Testisisältö

Hankinta, palkkahallinnon tuen vakauttaminen ja kehitys, kaupunginkanslia

HEL 2022-008815
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Asialla on uudempia käsittelyjä
Päättäjän muut päätökset
§ 148

Palkkahallinnon tuen vakauttaminen ja kehitys

Kansliapäällikkö

Päätös

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä Deloitte Consulting Oy:n (0555345-6) tarjouksen Palkkahallinnon tuen vakauttamisen ja kehittämisen palvelun tuottamisesta ajalle 8/2022-5/2023.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on 1 827 000 euroa.

Kansliapäällikkö päätti oikeuttaa henkilöstöjohtajan allekirjoittamaan toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen.

Kustannukset katetaan henkilöstöosaston budjetista syksyn 2022 osalta. Vuoden 2023 osalta kustannukset huomioidaan kanslian budjettiraamissa.

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupunki otti huhtikuun alussa 2022 käyttöön uuden Sarastia365 HR -palkkajärjestelmän. Kaupungin palkanmaksun tilanne on kolme kuukautta käyttöönoton jälkeen kriisiytynyt: Useista syistä johtuen joka palkkapäivänä jää osa palkoista maksamatta. Yhteensä palkkavirheitä muodostuu noin 5% joka palkkapäivän palkoista. Lisäksi palkkavirheiden korjaukset kestävät palkansaajan kannalta kohtuuttoman kauan, ja asiakaspalvelu on ruuhkautunut niin, ettei palkansaaja saa kohtuullisessa ajassa ongelmaansa ratkaistua. Järjestelmän tietosisältöön tarvitaan vielä mittavia korjauksia, ja palkanlaskijoiden sekä tukiorganisaation osaaminen ja oikea organisoituminen on varmistettava. Akuutin kriisin ratkaisemisen aikana ja jälkeen on luotava toimivat jatkuvan palvelun käytännöt, joilla taataan onnistunut palkanmaksu ja asiakaspalvelu jatkossa.

Helsingin kaupunki tarvitsee palkkahallinnon vakauttamiseen konsulttikumppanin, joka pystyy tukemaan käyttöönoton jälkeisessä kriisiytyneessä tilanteessa sekä tarvittavan osaamisen että riittävän taustaymmärryksen kautta. Kumppanin on ymmärrettävä Helsingin kaupungin Sarastia-käyttöönoton tilanne ja ongelmien juurisyitä, tunnettava Sarastia365 HR -ratkaisu ja Sarastian toimitusmalli. Toimittajan täytyy olla toiminut vastaavassa kriisinhallintatilanteessa palkkahallinnon ja HR-toiminnon vakauttamisessa, tilannekuvan muodostamisessa ja korjaavien toimenpiteiden edistämisessä.

Hankinta toteutetaan suorahankintana ilman kilpailutusta. Hankintalain 40 § mukaisesti hankintayksikkö voi toteuttaa hankinnan suorahankintana, jos vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan tai sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.

Deloitte Consulting Oy on ainoa toimittaja, joka voi toteuttaa tämän toimeksiannon. Deloitte on tukenut Helsingin kaupungin Sarastia-käyttöönottoa ja konsulttiyrityksen vaihtaminen riskeeraisi kertyneen ymmärryksen ja aiemman työn hyödyntämisen. Deloitte on ainoa konsulttiyritys, joka on toiminut mittavien Sarastia365 HR -käyttöönottojen tukena. Espoon ja Helsingin kaupungit ovat Sarastian ainoat suuret järjestelmäpalveluasiakkaat, ja Deloitte on ollut Espoossa vakauttamassa vastaavanlaisia tuotannon haasteita.

Korjaamattomien palkkavirheiden määrä on Helsingin kaupungin tähänastisista ponnisteluista huolimatta edelleen nousussa. Lisätoimenpiteitä tarvitaan jo kesän aikana, jotta palkkavirheiden määrä saadaan käännettyä nopeaan laskuun, ja asiakaspalvelu järjestettyä niin, että palkansaajat saavat sieltä tarvitsemansa palvelun. On myös pikaisesti varmistettava, että palkkahallinnolla on valmius panostaa takautuvasti maksettavien yleiskorotusten aiheuttamiin haasteisiin (yleiskorotukset palkkoihin elokuussa ja takautuvat maksut syyskuussa).

Palkkajärjestelmän käyttöönotossa oli varauduttu suuriin lisäresurssitarpeisiin, ja jo kevään aikana on tehty monenlaisia korjausliikkeitä. Kaupunki ei ole voinut kuitenkaan ennakoida haasteiden laajuutta, eikä vielä tässä vaiheessa jatkuvaan skaalaamiseen ollut varauduttu toteutuneessa laajuudessa. Palkkahallinnon tuotannon vakauttamisen ja kehittämisen palvelun hankinta on kaupungille ehdottoman välttämätöntä, jotta kaupunki pystyy jatkossa maksamaan työntekijöidensä palkat ajallaan ja oikein.

Edellä mainituin perusteluin perusteet tämän hankinnan toteuttamisessa hankintalain 40 §:n tarkoittamana suorahankintana ovat siten olemassa.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Lisätietojen antaja

Salla Uddfolk, päällikkö, puhelin: 09 310 15340

salla.uddfolk@hel.fi

Päättäjä

Sami Sarvilinna
kansliapäällikkö
Nina Gros
henkilöstöjohtaja
Lataa tulostusversio (pdf)

Liitteet (pdf)

1. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.