Hankinta, puitejärjestely, hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelu, sosiaali- ja terveystoimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 22.6.2021 § 134 hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun hankinnan puitejärjestelystä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokausi mukaan lukien oli 5 000 000 euroa.

Lisäksi sosiaali- ja terveyslautakunta oikeutti sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen johtajan allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset, päättämään optiokauden käyttöönotosta sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun kilpailutuksen tarkoituksena oli sopia puitejärjestelystä, jonka ehtojen mukaisesti kilpailutuksessa valitut toimittajat sitoutuvat toimittamaan hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelua Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan sairaalaosastoille, asumisyksiköihin, laitoksiin ja asiakkaiden koteihin Helsingin kaupungin alueella.

Hankinta oli jaettu yhdeksään osa-alueeseen:

• Osa-alue 1 Hoitosänky
• Osa-alue 2 Hoitosänky raskaammalle kuormalle
• Osa-alue 3 Hoitosänky, matalampi malli
• Osa-alue 4 Painehaavoja ehkäisevä ja hoitava patja, kohtalainen riski
• Osa-alue 5 Painehaavoja ehkäisevä ja hoitava patja, suuri tai erittäin suuri riski
• Osa-alue 6 Hoitosänky ja painehaavoja ehkäisevä ja hoitava patja, kohtalainen riski (osa-alueet 1 + 4)
• Osa-alue 7 Hoitosänky ja painehaavoja ehkäisevä ja hoitava patja, suuri ja erittäin suuri riski (osa-alueet 1 + 5)
• Osa-alue 8 Hoitosänky matalampi malli ja painehaavoja ehkäisevä ja hoitava patja, kohtalainen riski) (osa-alueet 3 + 4)
• Osa-alue 9 Hoitosänky matalampi malli ja painehaavoja ehkäisevä ja hoitava patja, suuri ja erittäin suuri riski (osa-alueet 3 + 5).

Tarjouskilpailun tavoitteena oli solmia puitesopimukset vähintään kahdesta tuotteesta kuhunkin hankinnan osa-alueeseen.

Hankintamenettely

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (29.12.2016/1397), myöhemmin hankintalaki, mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouspyyntö julkaistiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa osoitteessa hankintailmoitukset.fi 11.4.2021.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä tarjouksille asetetut vähimmäisvaatimukset oli kuvattu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjoaja saattoi jättää tarjouksen joko yhteen tai kaikkiin hankinnan osa-alueisiin. Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu.fi-portaalissa 18.5.2021 klo 16.00 mennessä. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 27.4.2021 klo 16.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä yhteensä 46 kysymyskokonaisuutta, joihin vastattiin 6.5.2021. Suuren kysymysmäärän johdosta hankintayksikkö pidensi tarjousaikaa ja hankinnasta julkaistiin korjattu hankintailmoitus Hilmassa 9.5.2021.

Tarjouspyynnössä ja hankintailmoituksessa asetettuun määräaikaan, 18.5.2021 klo 16.00, mennessä tarjouksia jättivät osa-alueittain seuraavat tarjoajat: HALTIJA Group Oy, Lojer Oy, MediMattress Oy, Mekalasi Oy ja Suomen Terveysmaailma Oy.

Tarjotut tuotteet katselmoitiin 20.–21.5.2021 tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, ja muut paitsi yksi MediMattress Oy:n tarjoama tuote todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjoajien ilmoittamien tietojen tarkentamiseksi pyydettiin kaikilta tarjoajilta vielä lisäselvityksiä, minkä jälkeen toteutettiin tarjousvertailu tarjouspyynnössä sanotulla tavalla. Kuhunkin osa-alueeseen valittiin halvimman hinnan mukaisessa etusijajärjestyksessä vähintään kaksi tuotetta, ja valituiksi tulleet tuotteet asetettiin osa-alueittain etusijajärjestykseen kokonaisvertailuhinnan perusteella.

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi päätöksellään 22.6.2021 § 134 hoitosänkyjen ja painehaavoja ehkäisevien ja hoitavien patjojen vuokrauspalvelun puitejärjestelyn toimittajiksi kaikki tarjonneet toimittajat. Tavoiteltu sopimuskausi päätöksenteon hetkellä oli 1.8.2021–31.7.2024, ja hankintaan sisältyi mahdollisuus tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimuksia yhdellä (1) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankintapäätös annettiin tiedoksi tarjoajille sähköpostitse 30.6.2021. Hankintapäätökseen saapui kolme oikaisuvaatimusta. Kolme tarjoajaa saattoi asian myös markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Keskeyttämisen perusteet

Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Hankintayksikön tarkastettua tarjoajien valitukset ja oikaisuvaatimukset, hankintayksikkö havaitsi, että se on menetellyt virheellisesti tarjouspyynnön laatimisvaiheessa ja tarjousten käsittelyvaiheessa.

Tarjouspyynnön tuotekatselmuksia koskevalla liitteellä 3 on ollut vaatimus liittää tarjottujen tuotteiden käyttöohjeet tarjoukseen. Vastaavaa vaatimusta ei ole ollut sähköisesti täydennettävällä tarjouspyyntölomakkeella. Hankintayksiköltä on jäänyt tarjousten käsittelyvaiheessa huomaamatta, että kyseessä oleva vaatimus on ollut tarjouspyynnön liitteellä 3 ja että käyttöohjeet olisi siten tarjouspyynnön mukaan tullut tarjouksiin liittää. Viidestä tarjoajasta ainoastaan HALTIJA Group Oy on liittänyt liitteellä pyydetyt käyttöohjeet tarjouksiinsa.

Koska pyyntö liittää käyttöohjeet tarjoukseen on ollut tuotekatselmointia koskevassa liitteessä, eikä johdonmukaisesti tarjouspyynnön kohdassa, jossa muutkin liitteet on pyydetty ja koska usealta tarjoajalta on kyseessä oleva pyyntö jäänyt huomaamatta, on tarjouspyyntö tältä osin ollut epäselvä.

Lisäksi hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen hankintayksikkö havaitsi HALTIJA Group Oy:n tarjouksessa ristiriidan tarjouspyynnön vaatimuksiin nähden koskien HALTIJA Group Oy:n tarjoaman QVINTETT-sängyn nousutuen käännettävyyttä. Tarjouksessa oli maininta, joka viittasi tuen kääntymiseen tarjouspyynnön vastaisesti. Katselmointitilaisuudessa nousutuen virheellistä kääntymistä ei ole havaittu, ja päätöksenteon jälkeen HALTIJA Group Oy:ltä saadun selvityksen mukaan tarjouksessa on tältä osin ollut virhe. Kuitenkin, koska HALTIJA Group Oy:n kirjallinen selvitys nousutukea koskevasta asiasta on saatu vasta hankintapäätöksen jälkeen, olisi myös HALTIJA Group Oy:n tarjousta tullut pitää tarjouspyynnön vastaisena siltä osin kuin tarjous koski QVINTETT-sänkyjä, eli osa-alueilla 1, 2, 6 ja 7.

Hankintalain 74 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta, joten hankintayksikkö on toiminut virheellisesti hyväksyessään myös sellaiset tarjoukset, joissa käyttöohjeita ei ole ollut sekä sellaiset tarjoukset, joissa tarjousasiakirjojen mukaan tarjottu tuote ei nousutuen osalta ole vastannut tarjouspyynnön vaatimuksia.

Koska tarjouspyyntö on ollut osin epäselvä ja koska osaa tarjouksista olisi tullut pitää tarjouspyynnön vastaisina, olisi kohtuutonta ja hankintalain 3 §:n edellyttämää tarjoajien tasapuolisen kohtelun vastaista, jos hankintayksikkö korjaisi tekemäänsä hankintapäätöstä hankintaoikaisuna sulkemalla osan tarjouksista tarjouskilpailusta. Lisäksi hankinnan oikaisu edellä mainitulla tavalla jättäisi hankintayksikölle tarjouspyynnön osa-alueisiin 3, 4, ja 8 ainoastaan yhden tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen ja osa-alueisiin 5, ja 9 ainoastaan yhden tarjoajan tarjoukset. Osa-alueisiin 1, 2, 6 ja 7 ei jäisi lainkaan tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Hankinnan oikaisu johtaisi tilanteeseen, jossa hankintayksikön tarpeet riittävästä tuotevalikoimasta jäisi toteutumatta.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikkö on havainnut menetelleensä virheellisesti tarjouspyynnön laatimisvaiheessa ja tarjousten käsittelyvaiheessa, eikä virheellistä menettelyä ole mahdollista korjata hankintaoikaisulla siten, tarjoajien tasapuolinen kohtelu toteutuisi ja että hankintayksikkö saisi oikaisun myötä tehtyä tarkoittamansa sopimukset riittävästä määrästä tuotteita.

Edellä esitetyin perustein hankinnan keskeyttämiselle on hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin.

Hankintayksikkö kilpailuttaa hankinnan uudelleen.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjat voidaan pitää salassa asiakirjojen julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 17 kohdan perusteella siihen saakka, kunnes hankintayksikkö on tehnyt ratkaisunsa uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt luopua hankinnasta.

Koska hankinta tullaan kilpailuttamaan uudelleen, on tarjoajien tasapuolisen kohtelun näkökulmasta tulevassa kilpailutuksessa perusteltua pitää saadut tarjoukset salassa, kunnes hankintayksikkö on tehnyt hankintapäätöksen uudessa hankintamenettelyssä tai päättänyt jättää hankinnan toteuttamatta tarjouskilpailuna.

Sosiaali- ja terveyslautakunta 22.06.2021 § 134

Päätös

Käsittely

Esittelijä

Lisätiedot

Krista Mannersuo, hankinta-asiantuntija, puhelin: 310 33760

Johanna Kahilakoski, kilpailutus- ja sopimuspäällikkö, puhelin: 310 21831

Päätös tullut nähtäväksi 22.09.2021

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveyslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.