiden perusteella kaksivaiheisen arvioinnin kautta.

Vertailun ensimmäisessä vaiheessa tarjoukset laitettiin järjestykseen valintaperusteiden 1–2.2 mukaisesti. Kohdista 1-2.2. voi saada enintään 90 pistettä. Pisteytyksen kaksi (2) parasta kutsuttiin esittelemään tarjouksensa lyhyesti keskustellen ja vastaamaan tilaajan kysymyksiin 30 minuutin etätilaisuudessa. Esittelyt järjestettiin 11.1.2021. Esittelystä voi saada enintään 10 pistettä.

Kokonaisuudessaan eniten hinnan ja laatutekijöiden perusteella vertailupisteitä saanut tarjous valittiin.

Hinta, 30 pistettä

Vertailuarvioina käytetään tarjoajan ilmoittamaa tarjouksen kokonaishintaa.

Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 30 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 30 pisteellä. Laskukaava: X/Y x 30 pistettä. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Palvelun laatu, 70 pistettä

Tarjouksen vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan vertailuun:

2.1 Työsuunnitelma, 40 pistettä

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa työsuunnitelma, joka sisältää

Työsuunnitelmaa arvioidaan asteikolla 1-5 p seuraavilla kriteereillä:

Annetut pisteet kerrotaan 8:lla. Maksimipistemäärä on 8 x 5 = 40 pistettä.

2.2. Referenssit, 20 pistettä

Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa 3-5 kappaletta referenssejä aiemmin tehdyistä vastaavista projekteista. Referenssien tulee sisältää:

Parhaiten tilaajan tarvetta vastaava tarjoaja saa referensseistä 20 pistettä ja muut tarjoajat saavat pisteitä suhteutettuna parhaaseen tarjoukseen.

2.3 Tarjouksen esittely, 10 pistettä

Tarjouksen esittely arvioidaan asteikolla 1-5 p, jossa arviointikriteereinä ovat: sisällön valinta ja oleellisuus hankinnan tavoitteisiin.

Annetut pisteet kerrotaan 2:lla. Maksimipistemäärä on 2 x 5 = 10 pistettä.

Tarjouspyyntö

Tarjouspyynnössä oli asetettu tarjoukselle, sen sisällölle ja hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyyntö lähetettiin kolmelle puitejärjestelyssä mukana olevalle toimittajille 10.12.2020 sähköpostitse.

Lisätietokysymykset tuli esittää 16.12.2020 mennessä sähköpostitse. Kysymyksiä esitettiin muun muassa verkkosivun teknisestä toteutuksesta, sivuston päivittäjistä, kohderyhmistä ja sivuston roolista suhteessa muihin hel.fi-sivuston sisältöihin. Kysymyksiin vastattiin määräaikaan 17.12.2020 mennessä sähköpostitse.

Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 21.12.2020. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät seuraavat kolme tarjoajaa:

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Viestintäpalvelut -yksikkö on tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Futurice O:n y ja Kuudes Kerros Helsinki Oy:n tarjoukset täyttivät tarjoukselle asetetut vaatimukset.

Link Design & Developmentin tarjous ei vastannut tarjouspyynnön vaatimuksia. Link Design & Developmentin tarjouksessa projektin aikataulusuunnitelma kesti helmikuulta toukokuulle, vaikka tarjouspyynnössä oli pyydetty toimeksiannon valmistumista 21.3.2021 mennessä. Link Design & Developmentin tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Valinta

Viestintäpalvelut ja henkilöstöresurssipalvelut –yksiköt ovat 11.1.2020 käsitelleet hankintaan saatuja tarjouksia.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman asiakasymmärrys- ja konseptointikokonaisuuden tarjosi Kuudes Kerros Helsinki Oy vertailuhinnalla 42 750 euroa (alv 0 %) ja vertailupisteillä.

Vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä (liite 1).

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty tilaus toimittajalle.

Hallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali- ja terveystoimialalla 15.12.2020 § 276.