Hankinta, liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmä LIKSU, kaupunkiympäristön toimiala
Hankintaoikaisuvaatimus, liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmän hankinta
Päätös
Kaupunkiympäristölautakunta päätti hylätä Symetri Oy:n tekemän hankintaoikaisuvaatimuksen, joka koskee kaupunkiympäristön toimialajohtajan 7.12.2022 § 42 päätöstä liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmän hankinnasta.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa ei ole esitetty sellaisia perusteita, joiden perusteella toimialajohtajan päätöstä tulisi muuttaa.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyn edellytykset
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä ”hankintalaki”) 132 §:ssä säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Sen mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.
Hankintalain 133 §:n mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.
Toimialajohtajan tekemä hankintapäätös 7.12.2022 § 42 annettiin muutoksenhakuohjeineen tiedoksi tarjoajille sähköpostitse 8.12.2022. Symetri Oy on tehnyt päätöksestä hankintaoikaisuvaatimuksen, joka on saapunut 13.12.2022. Hankintaoikaisuvaatimus on siten tehty määräajassa. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän asian liitteenä.
Hankintamenettely ja hankintapäätös
Hankinnan kohteena on uusi suunnittelujärjestelmä Helsingin kaupungin liikenne- ja katusuunnittelupalvelun käyttöön. Taustalla on liikenne- ja katusuunnittelupalvelussa käytettävien Microstation-pohjaisten LIISU-järjestelmän ja Terrasolidin työkalujen uusimisen tarve. LIISU-järjestelmän kehitys ja tukipalvelut ovat loppuneet ja järjestelmä pyörii vanhan Microstation-version päällä. Terrasolidin työkalut ovat myös vanhentuneita ja tavoitteena on hankkia nykyaikaisemmat työkalut suunnittelijoiden käyttöön. Järjestelmän uusimisella varmistetaan ensisijaisesti liikenteenohjaussuunnittelutyön jatkuminen.
Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö HEL 2022-011523 5.10.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) . Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin ko. tarjouspyyntöä koskeva Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat sähköisesti saatavissa. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät Arkance Systems Finland Oy (jäljempänä "Arkance") ja Symetri Oy (jäljempänä ”Symetri”).
Symetrin tarjous on hylätty sillä perusteella, ettei sen katsottu tarjouksessaan sisällyttäneen hankinnan kohteena olevan liikenteenohjaussovelluksen käyttöönottoprojektin hintaan käyttäjien koulutusta siten kun tarjouspyynnössä oli vaadittu. Tarjouspyynnön liitteenä olevassa hankinnan kohteen kuvauksessa todettiin, että käyttöönoton yhteydessä toimittaja kouluttaa pääkäyttäjät ja testaajaryhmän jäsenet järjestelmän käyttöön ja että järjestelmän ja liikenteenohjaussuunnittelun suunnittelutapauksen testaamisen jälkeen koulutetaan loput liikenteenohjaussuunnittelua tekevät henkilöt (noin 15 henkilöä) uuden järjestelmän käyttöön.
Symetri on ilmoittanut tarjouksensa liitteenä olevassa käyttöönottosuunnitelmassa, että ”muiden kuin pääkäyttäjien koulutukset Civil 3D:n ja Naviate Trafficin osalta eivät sisälly käyttöönottoprojektiin ja että nämä on hinnoiteltu erikseen”. Symetrin tarjous on siten hylätty tarjouspyynnön vastaisena.
Koska tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saatiin vain yksi, tarjousten vertailua ei voitu suorittaa, ja siten Arkance valittiin liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmän toimittajaksi.
Hankintaoikaisuvaatimus
Symetri vaatii hankintaoikaisussaan hankintapäätöksen oikaisua, koska hankintapäätös on tehty puutteellisin olettamin. Symetri toteaa, että ”Olemme tarjouksemme käyttöönottosuunnitelman koulutuksia koskevassa osiossa kuvanneet jaksoa nimellä Pääkäyttäjien koulutus. Tämän koulutusjakson tarkoitus on perehdyttää pääkäyttäjät, testaajat ja loput tilaajan nimeämät ensimmäiseen vaiheeseen tarjottujen lisenssien käyttäjät (10 kelluvaa lisenssiä, 15 käyttäjää).” Edelleen Symetri toteaa, että mikäli lisenssien määrää myöhemmin kasvatetaan ja samalla käyttäjämäärä lisääntyy, niin Symetrin tarjouksessa on näistä annettu eri hinta.
Asianosaisten kuuleminen
Hallintolain 34.1 §:n mukaan asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta sekä antaa selvityksensä sellaisista vaatimuksista ja selvityksistä, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.
Kuulemispyyntö koskien tehtyä hankintaoikaisuvaatimusta on lähetetty 14.12.2022 tarjouskilpailun voittaneelle Arkancelle, joka on toimittanut asiassa lausuman. Lausuma on tämän päätöksen liitteenä 2. Arkancen mukaan hankintaoikaisuvaatimus tulisi hylätä. Symetrin tarjous ei täytä tarjouspyynnön vaatimuksia eikä tarjoajan ei voida sallia muuttaa tai parantaa tarjoustaan jälkikäteen.
Symetri on toimittanut vastaselityksen Arkancen lausuman perusteella. Symetrin lausuma on tämän päätöksen liitteenä 3. Symetri katsoo, että heidän tarjouksensa hylkäämisperusteessa sekä Arkancen lausumassa on käytetty puutteellisia olettamuksia. Symetrin mukaan käyttöönottoprojektiin sisältyvät koulutukset on selkeästi mainittu käyttöönottosuunnitelmassa ja käyttäjien koulutus on vaaditulla tavalla sisällytetty käyttöönottoprojektin hintaan.
Sovellettavat säännökset
Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
Saman pykälän 2 momentin mukaan jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.
Hankintaoikaisuvaatimuksen arviointi
Tarjouspyynnön liitteenä olevassa hankinnan kohteen kuvauksessa on selkeästi edellytetty, että hankinnan kohteena olevan järjestelmän pääkäyttäjien ja muiden käyttäjien koulutuksen on sisällyttävä käyttöönottoprojektin hintaan.
Kuten Symetri oikaisuvaatimuksessaan toteaa, sen tarjouksen liitteenä olevassa käyttöönottosuunnitelmassa on huomioitu pääkäyttäjien, testaajien ja muiden tilaajan nimeämien käyttäjien koulutus omana kohtanaan kohdassa ”Pääkäyttäjien koulutus”. Saman käyttöönottosuunnitelman lopussa kuitenkin todetaan, että ”Muiden kuin pääkäyttäjien koulutukset Civil 3D:n ja Naviate Trafficin osalta eivät sisälly käyttöönottoprojektiin ja ne ovat hinnoiteltu erikseen.” Hankintayksikkö on tulkinnut kyseisen kirjauksen niin, että muiden kuin pääkäyttäjien kouluttamisen hinta ei ole sisältynyt käyttöönottoprojektin hintaan, vaan kyseisellä varaumalla se on rajattu pois ja siksi tarjous on jouduttu hylkäämään.
Hankintalain mukaan tarjoaja vastaa antamansa tarjouksen sisällöstä ja siitä, että tarjous on tarjouspyynnön sisällöltään selvinä pidettävien vaatimusten mukainen. Hankintalain esitöiden HE 108/2016 vp mukaan tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tällä tavalla tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen alun perin antanut tarjoaja ei saa tarjousajan päättymisen jälkeen parantaa tai täydentää tarjoustaan tarjouspyynnön mukaiseksi.
Hankintalain mukaan hankintayksiköllä on kuitenkin mahdollisuus pyytää tarjoajalta täsmentämistä. Esitöiden mukaan täsmennyspyyntö saa kohdistua ainoastaan sellaisiin epäolennaisiin puutteisiin ja virheisiin, jotka eivät muuta tarjoajan asemaa. Hankintayksikön ei tulisi sallia osallistumishakemusten taikka tarjousten olennaista muuttamista. Tarjoajaa ei tulisi esimerkiksi sallia poistamaan tarjouksessa esitettyä selkeää ja tietoista varaumaa, joka liittyy tarjouksen hinnoitteluun.
Vaikka Symetri kuvaakin käyttöönottosuunnitelmassaan pääkäyttäjien, testaajien ja muiden käyttäjien kouluttamista omassa jaksossaan ”Pääkäyttäjien koulutus”, ei tätä voi ole voitu tulkita siten, että käyttäjien kouluttaminen sisältyisi käyttöönottoprojektin hintaan, koska myöhemmin Symetri käyttöönottosuunnitelmassaan nimenomaisesti toteaa, että muiden kuin pääkäyttäjien kouluttaminen Civil 3D:n ja Naviate Trafficin osalta ei sisälly käyttöönottoprojektiin ja ne on hinnoiteltu erikseen.
Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun periaate velvoittaa hankintayksikköä sulkemaan tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset tarjouskilpailusta. Samainen periaate tarkoittaa sitä, ettei hankintayksikkö voi antaa tarjoajalle tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymisen jälkeen mahdollisuutta muuttaa tarjoustaan tarjouspyynnön mukaiseksi. Näin ollen oikaisuvaatimus ei anna aihetta arvioida asiaa toisin kuin mitä hankintapäätöksessä on esitetty.
Johtopäätökset
Edellä esitetyillä perusteilla Symetrin tekemä hankintaoikaisuvaatimus ei anna aihetta muuttaa toimialajohtajan tekemää hankintapäätöstä 7.12.2022 § 42. Hankintaoikaisuvaatimus on hylättävä.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan lautakunnan, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee lautakunta. Näin ollen kaupunkiympäristölautakunta on toimivaltainen käsittelemään hankintaoikaisuvaatimuksen.
Kaupunkiympäristön toimiala Kaupunkiympäristön toimialajohtaja 07.12.2022 § 42
Päätös
Toimialajohtaja hyväksyi Arkance Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että Arkance Oy:n kanssa tehdään liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmää koskeva hankintasopimus.
Hankinnan arvo on saadun tarjouksen perusteella 527 000 euroa (alv 0 %) sisältäen
- kiinteähintaisen järjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojektin 39 600 euroa (alv 0 %),
- integraatioiden toteutuksen (CityInfra-integraatio, merkkikirjastojen muokkaus ja Helsingin AD-kirjautumisen käyttöönotto) yhteensä enintään 72 000 euroa (alv 0 %)
- liikenteenohjaussuunnittelun järjestelmän vaatimat sovellukset kiinteään vuosihintaan 15 käyttäjälle 77 400 euroa (alv 0 %) ja laskennalliset kustannukset neljälle vuodelle laskettuna yhteensä 309 600 euroa (alv 0 %) ja
- tuntiveloitettavat asiantuntijapalvelut arvioituna neljälle vuodelle yhteensä 105 800 euroa (alv 0 %).
Lisäksi sopimukseen sisältyy optiona sovelluksen lisäkäyttäjät 5 160 euroa/käyttäjä (alv 0 %), 10 lisäkäyttäjää neljän vuoden ajalle yhteensä 206 400 euroa, järjestelmän sovelluslaajennuksiin arviolta yhteensä 288 900 euroa (alv 0 %). Hankinnan kokonaisarvo on siten optiot mukaan laskettuna yhteensä 1 022 300 euroa (alv 0 %). Muista sopimukseen kuuluvista optioista päätetään erikseen.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde ja hankintamenettely
Hankinnan kohteena on uusi suunnittelujärjestelmä Helsingin kaupungin liikenne- ja katusuunnittelupalvelun käyttöön. Taustalla on liikenne- ja katusuunnittelupalvelussa käytettävien Microstation-pohjaisten LIISU-järjestelmän ja Terrasolidin työkalujen uusimisen tarve. LIISU-järjestelmän kehitys ja tukipalvelut ovat loppuneet ja järjestelmä pyörii vanhan Microstation-version päällä. Terrasolidin työkalut ovat myös vanhentuneita ja tavoitteena on hankkia nykyaikaisemmat työkalut suunnittelijoiden käyttöön. Järjestelmän uusimisella varmistetaan ensisijaisesti liikenteenohjaussuunnittelutyön jatkuminen.
Hankinnasta on julkaistu tarjouspyyntö HEL 2022-011523 5.10.2022 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin ko. tarjouspyyntöä koskeva Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat sähköisesti saatavissa. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.
Saadut tarjoukset
Määräaikaan 7.11.2022 klo 12:00 mennessä tarjouksen jättivät Arkance Oy ja Symetri Oy. Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset. Lisäksi tarjous-pyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoajayritystä koskevat tiedot.
Tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksissaan ilmoittamiensa tietojen mukaan tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.
Symetri Oy on ilmoittanut tarjouksensa liitteenä olevassa käyttöönottosuunnitelmassa, että muiden kuin pääkäyttäjien koulutukset Civil 3D:n ja Naviate Trafficin osalta eivät sisälly käyttöönotto-projektiin ja että nämä on hinnoiteltu erikseen. Tarjouspyynnön liitteenä olevassa hankinnan kohteen kuvauksessa on kuitenkin todettu, että käyttöönoton yhteydessä toimittaja kouluttaa pääkäyttäjät ja testaajaryhmän jäsenet järjestelmän käyttöön ja että järjestelmän ja liikenteenohjaussuunnittelun suunnittelutapauksen testaamisen jälkeen koulutetaan loput liikenteenohjaussuunnittelua tekevät henkilöt (noin 15 henkilöä) uuden järjestelmän käyttöön.
Symetri Oy ei ole tarjouksessaan sisällyttänyt hankinnan kohteena olevan liikenteenohjaussovelluksen käyttöönottoprojektin hintaan käyttäjien koulutusta siten kun tarjouspyynnössä oli vaadittu.
Hankintalain mukaan tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi hankintayksikön ei ole sallittua tarjousajan päättymisen jälkeen pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan sellaisten olennaisten seikkojen osalta, jotka voivat vaikuttaa tarjousten vertailuun. Koska käyttöönottoprojektin hinta on ollut suoraan tarjousten vertailuun vaikuttava olennainen seikka, ei tätä ole mahdollista täsmentää jälkikäteen. Symetri Oy:n tarjous on siten hylättävä tarjouspyynnön vastaisena.
Arkance Oy:n tarjous täyttää tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.
Sopimuskumppanin valinta
Koska tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia saatiin vain yksi, tarjousten vertailua ei voida suorittaa. Arkance Oy valitaan liikenne- ja katusuunnittelun järjestelmän toimittajaksi.
Hankintasopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana. Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (Kylk 20.9.2022 § 507) mukaan toimialajohtajalla on yksinomainen toimivalta ICT-hankinnoissa 3 000 000 euroon asti. Toimialajohtaja on siten toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Lisätiedot
Kimmo Iirola, ICT erityisasiantuntija, puhelin: 31034020
Päätös tullut nähtäväksi 02.02.2023
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Lilli Hernetkoski, lakimies, puhelin: 09 310 38214