Tietopyyntö, Keusoten Lasteri-projektin asiakirjoja, Asianajotoimisto Reims & Co Oy

Hallintopäällikkö on päättänyt hylätä Socfinder Oy:tä edustavan asianajaja ********** (jäljempänä hakija) johtavan sosiaalityöntekijän ********** sähköposteja koskevan asiakirjapyynnön siltä osin, kuin pyynnössä yksilöityjä asiakirjoja ei ole luovutettu 27.12.2021.

asiakirjapyyntö

Asiakirjapyyntö on saapunut Helsingin kaupungin kirjaamoon 25.11.2021. Hakija pyytää saada johtavan sosiaalityöntekijän ********** sähköpostit liitteineen vuodelta 2021, jotka on lähetetty tai vastaanotettu Lasterin palveluhakuun liittyen Keusotelle tai Keusotelta tai Robu Oy:lle tai Oy:ltä tai joissa mainitaan Socfinder. Asiakirjapyyntö liittyy Socfinder Oy:n Keusotelle esittämiin vaatimuksiin koskien Lasteri-projektia.

Keskeinen lainsäädäntö ja oikeuskäytäntö

Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Julkisuuslain 5 §:n 4 momentin mukaan lakia sovelletaan viranomaisissa työskentelevien sekä viranomaisten ja niiden lukuun toimivien yksityisten ja yhteisöjen välisiä neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadittuihin asiakirjoihin vain, jos asiakirjat sisältävät sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon.

Julkisuuslakia koskevan hallituksen esityksen (HE 30/1998 vp) yksityiskohtaisissa perusteluissa todetaan 5 §:n 4 momentin osalta seuraavaa: Viranomaisissa toimivien välistä yhteydenpitoa varten laadituilla asiakirjoilla tarkoitetaan viranomaisen sisäisiä kokouksia tai sisäistä hallintoa varten laadittuja viestejä, tiedotteita, muistioita, pöytäkirjoja ja muita sellaisia asiakirjoja. Viranomaisen lukuun toimeksiantotehtäviä suorittavien ja viranomaisissa toimivien neuvottelua ja muuta yhteydenpitoa varten laadittuja asiakirjoja pidettäisiin ehdotuksen mukaan viranomaisen sisäisinä asiakirjoina. Merkittävä osa momentissa tarkoitetusta aineistosta on vapaamuotoisia tiedotteita tai muita keskusteluja korvaavia viestejä, joita ei käytännössä edes luetteloida tai arkistoida. Asiakirjat jäisivät lain soveltamisalan ulkopuolelle, jos ne eivät sisällä sellaisia tietoja, että ne tulisi arkistolainsäädännön mukaan liittää arkistoon.

Arkistolain 7 §:n 2 momentin mukaan arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.

Korkein hallinto-oikeus on ratkaisussa KHO:2017:157 katsonut, että kyseisessä tapauksessa eri viranomaisissa toimivien virkamiesten välisen viestinnän tuloksena syntyneitä asiakirjoja voitiin pitää julkisuuslain 5 §:n 4 momentissa tarkoitettuina sisäisen työskentelyn asiakirjoina. Perustelujen mukaan luovuttamatta jätettyjä, saman hallinnonalan viranomaisissa toimivien virkamiesten välisiä sähköpostiviestejä voitiin luonnehtia ennemminkin yksittäisten virkamiesten keskinäisiksi kuin viranomaisten väliseksi viestienvaihdoksi. Sisällöltään ja tarkoitukseltaan viestit olivat pääosin mielipiteen- tai tietojenvaihdoksi luonnehdittavia. Sähköpostiviesteihin tutustumisen perusteella voitiin lisäksi arvioida, että kokonaisuutena arvioituna ne eivät sisältäneet sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan oli liitettävä arkistoon.

Ratkaisussa KHO 2021:152 korkein hallinto-oikeus on katsonut, että oikeuskanslerin ja liikenne- ja viestintäministerin välistä sähköpostiviestintää ei voitu pitää julkisuuslain soveltamisen ulkopuolelle jäävinä sisäisen työskentelyn asiakirjoina. Perusteluissa olennaista oli, että viestinnässä oli kyse oikeuskanslerin perustuslainmukaisen tehtävän suorittamisesta. Näin ollen sähköpostiviesteissä ei niiden sisältö ja tarkoitus huomioon ottaen ollut kysymys neuvotteluja, yhteydenpitoa ja muuta niihin verrattavaa viranomaisten sisäistä työskentelyä varten laadituista, julkisuusperiaatteen kannalta toisarvoisista asiakirjoista. Lisäksi tuli huomioida, että osapuolia voitiin pitää julkisuuslain näkökulmasta eri viranomaisina.

Julkisuuslain 15 §:n 1 momentin mukaan, jos viranomaiselta pyydetään asiakirjaa, jonka toinen viranomainen on laatinut tai joka kuuluu toisen viranomaisen käsiteltävänä olevaan asiaan, viranomainen voi siirtää tiedonsaantia koskevan asian sen viranomaisen ratkaistavaksi, joka on laatinut asiakirjan tai jonka käsiteltäväksi asia kokonaisuudessaan kuuluu.

Oikeudellinen arviointi

********** hallussa on 22 asiakirjapyynnön kriteerit täyttävää sähköpostia. Näistä sähköposteista yhdeksän luovutettiin asiakirjapyynnön perusteella hakijalle 27.12.2021. Luovutettujen sähköpostien liitteenä oli asiakirjoja (tai linkki asiakirjaan), jotka liittyivät Lasteri-tietopohjan suunnitteluun ja kehittämiseen, ja jotka sisältönsä puolesta arvioitiin arkistolainsäädännön perusteella arkistoitaviksi. Tällaisia asiakirjoja olivat esimerkiksi valmiit kyselykaavakkeet, tiedotteet, pilotointisuunnitelma ja hakukoneharava. Luovutetuista sähköposteista kaksi sisälsi arviointia ********** esteellisyydestä Lasteri-tietopohjan kilpailutusta koskien. Esteellisyyden arviointia koskevat sähköposteilla on liityntä osapuolten oikeusturvaan, mikä puoltaa niiden tulkitsemista arkistointivelvollisuuden piiriin. Sähköpostien luovuttamisesta ei tehty hallintopäätöstä.

Luovuttamatta jätettyjen sähköpostien osalta hakija on 13.12.2021 lähettämässään sähköpostissa vedonnut siihen, että julkisuuslain 5 §:n 4 momentin soveltaminen edellyttäisi Keusoten ja Robu Oy:n toimivan Helsingin kaupungin lukuun. Hakija viittaa myös ratkaisuun KHO 2021:152, jossa merkitystä annettiin sille, että osapuolia voitiin pitää julkisuuslain näkökulmasta eri viranomaisina.

Robu Oy on toimeksiantosuhteessa muihin osapuoliin eli toimii niiden lukuun. Ratkaisun KHO 2017:157 mukaan on tulkinnanvaraista, katsotaanko julkisuuslain 5.4 §:ssä tarkoitettavan vain viranomaisen sisäistä viestintää vai soveltuuko lainkohta myös viranomaisten tai niissä työskentelevien väliseen viestintään. Ottaen huomioon oikeuskäytännön olennaisin merkitys on annettava viestien sisällölle ja tarkoitukselle. Tässä tapauksessa kyse on viranomaisten ja niiden lukuun toimivien epävirallisesta ja vapaamuotoisesta tietojen- ja mielipiteenvaihdosta, joka on julkisuuslain näkökulmasta toisarvoista ja johon ei näin ollen voida arkistolainsäädännön perusteella katsoa liittyvän arkistointivelvollisuutta. Kyse on vastaavasti kuin KHO 2017:157 ratkaisussa yksittäisten viranomaisessa ja yksityisellä työskentelevien henkilöiden välisestä viestinnästä, eikä perustuslain tai lain mukaiseen tehtävään perustuvista kannanotoista viranomaisena toiselle viranomaiselle kuten ratkaisun KHO 2021:152 kohdalla.

Luovuttamatta jätetyt sähköpostit ovat siis luonteeltaan yksittäisten samalla hallinnonalalla työskentelevien virkamiesten ja niiden lukuun toimivan yksityisen välistä vapaamuotoista viestintää. Ne sisälsivät lähinnä tietojen- ja mielipiteenvaihtoa, joka on rinnastettavissa keskusteluun. Nämä sähköpostiviestit eivät sisältäneet sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön perusteella tulisi liittää arkistoon. Näin ollen kyseiset sähköpostit ovat sisäisen työskentelyn asiakirjoja, joihin ei sovelleta julkisuuslakia.

Vastaavien sähköpostien osalta on jo alun perin arvioitu, ettei niihin liity arkistointivelvollisuutta, joten on todennäköistä, että osa sähköpostiviesteistä ei ole enää saatavilla.

Sähköpostien joukossa on 22.3.2021 THL:n lähettämä ecxel-tiedosto palveluntuottajille tehdyn, valtakunnallisen Lasteri-kyselyn tuloksista. Kyseinen asiakirja on laadittu THL.n toimesta. Asiakirjan antamisesta päättäminen siirretään julkisuuslain 15 §:n 1 momentin nojalla asiakirjan laatineelle viranomaiselle, joka tekee tarvittaessa asiakirjan luovuttamista koskevan julkisuuslain mukaisen päätöksen.

Hallintopäällikön toimivalta päättää asiakirjojen luovuttamisesta perustuu sosiaali- ja terveyslautakunnan päätökseen 8.5.2018 § 134.