Hankinta, puitejärjestely, teollisten kylmälaitteistojen huolto- ja asennustyöt, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2022-007730
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 16

Kylmälaitteistojen huolto- ja asennustöiden puitesopimus

Liikuntajohtaja

Päätös

Liikuntajohtaja päätti hyväksyä kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset ja oikeuttaa ylläpitoyksikön päällikön tekemään kiinteistöjen ja ulkoilualueiden kunnossapitoon liittyvistä kylmälaitteistojen huolto- ja asennustöiden puitesopimukset seuraavien tarjoajien kanssa sekä tekemään niihin tarvittaessa vähäisiä teknisiä korjauksia ja tarkennuksia:

Osa-alue 1) Ammoniakkilaitokset
1. Cervi Talotekniikka Oy
2. Findri Finland Oy
3. Suomen Tekojää Oy

Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
1. Cervi Talotekniikka Oy
2. MV-Jäähdytys Oy
3. Findri Finland Oy

Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset
1. Cervi Talotekniikka Oy
2. Are Oy
3. MV-Jäähdytys Oy

Suomen Teollisuuskylmä Oy:n tarjouksen liikuntajohtaja päätti hylätä, koska tarjous saapui myöhässä sähköpostitse 8.1.2024 13.36.

KK-kylmäpalvelut Oy:n tarjouksen liikuntajohtaja päätti hylätä, koska tarjoaja ei täyttänyt osa-alueen 2 referenssivaatimuksia.

Määrärahat tulevat kulttuurin- ja vapaa-ajan liikuntapalvelukokonaisuuden kunkin sopimuksen voimassaolovuoden vahvistetusta ylläpitoon tarkoitetusta määrärahasta, sekä kaupunkiympäristön osoittamasta määrärahasta.

Sopimus ei synny vielä päätöksestä tiedottamalla, vaan vasta, kun odotusaika ja valitusaika ovat kuluneet ja kaupunki ja päätöksellä valittu toimittaja ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen.

Päätöksen perustelut

Hankinnan perustiedot

Puitejärjestelyllä hankitaan kiinteistöjen ja rakennusten kylmälaitteistojen huolto- ja asennuksiin liittyviä töitä. Hankintojen arvioitu arvonlisäveroton arvo sopimuskaudelle 12 kuukautta mukaan lukien mahdolliset kolme (3) 12 kuukauden optiokautta on enintään 2 200 000 euroa

Tarjouskilpailulla valitaan, jos mahdollista 3 yritystä, joiden kanssa tehdään saatujen tarjousten perusteella puitesopimukset vuosille 2024–2028. Sopimuksia on mahdollista jatkaa kolmella (1+1+1) optiovuodella.

Tarjoukset annetaan kiinteinä yksikköhintoina sopimuskauden ajaksi.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 15.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2022-007730. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.

Hankinta toteutetaan puitesopimuksella. Tarjouskilpailun perusteella valitaan jokaiseen kolmeen (3) osa-alueeseen, jos mahdollista kolme (3) puitesopimusurakoitsijaa, joilta tilataan kylmälaitteistojen huolto- ja asennustöitä etusijajärjestyksen perusteella. Halvin hinta on etusijalla ja laatu on määritelty vähimmäisvaatimuksissa.

Hankinnasta on 15.11.2023 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 8.1.2024 kello 12.00 mennessä tarjouksen jätti 7 tarjoajaa:

Are Oy (0989493-6)
Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset

Cervi Talotekniikka Oy (FI27488819)
Osa-alue 1) Ammoniakkilaitokset
Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset

Findri Finland Oy (FI09802675)
Osa-alue 1) Ammoniakkilaitokset
Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset

Johnson Controls Finland Oy (FI10884938)
Osa-alue 1) Ammoniakkilaitokset

KK-Kylmäpalvelu Oy (FI23581899)
Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset

Mv-Jäähdytys Oy (2487661-3)
Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset

Suomen Tekojää Oy (FI10945913)
Osa-alue 1) Ammoniakkilaitokset
Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset

Suomen Teollisuuskylmä Oy:n tarjous hylätään, koska tarjous saapui myöhässä sähköpostitse 8.1.2024 13.36.

Tarjouskilpailussa tarjouksen lähettäjä vastaa siitä, että hän lähettää viestinsä oikeaan aikaan oikeaan osoitteeseen asianmukaisilla välineillä.

Tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetetun määräajan noudattaminen varmistaa sen, että kaikilla tarjoajilla on sama aika tarjouksen valmisteluun hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen.

Siksi tarjous on hylättävä, jos se on saapunut määräajan päättymisen jälkeen.

KK-kylmäpalvelut Oy:n tarjous hylätään, koska tarjoaja ei täyttänyt vähimmäisvaatimuksiin kuuluneita osa-alueen 2 referenssivaatimuksia.

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD- ja eForms-lomakkeilla vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset:

1. Liikevaihtovaatimus
2. Vastuuvakuutusvaatimus
3. Taloudellista ja rahoituksellista koskeva vaatimus (Rating luokka)
4. Teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskeva vaatimus (Referenssit ja kokemus)

Hankintayksikkö tarkisti tarjoajille asetetut vaatimukset (1, 2 ja 3) Vastuugroup.fi -palvelusta sekä Suomen Asiakastieto Oy:n palvelusta.

Puitesopimukset tulevat voimaan, kun sopimukset on allekirjoitettu. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kolmella yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella. Tilaaja päättää, hyödyntääkö se hankintaan kuuluvan optiokauden.

Teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset pyydettiin toimittamaan tarjouslomakkeella.

Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Kaikki tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnön mukaan Tilaaja valitsee puitejärjestelytoimittajaksi, jos mahdollista, korkeintaan kolme (3) pyydetyt laatuvaatimukset täyttävää tarjoajaa hinnaltaan edullisimmassa järjestyksessä. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinnaltaan halvin tarjous.

Puitesopimustoimittajiksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmat tarjoukset jättäneet tarjoajat etusijajärjestyksessä osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1) Ammoniakkilaitokset
1. Cervi Talotekniikka Oy
2. Findri Finland Oy
3. Suomen Tekojää Oy

Osa-alue 2) Hiilidioksidilaitokset
1. Cervi Talotekniikka Oy
2. MV-Jäähdytys Oy
3. Findri Finland Oy

Osa-alue 3) Synteettiset kylmälaitokset
1. Cervi Talotekniikka Oy
2. Are Oy
3. MV-Jäähdytys Oy

Hankintapäätös on ehdollinen siihen saakka, kunnes valitut tarjoajat ovat toimittaneet rikosrekisteriotteet.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Hankinnat puitesopimuksen sisällä tehdään ensisijaisesti etusijajärjestyksen perusteella. Etusijajärjestyksestä voidaan poiketa, jos esimerkiksi toimittaja ei pysty vaadittuun aikatauluun.

Mikäli tilattavan puitesopimustyön arvo ylittää 30 000 euroa (alv 0%), Tilaaja voi järjestää puitejärjestelyyn valittujen puitesopimusurakoitsijoiden kesken minikilpailutuksen hankittavasta työstä.

Viranhaltijan toimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 31.10.2023, 14./ 153§ oikeuttaa kulttuuri ja vapaa-ajan toimialan liikuntajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen sekä allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianomaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Lisätietojen antaja

Teijo Korva, tiimiesimies, puhelin: 09 310 87915

teijo.korva@hel.fi

Päättäjä

Tarja Loikkanen
liikuntajohtaja