Hankinta, ulkotilan roska-astiat, kaupunkiympäristön toimiala

Maankäyttöjohtaja hyväksyi Lehtovuori Oy:n tarjouksen ja päätti, että Lehtovuori Oy:n kanssa tehdään ulkotilan roska-astioita koskeva puitesopimus.

Maankäyttöjohtaja sulki Inesta Consulting and Trading SIA:n tarjouskilpailusta, koska yritys ei täyttänyt tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.

Puitejärjestely on kilpailutettu hankintarenkaana, jonka muodostavat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala, rakentamispalveluliikelaitos Stara sekä Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala. Tämä päätös koskee kaupunkiympäristön toimialan osuutta hankinnasta. Muut hankintarenkaan osapuolet tekevät hankinnasta oman hankintapäätöksen.

Arvio hankinnan kokonaisarvosta sopimuskaudella on arvonlisäverottomana 1 000 000 euroa. Hankinnan ennakoituun arvoon oli laskettu mukaan hankintarenkaan kaikkien osapuolien hankintojen ennakoidut arvot. Puitesopimuskausi on neljä vuotta. Puitesopimus ei sisällä määräostovelvoitetta.

Puitesopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan perustiedot

Hankinnan kohteena on ulkotilan roska-astiat. Roska-astioiden tilavuus on 60 ja 140 litraa. Roska-astiat ovat osa jäteastioiden tuoteperhettä, johon kuuluu myös syväsäiliöiden ulkokuoret ja tapahtuma / kausi -roska-astiat. Kaikki tuotteet on mallisuojattu.

Tarjouskilpailussa valitaan yksi sopimuskumppani. Hankinnan jakaminen osiin tekisi sopimuksen toteuttamisesta teknisesti vaikeaa ja kallista.

Hankintamenettely

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 6.10.2022 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2022-011371. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta.

Hankinnasta on 6.10.2022 julkaistu EU-hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat kaikkien palveluun rekisteröityneiden noudettavissa

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 23.11.2022 klo 12:00 mennessä tarjouksen jätti 2 tarjoajaa: Inesta Consulting and Trading SIA ja Lehtovuori Oy.

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarkastus

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot. Lisäksi tarjoajan edellytettiin täyttävän kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.

Tarjoajan teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja niiden täyttymiseksi vaaditut selvitykset ilmoitettiin tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella.

Tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella on ilmaistu mm. seuraavaa: ”Tarjoajalla on oltava riittävä kokemus tarjouspyynnön tyyppisten roska-astioiden tai tuotteiden, jotka on valmistettu vastaavista materiaaleista kuin tarjouspyynnön roska-astiat, teollisesta valmistuksesta.

Riittävänä volyymina pidetään vähintään 20 000 kpl viimeisen kolmen vuoden aikana (1.9.2019 -), eli keskimäärin vuodessa n. 6 600 kpl.

Tarjoajan teollisen valmistustoiminnan on pitänyt jatkua vähintään viimeisen kolmen vuoden ajan (1.9.2019 lähtien). Tiedot ladataan tarjouspyynnön kohdassa "Muut ehdot”.”

Tarjousten tarkastusvaiheessa todettiin, että Inesta Consulting and Trading SIA:n tarjouksen liitteenä esittämät referenssit olivat toisen yrityksen nimissä. Lisäksi teollisen valmistustoiminnan suorittaa toinen yritys, ei tarjoaja.

Tarjoaja ei ollut ESPD-lomakkeella tai tarjouksessaan ilmoittanut käyttävänsä muiden yritysten voimavaroja tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset täyttääkseen. Tarjouksessa tarjoaja oli ilmoittanut käyttävänsä alihankkijaa mutta ei voimavara-alihankkijaa. Yritys ei ollut toimittanut tarjouksensa liitteenä voimavara-alihankkijan eikä ryhmittymän ESPD-lomaketta.

Tarjoaja ei ole tarjouksessaan esittänyt, että sillä itsellään olisi riittävä kokemus tarjouspyynnön tyyppisten roska-astioiden tai tuotteiden, jotka on valmistettu vastaavista materiaaleista kuin tarjouspyynnön roska-astiat, teollisesta valmistuksesta.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehto- ja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:n mukaisesti tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaatteita.

Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikkö ei ole voinut pyytää täsmennystä eikä antaa mahdollisuutta muuttaa tarjousta tarjousajan päättymisen jälkeen niin olennaisesti, että tarjoaja voisi vasta tarjousajan jälkeen ilmoittaa käyttävänsä voimavara-alihankkijaa tai muodostavansa ryhmittymän toisen yrityksen kanssa tai että tarjoaja voisi vasta tarjousajan jälkeen toimittaa tarjouksesta kokonaan puuttuneen ESPD-lomakkeen voimavara-alihankkijan osalta. Voimavara-alihankkijan tai ryhmittymän jäsenen ESPD-lomakkeen puuttuminen tarjouksesta tarkoittaa sitä, että tarjoajan soveltuvuuden arvioiminen ei ole ollut mahdollista.

Näin ollen Inesta Consulting and Trading SIA tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä oli esitetty mm. seuraavaa: ”Tarjoajan on annettava selvitys yrityksensä roska-astioiden teollisesta valmistuksesta tai vastaavista materiaaleista valmistamistaan tuotteista viimeisen kolmen vuoden ajalta (1.9.2019 lähtien) mm. selvitettävä määrät, mallit, kohteet, joissa niitä on käytetty.”

Lehtovuori Oy:tä pyydettiin 30.11. täsmentämään jättämäänsä selvitystä mallien ja kohteiden osalta.

Lehtovuori Oy on toimittanut vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttää tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu ja sopimustoimittajien valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman hinnan perusteella.

Hankintayksikön asettamien soveltuvuusvaatimusten täyttävistä ja tarjouspyynnön mukaisista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jonka perusteena on halvin hinta. Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa, koska hankintaa koskevat laatutekijät on otettu huomioon tuotteille asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Koska hyväksyttäviä tarjouksia saatiin vain yksi, niin tarjousvertailua ei suoriteta. Puitesopimustoimittajaksi valitaan Lehtovuori Oy.

Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupungin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset ja rikosrekisterilain (770/1993) 6 §:n 8 momentissa ja 6 b §:ssä tarkoitetut rikosrekisteriotteet ja on todettu, ettei hankintalaissa tarkoitettuja poissulkemisperusteita ilmennyt.

Sopimuskaudella noudatettava menettely hankinnoissa

Tilaukset tehdään hankekohtaisesti ja laskutusosoite ilmoitetaan tilauksessa. Tilaaja voi olla kaupunkiympäristön toimiala, rakentamispalveluliikelaitos Stara, kulttuurin- ja vapaa-ajan toimiala tai näiden käyttämä sopimusurakoitsija.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 20.9.2022 § 507) mukaan maankäyttöjohtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin hankintoihin. Maankäyttöjohtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.