Hankinta, kotimainen digitaalisten kirjojen Ellibs-palvelu, Helsingin kaupunginkirjasto

HEL 2022-010650
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 50

Hankinta, kotimaisten digitaalisten kirjojen Ellibs-palvelu

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Kulttuuri- ja vapaa-ajan vs. toimialajohtaja päätti hankkia kotimaisten digitaalisten kirjojen ja äänikirjojen Ellibs-palvelun Helsingin kaupunginkirjastolle ajalla 23.12.2022-31.12.2023. Hankinta toteutetaan suorahankintana. Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on Helsingin kaupunginkirjaston osalta 180 000 euroa.

Päätöksen perustelut

Helsingin kaupunginkirjaston nykyinen puitesopimus Ellibs-palvelusta päättyy 22.12.2022 (KL-Kuntahankintojen puitesopimukseen KLKH150 liittyvä asiakaskohtainen sopimus e- ja äänikirjapalveluiden tuottamisesta, Toimitussopimus ELKS 1000/2019). Voimassa olevaa puitesopimuksen alaista asiakaskohtaista sopimusta ei voi enää jatkaa.

Vuonna 2024 Suomessa aloittaa uusi kuntien yhteinen e-kirjasto, johon Helsingin on tarkoitus liittyä. Helsingin kaupunginkirjasto vetää tähän liittyvää hanketta ja sen puitteissa on aloitettu kilpailutus 10.9.2021 (Request for Information (RFI) for the e-library services solution in Finland.) Helsingin kaupunginkirjasto ei halua keskeyttää aineiston tarjontaa asiakkaille ennen uuden kuntien yhteisen e-kirjaston aloittamista. Sen vuoksi suorahankintana toteutettava palveluiden hankinta on välttämätöntä toteuttaa ajalle 23.12.2022-31.12.2023, koska palvelun saatavuus on ehdottoman välttämätöntä kirjaston asiakkaille.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on kotimaisten digitaalisten kirjojen ja äänikirjojen palvelu Ellibs. Palveluun kuuluu lainausalusta, alustalle ostettavat aineistot sekä tukipalvelut Helsingin kaupungin käyttöön SaaS-palveluna.

Digitaalisten kirjojen ja äänikirjojen tulee olla kirjastojen asiakkaiden käytettävissä paikasta riippumatta. Palvelu on käytössä vuorokauden ympäri.

Hankintamenettely

Hankinnassa käytetään hankintalain 29.12.2016/1397 mukainen 41 § mukaista suorahankinta perustetta suorahankinnan lisätilauksissa.

Helsingin kaupunginkirjasto hallinnoi Yleisten kirjastojen konsortiota. Konsortio neuvoo ja tukee jäseniään mm. digitaalisten aineistojen hankinnoissa. Yleisten kirjastojen konsortio teki selvityksen siitä, miten digitaaliset kirja- ja äänikirja -palvelut voidaan tuottaa kirjastoille ennen siirtymistä kuntien yhteiseen e-kirjastoon vuoden 2024 alusta. Sen suosituksen mukaisesti nykyisen puitesopimuksen jatkoksi kannattaa tehdä suorahankinta vuodelle 2023 seuraavin perustein:

- Markkinoilla ei ole muita palveluntuottajia, jotka pystyvät tuottamaan nykyisen puitesopimuksen mukaista hankinnan kohdetta kuin puitesopimustoimittajat.

- Tarjouskilpailutuksen järjestämisen esteenä ovat mahdollisen uuden palvelun käyttöönottamiseen liittyvien integraatioihin menevä aika. Tämän vuoksi riskinä voi olla se, että tarjouskilpailuihin ei saada aikaan aitoa kilpailutilannetta, jos kilpailuihin jättää tarjouksen ainoastaan se puitesopimustoimittaja, jolla on jo valmiiksi integraatioyhteys luotuna kilpailutukseen osallistuvalle yleiselle kirjastolle

- On myös syytä huomioida, että nykyisessä Kuntahankintojen puitesopimuksessa ovat lähes kaikki Suomen yleiset kirjastot. Jos ne julkaisevat e-kirjoista ja e-äänikirjoista sekä niiden lainausalustasta useita tarjouspyyntöjä, voi riskinä olla se, että toimittajilla ei ole resursseja jättää tarjouksia jokaiseen julkaistuun tarjouspyyntöön

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.1.2022, § 3 oikeuttaa toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen hankinnan arvonlisäverottomaan 500 000 euroon.

Lisätietojen antaja

Tuija Kalke , informaatikko, puhelin: 09 310 85904

tuija.kalke@hel.fi

Aino Ketonen, palvelupäällikkö, puhelin: 09 310 85636

aino.ketonen@hel.fi

Niina Lammi, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 20573

niina.lammi@hel.fi

Päättäjä

Laura Aalto
vs. kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja