Hankinta, Siivous- ja kohdevastaavapalvelut kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 1.8.2023 alkaen

Esitys on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla on tarve järjestää siivous- ja kohdevastaavapalvelut määrätyille kouluille, oppilaitoksille ja varhaiskasvatusyksiköille. Siivous- ja kohdevastaavapalvelut on järjestetty ostopalveluna. Nykyinen sopimuskausi päättyy 31.7.2023.

Kilpailutus perustuu kasvatuksen ja koulutuksen toimialan 15.2.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön
Kasko 002-23, HEL 2022-014310 / Siivous- ja kohdevastaavapalveluiden hankinta kasvatuksen ja koulutuksen toimialan kohteille 1.8.2023 alkaen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, jonka kilpailutus tehtiin käyttäen avointa menettelyä. Hankinta oli jaettu omiin tarjottaviin alueellisiin osa-alueisiin (ryhmät 1-7). Aiemmassa kilpailutuksessa siivouspalvelut ja kohdevastaavapalvelut kilpailutettiin omina ryhminä. Kouluilta saadun palautteen takia tässä kilpailutuksessa palvelut on nyt kilpailutettu mahdollisuuksien mukaan yhdessä. Tavoitteena on helpottaa koulujen arkea, kun sopimusosapuolia tulee vain yksi.

Sopimuskauden kesto on kolme (3) vuotta. Hankintaan sisältyy enintään kahden (2) vuoden optiokauden mahdollisuus.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 15.2.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) . Tarjouspyyntöön tehtiin korjausilmoitus Hilmaan 24.2.2023, koska alun perin tarjouspyynnöllä ilmoitettu BEM-huoltokirja ei teknisistä syistä johtuen ollut tarjoajien käytettävissä kohteiden pohjakuvien hankkimiseen. Korjatun tarjouspyynnön mukaan tarjoajat saivat kohteiden pohjakuvat tutustumiskierroksilla ja kuvat niistä kohteista, joista ei järjestetty tutustumiskierrosta, oli mahdollista pyytää hankintayksiköltä. Tarjoajilta edellytettiin tutustumista kohteisiin sen ryhmän osalta, johon tarjoaja jätti tarjouksen.

Ryhmän 7 osalta hankinta esitetään keskeytettäväksi, koska tarjouspyynnön ja kohdekuvauksen tiedot olivat ristiriitaiset sopimuskauden keston ja arvon osalta. Ryhmä 7 tullaan kilpailuttamaan uudestaan erillisellä tarjouspyynnöllä.

Määräaikaan 27.3.2023 klo 10.00 mennessä saapui 6 tarjousta:

ISS Palvelut Oy (0906333-1)

L&T Siivous Oy (3155982-7)

Palmia Oy (2653762-3)

RTK-Palvelu Oy (2659323-8)

Siivouspalvelu Puhtaax Oy (2748745-3)

SOL Palvelut Oy (2160299-1)

Ryhmät, joihin tarjoajat jättivät tarjoukset, ovat nähtävissä Tarjousvertailussa, liite 1.

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita. Saatujen selvitysten perusteella, kaikki tarjoajat olivat soveltuvia jättämään tarjouksen kilpailutukseen. Pakolliset poissulkuperusteet tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittaville palveluille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavien palveluiden on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.

Laadullisia vaatimuksia on lisätty edellyttämällä tarjoajaa laatimaan toimialalle sopivat suunnitelmat: haltuunottosuunnitelma, vastuullisuussuunnitelma, asiakkuushoitosuunnitelma ja henkilöstösuunnitelma. Suunnitelmien kautta on varmistuttu siitä, että tarjoajat ovat huomioineet toiminnan laadulliset tekijät.

Kaikki saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palvelujen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinnaltaan edullisinta tarjousta.

Tarjousten vertailu kokonaishintoineen ja perusteluineen on tämän päätöksen liitteenä olevassa vertailutaulukossa.

Vertailu osoittaa, että valituksi tulevat tarjoajat:

Ryhmä 1 - SOL Palvelut Oy (siivous- ja kohdevastaavapalvelut)

Ryhmä 2 - RTK-Palvelu Oy (siivous- ja kohdevastaavapalvelut)

Ryhmä 3 - Siivouspalvelu Puhtaax Oy (siivous- ja kohdevastaavapalvelut)

Ryhmä 4 - SOL Palvelut Oy (siivous- ja kohdevastaavapalvelut)

Ryhmä 5 - RTK-Palvelu Oy (siivouspalvelut)

Ryhmä 6 - RTK Palvelu Oy (siivouspalvelut)

Sopimuksen teko

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintasopimusta ei voida tehdä ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset otteet rikosrekisteristä. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain 80 §:n mukainen pakollinen poissulkemisperuste. Poissulkemisperusteen ilmetessä ratkaistaan hankintaa koskeva päätös uudelleen oikaisemalla tätä päätöstä hankintalain 132 §:n mukaisesti.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Kasvatus- ja koulutuslautakunta päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 500 000 euroa ylittävistä hankinnoista (HEL 2021-013274, 14.12.2021 § 394)

Päätös tullut nähtäväksi 25.04.2023

MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.

VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusaika

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle.

Markkinaoikeuden asiointiosoite on 24.12.2021 saakka seuraava:

Markkinaoikeuden asiointiosoite on 27.12.2021 alkaen seuraava:

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Odotusaika

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.