Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2021 toteutumista koskeva 2. ennuste

Diaarinumero HEL 2021-003227

6. / 99 §

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2021 toteutumista koskeva 2. ennuste

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta merkitsi tiedoksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vuoden 2021 talousarvion toisen toteutumisennusteen. Lisäksi lautakunta totesi, että toimiala on huomioinut kaupunginvaltuuston 16.6.2021 päätöksen mukaisen oikeutuksen määrärahojen muutoksesta sekä huomioi, että myönnettyä katteen alitusoikeutta on mahdollista käyttää ainoastaan koronasta aiheutuviin määräaikaisiin suoriin ja välillisiin kustannuksiin sekä myönnettävien avustusten osalta koronasta aiheutuvien haittojen vähentämiseksi.

Käsittely

Asian aikana kuultavana oli talous- ja suunnittelupäällikkö Mika Malmberg. Asiantuntija poistui kuulemisensa jälkeen kokouksesta.

Verrattuna vuoden 2021 valtuuston 9.12.2020 hyväksymään talousarvioon toimiala tulee ennusteen mukaan alittamaan tulotavoitteensa 6,1 miljoonalla eurolla ja ylittämään menotavoitteen 0,8 miljoonaa euroa. Toimintakatteen ennustetaan alittuvan 6,9 miljoonaa euroa.

Valtuuston 16.6.2021 tekemään päätökseen nähden, toimialan katteen ennustetaan olevan 0,9 miljoonaa euroa parempi kuin valtuuston myöntämä katteen alitusoikeus. Tästä tulojen alitus on 0,1 miljoonaa (0,3 %) ja menojen alitus 0,9 miljoonaa euroa (0,4 %). Tulojen menetys johtuu siitä, että toimipaikat ovat olleet kiinni tai rajoitetusti auki. Menosäästöt ovat syntyneet toimipaikkojen ylläpitokuluissa, lisäksi toiminnan volyymin pieneneminen näkyy säästöinä palkoissa ja palvelujen ostoissa.

Investointien ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti (kvsto 17.2.2021 §28 vuonna 2020 käyttämättä jääneiden määrärahojen perusteella myönnettävät ylitysoikeudet vuoden 2021 talousarvioon). Laitosavustukset toteutuvat myös talousarvion mukaisesti.

Ensimmäisen ennusteen yhteydessä todettiin, että tapahtuma- ja kulttuuritoimijoiden elpymisen tukemiseksi palvelujen ostojen määrärahaa kohdennetaan talousarvion sisällä yhden miljoonan euron verran ostoihin, joilla tuetaan tapahtumien sisältöjen tuotantoa ja terveysturvallisuutta. Tämä toimenpide on nyt toteutettu. Tämän lisäksi toimiala jakaa 3,5 miljoonaa euroa enemmän avustusta kulttuuri- liikunta ja nuorisopalvelujen kumppaneille koronasta aiheutuneiden haittojen vähentämiseksi.

Koronapandemian aiheuttamien rajoitusten vuoksi toimipaikat ovat olleet alkuvuoden joko kiinni tai rajoitetusti auki. Tämän vuoksi fyysisten käyntikertojen määrän ennustetaan alittuvan tavoitteesta 39,3 % (− 8 316 846). On vaikea ennakoida, miten asukkaiden terveysturvallisuuden kokemus vaikuttaa palveluiden käyttöön. Toimialalla seurataan palveluihin hakeutumisen tilannetta sekä lisätään viestintää ja markkinointia terveysturvallisista palveluista. Poikkeustilanteessa toimiala on panostanut etäpalveluihin, joten digitaalisten käyntikertojen ennustetaan ylittyvän tavoitteesta 17,9 % (+ 2 816779).

Toimialalla jatketaan panostusta digitaalisesti toteutettaviin sisältöihin ja kerätään näistä suoritteet. Lisäksi digitaalisen käyntikerran määrittelyä tarkennetaan ensi vuodelle.

Toimialan sitovien tavoitteiden ennustetaan toteutuvan, joskin koronapandemia on viivästyttänyt erityisesti fyysisiä kontakteja ja osallistavaa toimintaa vaativien toimenpiteiden toteuttamista.

Talousarviossa pysymiseksi:

Rekrytointitilanteissa arvioidaan, onko palvelutarve koronasta johtuen normaalia vähäisempi tai suurempi. Rekrytointeja painotetaan niihin tehtäviin, joissa palvelutarve korostuu. Rekrytointeja voidaan viivästyttää tehtävissä, joissa palvelutarve on normaalia vähäisempää. Toimiala välttää vuokratyövoiman hankintaa.
Lisäksi vältetään matka, majoitus- ja ravitsemiskustannusten aiheuttamista ja hankitaan vain välttämättömät asiantuntijapalvelut sekä aineet, tarvikkeet ja tavarat.

Koronapandemian hillitsemiseksi tehtävät rajoitustoimet ovat synnyttäneet merkittävän riskin toimialan tulokertymälle. Toimiala torjuu riskiä vahvistamalla yhteisiä myynnin toimintojaan, kehittämällä hinnoitteluaan ja suuntaamalla digitalisaatioinvestointeja hankkeisiin, joiden voidaan ennakoida vähentävän menoja, kasvattavan palvelujen käyttöä tai lisäävän tuloja.

Toimialan henkilöstömäärän ennakoidaan olevan talousarvion mukainen. Epävarmuuden vuoksi rekrytoinnit ovat viivästyneet ja rekrytointien määrä on tippunut viime vuodesta lähes puolella. Toimialan palvelujen rajoitukset ja henkilöstösiirtojen organisointi ovat vaatineet palveluissa mm. töiden jatkuvaa uudelleenjärjestelyä, korvaavien tehtävien sopimista ja yhteistä joustoa. Poikkeustilanne on aiheuttanut haasteita henkilökunnan jaksamiselle. Toimialalla jatketaan oikea-aikaista ja monikanavaista sisäistä viestintää koronapandemian tilannekuvasta ja toimenpiteistä, tuetaan henkilöstön jaksamista poikkeustilanteessa ja resursoidaan henkilöstön osaamisen kehittämiseen ja uudistumiseen.

Arvio tavoitteisiin, palvelutuotantoon, muuhun toimintaan ja toimintaympäristön muutoksiin liittyvistä merkittävistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä

Koronapandemian pitkittyminen heikentää hyvinvointia erityisesti lapsilla, nuorilla, vieraskielisillä ja ikääntyneillä. On vaikea ennakoida, miten asukkaiden terveysturvallisuuden kokemus vaikuttaa kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden käyttöön loppuvuoden aikana.

Koronapandemian pitkittyessä fyysistä kontaktia vaativien kehittämistoimenpiteiden aloittaminen viivästyy. Asukkaiden osallistaminen toimintojen suunnitteluun ja kehittämiseen on poikkeustilanteessa hankalaa, etenkin ikäihmisten osalta.

Koronapandemian vaikutukset tapahtumiin ja avustettaviin yhteisöihin jatkuvat ainakin vuodelle 2022 ja mahdollisesti myös pidemmälle. Kulttuuri- ja vapaa-ajan palveluita tuottavat yhteisöt ja yritykset päätyvät taloudellisiin ja toiminnallisiin ongelmiin.

Mikäli koronatartunnat jatkavat kasvuaan, on mahdollista, että henkilökunnan sairauslomat lisääntyvät. Epävarmuutta lisää myös toimialan johdon ja henkilökunnan aikaresurssi, jota vaaditaan koronapandemian edellyttämien toimien suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä henkilökunnan siirrot muihin tehtäviin.

Koronakriisistä palautuminen ja palautumisen toimenpiteet

Toimiala varautuu koronakriisistä palautumiseen toimipaikkojen ja palvelujen asteittaisella avaamisella sekä sitovien tavoitteiden ja tuloskorttitavoitteiden toimenpiteillä.

Ikäihmisten mahdollisuuksia liikkumiseen ja liikkeelle lähtöön parannetaan yhteistyössä laajan, toimialat ja sektorit ylittävän toimijaverkoston kanssa. Toimenpiteiden suunnittelussa on jo etukäteen huomioitu koronapandemian mahdollinen pitkittyminen ja suurin osa niistä pystytään toteuttamaan, vaikka tilanne jatkuisi epävarmana pidempään. Valtionperintörahoilla toteutettavat ikääntyneiden kulttuuritoimintaa edistävät hankkeet ovat käynnistymässä.

Lasten ja nuorten harrastusmahdollisuuksia parannetaan laajentamalla harrastustarjontaa ja lisäämällä kohdennettua viestintää. Kevään toimenpiteiden toteuttaminen viivästyi poikkeustilanteen vuoksi. Viivästyksestä huolimatta kevään aikana käynnistyi 68 harrastusryhmää 21 peruskoululla. Syyslukukaudella harrastustarjontaa koulupäivien yhteyteen laajennetaan yhdessä kumppaneiden kanssa.

Palvelustrategiatyön toimenpiteet saadaan toteutettua suunnitellusti, vaikka työ on laaja ja haastava.

Syyskaudella laaditaan kumppanikeskusteluiden avulla palveluiden työnjakoesitykset yhdessä ekosysteemin kanssa.

Tilavarauskokonaisuuden kehittäminen etenee lähes aikataulussa. Hankkeessa kehitetään tilavarausprosesseja ja lisätään Varaamoon kuvattujen tilojen määrää. Kevään aikana on varauduttu kokoontumisrajoitusten lieventämiseen mm. pilottikokeiluin ja teknistä varaustenhallintaa kehittämällä. Syyskauden aikana Varaamoon lisätään varattavien tilojen määrää tavoitteen mukaisesti.

Tapahtuma-alan palautumista tuetaan vahvistamalla kaupungin omaa tapahtumatoimintaa kasvattamalla palveluostoja, vahvistamalla tapahtumakumppanuuksia, tekemällä tapahtumat terveysturvallisesti ja helpottamalla kaupunkitilan käyttöä. Kansalaistoimijoita tuetaan lisäavustuksen turvin.

Toimialojen, virastojen ja liikelaitosten on saatettava talousarvion toteutumisennuste lauta- tai johtokuntansa tietoon. Lauta- ja johtokuntien on lähetettävä asiasta kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosastolle pöytäkirjanote, josta käy ilmi, mihin toimenpiteisiin on päätetty ennusteen johdosta ryhtyä.

Kaupunginkanslian 3.2.2021 päivätyn ohjeen mukaan hallintokuntien vuoden 2021 talousarvion toteutumisennusteiden, joihin sisältyy euromääräinen ennuste, toiminnan tavoitteet, koronakustannusten sekä valtionavustusten seuranta ja ennusteiden tekstiosuudet on oltava kaupunginkansliassa viimeistään:

Ennuste 1/2021 keskiviikkona 14.4.2021
Ennuste 2/2021 keskiviikkona 11.8.2021
Ennuste 3/2021 keskiviikkona 13.10.2021

Toimialojen, virastojen ja liikelaitosten ennusteisiin ei sisällytetä tulospalkkiota. Tulospalkkion rahoitusehdon toteutuminen arvioidaan kaupunkitasoisesti.

Ennusteissa pyritään ennustamaan kyseisen talousarviovuoden lopun toteumatilannetta. Ennusteita käytetään kaupungin johdon päätöksenteossa, joten ennusteet tulee laatia ennusteajankohtana olemassa olevan parhaan mahdollisen ja ajantasaisen tiedon perusteella.