Hankinta, minikilpailutus, Helsingin kaupungin ja Helsingin yliopiston kumppanuuden ja yhteistyön tulosten kuvaus, kaupunginkanslia

Yritysten toimintaympäristöt -yksikön päällikkö päätti hyväksyä Kaskas Media Oy:n tarjouksen koskien kaupungin ja Helsingin yliopiston kumppanuuden ja yhteistyön tulosten kuvausta.

Hankinnan kokonaisarvo on 21 120 euroa (ALV 0%), josta Helsingin kaupungin osuus on 50%, eli 10 560 euroa. Hankintaan sovelletaan puitesopimusta ”HANKI PUITESOPIMUS Viestintäpalvelut 2021- 2025”. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alle jäävä pienhankinta, johon ei sovelleta hankintalakia.

Palveluhankintaan liittyvät kustannukset maksetaan talousarvion kohdalta 1 40 01, kustannuspaikalta 18121000 yksikölle osoitetusta määrärahasta.

Taustaa

Kaupunkistrategian 2021-2025 mukaan kaupunki tukee yhteistyössä korkeakoulujen, opiskelijoiden ja yritysten kanssa yhä paremman opiskelijakaupungin ja innovaatiokeskittymän rakentumista sekä satsaa tieteen tekemisen edellytyksiin.

Helsingin yliopistolla ja Helsingin kaupungilla on ollut strategista yhteistyöstä jo yli 30 vuoden ajan. Yhteistyötä seuraa Helsingin kaupungin ja yliopiston yhteistyöneuvottelukunta (HYNK), jossa kummankin organisaation korkein johto on edustettuna. Viime vuosina yhteistyö on tiivistynyt ja kumppanuuden teemoja ovat olleet mm. alueen vetovoiman vahvistaminen ja edunvalvonta, innovaatio- ja yrittäjyystoiminnan edistäminen, yliopiston kampusten kehittäminen, tutkimusyhteistyö ja osaamisen ja työvoiman saatavuuden kehittäminen.

Palveluhankinnan kohde ja maksuosuudet

Palveluhankinnan tarkoituksena on kuvata kaupungin ja yliopiston yhteistyötä kaksiosaisella toimeksiannolla. Yhteistyön tuloksia ja tarinaa halutaan koota visuaalisesti ja sisällöllisesti helposti hahmotettavaan tiiviiseen esitykseen. Lisäksi halutaan työpajojen ja osallistavien työmenetelmien avulla päivittää ja kuvata yliopiston ja kaupungin strateginen kumppanuus. Viimeisin kumppanuuden kuvaus on vuodelta 2018.

Hankinnan maksuosuuksista on sovittu seuraavasti:

- Helsingin kaupunki, kaupunginkanslia, elinkeino-osasto, yritysten toimintaympäristöt -yksikkö: 50%
- Helsingin yliopisto, yhteiskuntasuhteet: 50%

Saapuneet tarjoukset ja tarjousten vertailu

Tarjouspyyntö (liite 2) lähetettiin sähköpostitse 1.9.2022 viidelle puitesopimuskumppaneille viitaten ”HANKI PUITESOPIMUS Viestintäpalvelut 2021-2025” -sopimukseen. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 14.9.2022 kello 16, johon mennessä Helsingin kaupungille saapui sähköpostitse viisi tarjousta:

Tarjouksille asetettiin sisältövaatimuksia, jotka määräajassa saapuneet tarjoukset täyttivät. Hankintapäätös perustui laatukriteereihin ja kokonaistaloudelliseen edullisuuteen tarjouspyynnön mukaisesti. Arviointiperusteet ja niiden painotukset olivat:

- työsuunnitelma ja suunnitellut lopputuotokset suhteessa asetettuihin tavoitteisiin (65 %), huomioiden prosessikokonaisuus, työmenetelmät, lopputuotosten muotoilu, projektihenkilöstö ja referenssit.
- toimeksiannon arvonlisäveroton kokonaishinta, sisältäen kaikki kulut (35 %).

Tarjoukset olivat laadukkaita referensseiltään ja tarjoajien kokemus ja osaaminen olivat hyvällä tasolla siltä osin, kun näitä oli kuvattu. Työsuunnitelmakokonaisuuden osalta parhaat pisteet saivat Ellun Kanat Oy:n, Kaskas Media Oy:n ja Miltton Oy:n tarjoukset. Tarjotun hinnan osalta tarjoukset erosivat toisistaan oleellisesti. Parhaan pistemäärän saivat Hill and Knowlton Finland Oy ja Kaskas Media Oy.

Yhteenveto tarjousvertailusta on liitteessä 1.

Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Arvioinnissa kokonaistaloudellisesti edullisin oli Kaskas Media Oy:n tarjous, joka sai suurimman kokonaispistemäärän.

Suhteessa muihin tarjouksiin, työsuunnitelma oli prosessikuvauksen, työskentelymetodien ja lopputuotosten muotoilun osalta vahva ja sopivasti mitoitettu toimeksiannon tarpeeseen. Tarjouksessa esitetyn projektihenkilöstön osaaminen, projektin resursointi ja referenssit olivat tarkoituksenmukaisia. Tarjottu hinta oli saaduista tarjouksista toiseksi edullisin.

Päätösvalta ja toimeenpano

Yritysten toimintaympäristöt -yksikön päällikön oikeus toteuttaa hankintoja perustuu kansliapäällikön päätökseen kaupunginkanslian hankintaoikeuksista 2.8.2022 § 151.

Sitova sopimus sopijapuolten välillä syntyy myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla hankintasopimuksella.