Hankinta, monimediainen oppimistyökalu, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Hallintojohtaja päätti hankkia monimediaisen oppimistyökalun kasvatuksen ja koulutuksen toimialan käyttöön Thinglink Oy:ltä.

Monimediainen oppimistyökalu hankintaan Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kaikille koulutusasteille sekä toimialan hallinnon ja opetushenkilöstön käyttöön.

Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi vuotta ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana.

Hankinnan arvonlisäveroton arvioitu arvo neljälle vuodelle on enintään 140 000 euroa.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella.

Hankintasopimus valitun tarjoajan kanssa voidaan tehdä hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen valitun toimittajan kanssa hankintalain mukaista odotusaikaa noudattamatta.

Hankintamenettely

Hankinnasta julkaistiin kansallisen kynnysarvon ylittävä hankintailmoitus 24.5.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa. Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Tarjouspyynnön mukaan tarjoukset tuli jättää 27.6.2022 klo 16:00 mennessä.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa: Thinglink Oy ja 3DBear Oy.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Molemmat tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Thinglink Oy:n tarjouksen todettiin olevan tarjouspyynnön mukainen.

Tarjouspyynnön liitteessä 7 Hintaliite on pyydetty tarjoajia esittämään hinta tarjottavan ratkaisun käyttömaksuille. Hintaliitteessä esitetyn ohjeen mukaan tarjoajan tuli ilmoittaa käyttömaksut kaikille toimialan käyttäjille.

Tarjouspyynnössä on todettu, että monimediainen oppimistyökalu hankitaan Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kaikille koulutusasteille sekä toimialan hallinnon ja opetushenkilöstön käyttöön.

3DBear Oy:n tarjoukseen liittämässään liitteessä on todettu seuraavasti: ” Lisenssi sisältää 100 samanaikaiselle opettajalle/editoijalle oikeudet luoda ja muokata VR-sisältöjä. Sisältöjen käyttäjien määrää ei ole rajattu.”.

Tarjouspyynnön liitteessä 1 Palvelukuvaus sivuilla 6-7 on esitetty hankintayksikön toimintaympäristön tunnuslukuja. Esitettyjen tunnuslukujen mukaan kasvatuksen ja koulutuksen toimiala palvelee yhteensä 196 700 lasta, opiskelijaa, oppilasta sekä vapaan sivistystyön opiskelijaa sekä toimialan toimintaa pyörittää noin 14 000 opettajaa ja muuta ammattilaista.

Lisäksi palvelukuvauksen sivulla 10 on todettu seuraavasti: ”Jokaisella käyttäjällä tulee olla henkilökohtainen käyttäjätili oppimistyökalun käyttöön. Käyttöliittymän kautta tulee voida suorittaa sekä opettajalle että oppijalle tarpeellisia opetusta tukevia toimintoja, kuten esimerkiksi multimediaisten sisältöjen luominen ja jakaminen.”.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.

Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp s. 212-213) Momentin periaate jatkaisi voimassa olevaa käytäntöä siitä, että tarjoaja vastaa tarjouksestaan ja siitä, että se on hankintayksikön asettamien vaatimusten mukainen. Hankintayksikön olisi suljettava hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voisi kuitenkin pyytää täydennyksiä ja täsmennyksiä tarjouksiin ja osallistumishakemuksiin 74 §:n 2 momentissa tarkoitetulla tavalla.

Hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.

Hankintalain esitöissä (HE 108/2016 vp s. 173-174) todetaan, että hankintayksikön ei kuitenkaan tulisi sallia osallistumishakemusten taikka tarjousten olennaista muuttamista. Sallittua ei olisi pyytää täsmennyksiä, korjauksia ja täydennyksiä siten, että menettelyllä olisi olennainen vaikutus ehdokkaan tai tarjoajan asemaan. Siten hankintayksikön ei olisi sallittua pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen esimerkiksi pyytämällä tarjoajaa vaihtamaan tarjotun tarjouspyynnön vastaisen tuotteen taikka toimittamaan tarjousten vertailussa käytettävän merkityksellisen hinta- tai puuttuvan laatutiedon. Hankintayksikkö ei voisi myöskään pyytää tarjoajaa toimittamaan kokonaan puuttuvaa olennaista asiakirjaa, joka olisi tullut liittää tarjoukseen. Tarjoajaa ei tulisi sallia myöskään poistamaan tarjouksessa esitettyä selkeää ja tietoista varaumaa, joka liittyy esimerkiksi tarjouspyynnön sopimusehtojen hyväksymiseen taikka tarjouksen hinnoitteluun. Varauman poistamista voidaan kuitenkin arvioida toisin, jos tarjouksessa on ilmeinen ristiriita. Näin voi esimerkiksi olla, jos tarjousasiakirjassa on varauman lisäksi myös sopimusehtojen hyväksymistä koskeva tarjoajan tahdonilmaisu. Myöhästyneiden tarjousten hyväksyminen ei olisi säännöksen nojalla sallittua.

Hankintalain esitöiden (HE 108/2016 vp s. 174) mukaan hankintayksiköllä olisi harkintavaltaa siitä pyytääkö se ehdokkaita tai tarjoajia täsmentämään tai täydentämään asiakirjoja. Hankintayksiköllä ei sitä vastoin olisi velvollisuutta antaa ehdokkaille tai tarjoajille oikeutta täsmentää tai täydentää tarjouksia tai osallistumishakemuksia eikä tarjoajalla olisi oikeutta vaatia lisäaikaa ja mahdollisuutta tarjouksen loppuunsaattamiseksi hankinta-asiakirjojen vaatimalle tasolle.

3DBear Oy on esittänyt tarjouksessaan tarjouspyynnön ehtojen vastaisen varauman, jolla rajoitetaan hankittavan oppimistyökalun käyttöä kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla. Näin ollen 3DBear Oy:n tarjousta ei voida pitää vertailukelpoisena, koska käyttömaksu ei sisällä oppimistyökalun käyttöä kaikille toimialan käyttäjille tarjouspyynnössä edellytetyn mukaisesti.

Edellä esitetyillä perusteilla hankintayksikkö hylkää 3DBear Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjousten vertailu

Koska tarjouspyyntöön saatiin vain yksi tarjouspyynnön mukainen tarjous, tarjousten vertailua ei ole tarpeen suorittaa.

Hankintasopimuksen tekeminen

Koska kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta, hankintasopimus voidaan tehdä noudattamatta hankintalain 129 §:n mukaista odotusaikaa.

Sovelletut säännökset:

Hallintolaki (434/2003): 43 §, 44 § ja 45 §

Hankintalaki (1397/2016): 25 §, 32 §, 101 §, 104 §, 123 §, 127 § ja 130 §