Hankinta, rakennusten valokuvaus, kaupunkiympäristön toimiala

Asuntotuotantopäällikkö sulkee tarjouskilpailusta:

- Foto Bakery Oy:n, Skyproduction Oy:n ja Digital Northman AB:n, koska ne eivät täytä tarjouspyynnössä asetettua soveltuvuusvaatimusta, joka koskee tarjoajan kokemusta arkkitehtuurivalokuvauksesta

- Arkkitehdit Sankari Oy:n, koska se ei täytä tarjouspyynnössä asetettua soveltuvuusvaatimusta, joka koskee tarjoajan kokemusta arkkitehtuurivalokuvauksesta ja koska tarjous on hinnaltaan merkittävästi yleistä hintatasoa kalliimpi

- Kuvatoimisto Rodeo Oy:n, koska se ei täytä tarjouspyynnössä asetettua toiminnan vastuuvakuutusta koskevaa soveltuvuusvaatimusta

Asuntotuotantopäällikkö hyväksyy kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja tekee rakennusten valokuvausta koskevat puitesopimukset kaupunkiympäristön toimialan käyttöön seuraavien tarjoajien kanssa:

ADLC Arkkitehtuuritoimisto Oy
Craps Oy
Elido Oy
Kuvauspalvelu Vesa Voitto Sakari
T:mi Kimmo Räisänen
T:mi Sami Lamminen

Puitesopimukset tehdään seuraavin ehdoin:

Puitesopimus on määräaikainen. Puitesopimus tulee voimaan aikaisintaan 1.8.2021.

Sopimus päättyy 30.6.2023. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta yhdellä kahden vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvan optiokauden.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella optiokaudet mukaan lukien on arvonlisäverottomana enintään 150 000 euroa (alv. 0 %).

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota palveluntuottajalle yksinoikeutta toimeksiantojen toteuttamisesta tilaajalle.

Hankinnan perustiedot

Hankinnan kohteena on uudisrakennus- ja peruskorjaushankkeiden valokuvaus. Kohteet ovat Helsingin kaupunkiympäristön toimialan rakennuttamia tiloja, kuten asuinrakennuksia, palvelutaloja ja niiden yhteydessä sijaitsevia pieniä liike-, toimisto-, päiväkoti- ja pysäköintitiloja.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksenmukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 30.6.2023 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella optiovuodella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitejärjestelyyn valitaan 5 - 10 sopimuskumppania, joiden kanssa tehdään puitesopimusluonnoksen mukaiset puitesopimukset, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 21.4.2021 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 20.5.2021 mennessä tarjouksen jätti 11 tarjoajaa:

ADLC Arkkitehtuuritoimisto Oy
Arkkitehdit Sankari Oy
Craps Oy
Digital Northman AB
Elido Oy
Foto Bakery Oy
Kuvatoimisto Rodeo Oy
Kuvauspalvelu Vesa Voitto Sakari
Skyproduction Oy
Tmi Kimmo Räisänen
Tmi Sami Lamminen

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Asetetut soveltuvuusvaatimukset

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Tarjoajan edellytetään täyttävän kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet. Tarjouspyynnön mukaan tarjoajien on pyydettäessä toimitettava kaikki tilaajavastuulain mukaiset todistukset ja selvitykset tai tämän tulee olla liittynyt Vastuugroup.fi / Luotettava Kumppani -palveluun ja tilaajavastuulain mukaisten tietojen olla hankintayksikön saatavilla kyseisestä palvelusta.

Sopimustoimittajaksi valittavalta tarjoajalta edellytetään voimassa olevaa toiminnan vastuuvakuutusta. Tarjoajien on pyydettäessä toimitettava selvitys voimassa olevasta vakuutuksesta.

Tarjoajalla tulee olla kokemusta arkkitehtuurivalokuvauksesta. Tarjoajan tulee esittää referenssikuvat kolmesta eri kohteesta, joiden perusteella hankintayksikkö arvioi, onko tarjoajalla hankittavan palvelun tuottamiseen soveltuva pätevyys arkkitehtuurivalokuvauksesta.

Tarjouspyynnön mukaan hankintayksiköllä on oikeus olla hyväksymättä tarjousta, joka on hintatasoltaan merkittävästi yleistä hintatasoa kalliimpi.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että:

- Foto Bakery Oy:n, Skyproduction Oy:n, Digital Northman AB:n ja Arkkitehdit Sankari Oy:n referensseinä esitetyn kuva-aineiston laatu ei hankintayksikön arviointiryhmän mukaan vastaa näkemyksellisyyden ja toteutuksen osalta tarjouspyynnön mukaiselle kohteiden arkkitehtuurivalokuvaukselle asetettuja vaatimuksia.

- Arkkitehdit Sankari Oy:n tarjoushinta on hintatasoltaan merkittävästi yleistä hintatasoa kalliimpi.

- Kuvatoimisto Rodeo Oy ei toimittanut pyydetyssä määräajassa toiminnan vastuuvakuutustodistusta.

Foto Bakery Oy:n, Skyproduction Oy:n, Digital Northman AB:n, Arkkitehdit Sankari Oy:n ja Kuvatoimisto Rodeo Oy:n tarjoukset tulee näin ollen sulkea tarjouskilpailusta.

Muut tarjoajat täyttävät tarjouksissa ilmoitettujen tietojen sekä määräaikaan mennessä pyydettyjen selvitysten mukaan soveltuvuusvaatimukset ja vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Referenssien arviointipöytäkirja on päätöksen liitteenä 1.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjousten valinta perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen hintojen perusteella. Hintavertailuun otetaan mukaan ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja laatuvaatimukset.

Tarjoajat asetetaan etusijajärjestykseen hintavertailun perusteella. Tarjouspyynnön mukaan kilpailutuksen perusteella tehdään puitesopimukset 5 - 10 palveluntuottajan kanssa, ellei
soveltuvuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän.

Halvinta hintaa käytetään vertailuperusteena, koska hankintaa koskevat laatutekijät on otettu huomioon tarjoajaa koskevissa soveltuvuusvaatimuksissa.

Tarjousten hintavertailutaulukko on päätöksen liitteenä 2.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Sopimustoimittajilta tilattavat euromääräiset summat jakautuvat tarjousten vertailuhinnan perusteella saatujen pisteiden mukaan prosenttisuhteisesti. Prosenttisuhde määritellään päätöksen liitteen 3, Tilausten jakotaulukko mukaisesti. Tilattujen toimeksiantojen todellinen prosenttisuhde voi vaihdella +- 5 prosenttia.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen
(Kylk 11.5.2021 § 248) mukaan asuntotuotantopäälliköllä on hankintavaltuudet 2 miljoonan euron suuruisiin hankintoihin asti. Asuntotuotantopäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.