Hankinta, puitejärjestely, kiinteistönpitokirjan laadinta ja sähköisen huoltokirjan sisällön tuottaminen ja ylläpito, kaupunkiympäristötoimiala

Rakennusten ja yleisten alueiden tilapäällikkö hyväksyy kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeuttaa tilaomaisuusyksikön päällikön tekemään huoltokirjan sisällön tuottamista ylläpitovaiheessa koskevat puitesopimukset seuraavien kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen yrityksen kanssa:

- Ramboll Finland Oy

- Granlund Oy

Hankinnan enimmäisarvo sopimuskaudella, optiokaudet mukaan lukien, on arvonlisäverottomana 1 200 000 euroa.

Puitesopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy 28.2.2024. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvat optiokaudet.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat on saaneet, tai heidän katsotaan saaneen, päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta eikä tuota sopimustoimittajalle yksinoikeutta toimeksiantojen toteuttamisesta tilaajalle.

Hankintapäätös on ehdollinen siihen asti, kunnes valitut tarjoaja ovat toimittaneet hankintayksikön vaatimat hyväksyttävät rikosrekisteriotteet.

Hankinnan perustiedot

Kaupunkiympäristön toimiala vastaa kiinteistönpitokirjasta ja sen laadinnasta Maankäyttö- ja rakennuslain ja siinä kohdan Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen edellyttämällä tavalla sekä Kiinteistönpitokirjan-ohjesarjan mukaisesti. Tällä kilpailutuksella haetaan palveluntuottajaa/palveluntuottajia kiinteistönpitokirjan laadintaan käyttö- ja ylläpitovaiheessa sekä sähköisen huoltokirjan sisällön tuottamiseen ja ylläpitoon liittyviin tehtäviin. Palvelukokonaisuus koskee yli 1000 kohteen kiinteistökantaa, joka koostuu pääasiassa erilaisista palvelutiloista mm. kasvatuksen ja koulutuksen, kulttuuri- ja vapaa-ajan, sosiaali- ja terveystoimen sekä kaupunkiympäristön toimialan ja kaupunginkanslian kiinteistöt.

Hankinnan kohde muodostaa kokonaisuuden, jonka jakaminen osiin ei hankintayksikön näkemyksen mukaan ole tarkoituksen mukaista.

Tarjouskilpailulla valitaan yritykset, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset 28.2.2024 saakka. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kahdella 1 vuoden pituisella optiokaudella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintatarjouksina varsinaisen sopimuskauden ajaksi.

Puitejärjestelyyn valitaan 2 sopimustoimittajaa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 21.12.2021 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2021-008638. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinnasta on 23.12.2021 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 28.1.2022 klo 9.00 mennessä tarjouksen jätti neljä t4) tarjoajaa; Granlund Oy, Insinööritoimisto Polartek Oy, Ramboll Finland Oy ja Vahanen Monitoring Services Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset

Tarjouspyynnön vaatimuksena on, että tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeessa (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot. Tarjoajille asetetut muut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä.

Tarjouspyyntö on liitteenä 4.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että kaikki tarjouksen jättäneet tarjoajat on toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet.

Tarjousten vertailuperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa laadun osuus on 60 % ja vertailuhinnan osuus 40 %.

Laadunarvioinnissa käsiteltiin kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttävien tarjoajien tarjoukset. Tarjouspyynnön liitteenä olevalla palautettavalla laadunarviointikaavakkeella ilmoitettiin, että laadunarvioinnissa huomioidaan vain tarjoajan laadunarviointikaavakkeilla ilmoittamat tiedot. Hankintayksikön edustajista koostunut arviointiryhmä antoi tarjouksille laatupisteet laadunarviointikaavakkeella esitettyjen laadunarviointikriteerien mukaisesti.

Hintatarjoukset annettiin tuntiveloitushintoina. Pyydetyt tuntiveloitushinnat ja niiden painotukset vertailussa on esitetty tarjouspyynnössä. Hintatarjousten vertailuhinta muodostuu kertoimellaan painotettujen tuntiveloitushintojen summasta.

Tarjousten vertailussa käytettävien pistemäärien muodostuminen on kerrottu hinta-laatu –vertailutaulukossa.

Puitesopimustoimittajiksi valitaan seuraavat kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneet kaksi (2) yritystä:

- Ramboll Finland Oy

- Granlund Oy

Sopimuskumppaniksi hyväksyttyjen osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset.

Hankintapäätös on valitun tarjoajan osalta ehdollinen siihen saakka, kunnes tämä on toimittanut rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitetut rikosrekisteriotteet ja on todettu, ettei hankintalaissa tarkoitettuja poissulkemisperusteita ilmennyt.

Laadunarviointitaulukko liitteessä 1, vertailuhintataulukko liitteessä 2 ja hinta-laatu -vertailutaulukko liitteessä 3.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Tilaukset Palveluntuottajilta tehdään ensisijaisesti puitesopimuskilpailutuksen sijoittumisjärjestyksen perusteella.

Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa myös, jos

- Etusijajärjestyksessä ensimmäisenä oleva Palveluntuottaja on passiivinen eikä vastaa sähköpostitse viimeistään seuraavan kolmen (3) arkipäivän aikana (klo 16.00 mennessä) tälle esitettyyn alustavaan tiedusteluun toimeksiannon tekemisestä

- Etusijajärjestyksessä ensimmäisenä oleva Palveluntuottaja ei pysty tekemään toimeksiantoa Tilaajan edellyttämässä aikataulussa tai jos enimmäistuntimäärästä ei päästä yhteisymmärrykseen, tarjous pyydetään etusijajärjestyksessä seuraavalta Palveluntuottajalta

- Etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalla Palveluntuottajalla ei ole kapasiteettia tai vaadittua osaamista toimeksiannon toteuttamiseen hankkeen laajuuden johdosta, tarjous pyydetään etusijajärjestyksessä seuraavalta Palveluntuottajalta

- Kysymyksessä on aiemmin tilatun toimeksiannon lisätyö tai edellisen työvaiheen jatkotilaus

- Palveluntuottajan aikaisemman toimeksiannon on todettu olevan myöhässä, jolloin tarjousta pyydetään etusijajärjestyksessä seuraavalta Palveluntuottajalta

Tilaaja ilmoittaa Palveluntuottajalle yksittäiset toimeksiannot sähköpostitse ja Palveluntuottaja liittää ne tehtävälistalle, ellei erikseen toisin sovita.

Yksittäisiä toimeksiantoja tullaan tekemään vain niiltä Palveluntuottajilta, joiden tilaajavastuulain mukaiset selvitykset on sopimuskaudella toimitettu Tilaajalle tai ne ovat Tilaajan saatavilla sopimuksen kohdan Palveluntuottajalta vaadittavat asiakirjat ja selvitykset mukaisesti.

Palveluntuottaja ei voi ilman perusteltua syytä kieltäytyä vastaanottamasta työtilausta.

Tilaajalla ei ole määräostovelvoitetta. Muissa asiakirjoissa mahdollisesti esitetyt hankintavolyymit ovat vain arvioita, eivätkä ne ole Tilaajaa sitovia. Puitesopimus ei tuota Palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa Tilaajalle sopimuksen kattamia töitä.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 11.5.2021 § 248 mukaan rakennusten ja yleisten alueiden tilapäälliköllä on hankintavaltuudet 2 000 000 euroon saakka. Rakennusten ja yleisten alueiden tilapäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.