Kaupungin puhelinliittymissä ja puhelinvaihteessa on laaja häiriö ja puhelut eivät yhdisty tai katkeavat yllättäen. Vikaa selvitetään parhaillaan. Pahoittelemme häiriötä.

Hankinta, sopimusmuutos, puhelinpalvelu, Kalasataman terveysasema

HEL 2021-011690
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Asialla on uudempia käsittelyjä
Päättäjän muut päätökset
§ 74
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Päätös sopimusmuutoksesta koskien Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelun hankintaa

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja

Päätös

Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja päätti tehdä sopimusmuutoksen hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella Luona Hoiva Oy:n kanssa solmittuun sopimukseen Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelusta. Sopimusmuutos on tarpeen tehdä, koska sopimuskaudella on havaittu, että sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa puhelinpalveluun liittyen lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Lisäksi sopimusmuutoksella muutetaan puhelinpalvelun hinnoittelua. Hoidetun puhelun hintaa muutetaan vastaamaan yhteydenoton todellista keskimääräistä sisältöä sekä kestoa, joka on merkittävästi pidempi, kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa oli ennalta arvioitu.

Sopimusmuutos on voimassa 1.10.2021 alkaen 31.3.2023 saakka.

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdassa tarkoitetun sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemässä hankintapäätöksessä 10.2.2021 § 10 hankinnan arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on ilmoitettu 5 600 000 euroa. Nyt tehtävän sopimusmuutoksen ennakoitu arvo on 1 800 000 euroa (alv 0%), mikä alittaa hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan tarkoitetun sopimusmuutoksen enimmäisarvon.

Päätöksen perustelut

Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelu on kilpailutettu alkuvuodesta 2021, ja hankinnan sopimuskausi on 1.4.2021-31.3.2023. Lisäksi sopimukseen sisältyy yksi enintään kahden vuoden mittainen optiokausi. Terveys- ja päihdepalvelujen johtaja on 10.2.2021 § 10 päättänyt hankkia Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelua Luona Hoiva Oy:ltä.

Palvelu-uudistuksen aiheuttamaa muutospainetta puhelintyölle ei ole pystytty täysin ennakoimaan ja tämä on näkynyt erityisesti puheluiden keston pitenemisenä. Puhelinpalvelussa käsiteltyjen yhteydenottojen keskimääräinen kesto on ollut huomattavasti pidempi, kuin mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määritelty. Yhden yhteydenoton kestoksi (sisältäen puhelun ja kirjauksen) on tarjouspyyntöasiakirjoissa arvioitu 4-5 minuuttia, kun yhteydenoton todellinen kesto on keskimäärin noin 10 minuuttia. Myös hoitopuheluiden osuus kaikista puheluista on ollut merkittävästi suurempi, kuin mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa arvioitiin. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hoitopuheluiden osuudeksi 30 prosenttia kaikista puheluista, kun niiden todellinen osuus sopimusaikana on ollut keskimäärin 66%.

Lisäksi sopimuksessa määriteltyyn toimintamalliin on tarpeen sisällyttää lisätöitä, joita ei oltu tunnistettu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Lisätyö sisältää puhelun aikana käsiteltävän asian tarkistamisen Maisa-portaalista sekä tarvittaessa palvelukontaktin sulkemisen Maisa-portaalissa. Tällainen toimintamallin muutos sujuvoittaa toimintaa ja vähentää päällekkäistä työtä, kun Maisa-viestejä ei tarvitse erikseen käydä läpi toisen työntekijän toimesta. Maisa-palvelukontaktin tarkistamisesta syntyvän työajan lisäyksen arvioidaan olevan 20-30 sekuntia yhteydenotolta ja lisäävän vastaavasti kokonaiskäsittelyaikaa.

Tilaaja ja palveluntuottaja sopivat palvelun hinnanmuutoksista siten, että palvelun hinnoittelu vastaa yhteydenottojen todellista kestoa ja sisältöä.

Kaikilta muilta osin sovelletaan alkuperäisiä sopimusehtoja ja hintoja.

Hankintalain 136 §:n 1 momentin mukaan hankintasopimusta ei saa olennaisesti muuttaa ilman lainmukaista uutta hankintamenettelyä. Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan kuitenkin tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Tilaaja tekee sopimusmuutoksesta liitteen palveluntuottajan alkuperäiseen sopimukseen. Sopimusmuutos allekirjoitetaan molempien sopimusosapuolten osalta.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti 15.12.2020 § 273 Kalasataman terveysaseman puhelinpalvelun hankinnan periaatteista. Samalla lautakunta oikeutti terveys- ja päihdepalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset ja päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Lisätietojen antaja

Timo Lukkarinen, terveysasemien johtajalääkäri, puhelin: 09 310 42611

timo.lukkarinen@hel.fi

Päättäjä

Leena Turpeinen
terveys- ja päihdepalvelujen johtaja
Lataa tulostusversio (pdf)