Hankinta, E-kirjaston sovelluskehitys- ja asiantuntijapalvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2023-002622
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 11

E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat, päätös hankintaoikaisusta sekä siirtymisestä neuvottelumenettelyyn

Kirjastopalvelujen johtaja

Päätös

1) Kirjastopalvelujen johtaja poistaa 11.1.2024 tekemänsä hankintapäätöksen koskien E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat -hankintaa.

2) Kirjastopalvelujen johtaja poistaa 11.1.2024 tekemänsä De Marque:n poissulkemispäätöksen

3) Kirjastopalvelujen johtaja päättää siirtyä E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat -hankinnassa neuvottelumenettelyyn.

Päätöksen perustelut

Asian tausta ja vireilletulo

E-kirjaston sisältöjen hankinta, englanninkieliset ja muunkieliset e- ja äänikirjat -tarjouskilpailusta julkaistiin hankintailmoitus 7.11.2023 sekä korjausilmoitus 6.12.2023 internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan 6.11.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön. Kilpailutus on toteutettu EU-kynnysarvon ylittävänä palveluhankintana ja julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä ”hankintalaki”) 32 §:n mukaisella avoi-mella menettelyllä.

Tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 14.12.2023 klo 12:00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

- Overdrive, Inc. (346 5616 84) ja

- De Marque (13152 3425 RT0001)

Kirjastopalvelujen johtaja on tehnyt 11.1.2024 hankintapäätöksen, jolla sopimustoimittajaksi valittiin Overdrive, Inc.

Kirjastopalvelujen johtaja otti edellä mainitun 11.1.2024 tehdyn hankintapäätöksen käsiteltäväkseen itseoikaisuna.

Sovellettavat lainkohdat

Hankintalain 132 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Hankintalain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikön on ilmoitettava hankintaoikaisun vireilletulosta välittömästi niille, joita asia koskee.

Hankintalain 34 §:n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi valita neuvottelu-menettelyn myös, jos avoimessa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos menettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79–92 §:n mukaiset soveltuvuutta koskevat vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousmenettelyn muotovaatimusten tarkastaminen

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset tarkastettiin lukuun ottamatta pakollisia poissulkemisperusteita, jotka tarkastetaan päätöksenteon jälkeen ennen mahdollisen sopimuksen tekemistä tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella. Kaikki tarjoajat täyttivät hankintalain 79–92 §:n mukaiset soveltuvuutta koskevat vähimmäisedellytykset ja kaikki tarjoajat ovat tehneet tarjous-menettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikissa tarjouksissa on havaittu seikkoja, joiden vuoksi tarjoukset eivät kuitenkaan sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä. Päätöksen tarkemmat tarjoajakohtaiset perustelut ovat tämän päätöksen liitteenä olevissa tarjoajakohtaisissa perustelu-muistioissa. Jokaiselle tarjoajalle toimitetaan kyseistä tarjoajaa koskeva liite 1.

Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymisestä

Koska kaikki tarjoukset olivat sisällöltään tarjouspyynnön vastaisia, on hankintayksikkö päättänyt poistaa alkuperäisen 11.1.2024 tekemänsä hankintapäätöksen sekä 11.1.2024 tehdyn poissulkemispäätöksen sekä siirtyä hankinnassa neuvottelumenettelyyn, johon kutsutaan kaikki tarjouksen jättäneet tarjoajat.

Neuvottelumenettelyn sisältö

Neuvottelujen tavoitteena on saattaa neuvottelumenettelyllä tarjoukset tarkennetun tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjouspyyntö, joka on julkaistu 7.11.2023 ja jota on korjattu korjausilmoituksella 6.12.2023, on sisältänyt alkuperäisessä muodossaan seuraavat kohdat:

Tarjouspyynnön kohdassa ”Hankinnan taustaa” on todettu seuraavasti:

”Tavoitteena on, että sopimus tulee voimaan joulukuussa 2023.”

Tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa 5.4 ”Rajapinta” on todettu seuraavasti:

”Rajapinta on palvelu, jonka kautta toimittajan verkkokaupasta ostettu aineisto (peruskokoelma ja lisäostot) saadaan julkaistua e-kirjaston auktorisoitujen käyttäjien käyttöön e-kirjaston esitysalustalle. Ensisijainen käytettävä rajapinta on ODL-syöte + OPDS-syöte. Integraatio voidaan toteuttaa myös muilla mahdollisilla hyväksytyillä tavoilla, joita koskevat vaatimukset on esitetty liitteessä ”Tekniset vaatimukset aineistotoimittajille”. Liitteessä on esitetty täydet vaatimukset rajapinnalle ja sen välityksellä siirtyville tiedoille.”

Tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa ”6. Käyttöönottoprojekti” on todettu seuraavasti:

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintapäätöksen lainvoimaisuudesta (tavoite joulukuussa 2023) ja palvelun käyttöönotto tulee olla kokonaisuudessaan suoritettu luvussa 7 Hankinnan aikataulu esitetyssä aika-taulussa.

Tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa ” 7. Hankinnan aikataulu” on todettu seuraavasti:

”Tavoitteena on, että sopimukset saadaan voimaan joulukuussa 2023.”

Tarjouspyynnön liitteessä 1.2 kohdassa 2 on todettu seuraavasti:

”Aineistotoimittajilla on oltava seuraavat järjestelmät, jotka tukevat jakelua e-kirjastoon:

• Verkkokauppa aineistojen tarjoamiseen ja myymiseen

• Aineistorajapintatuki e-kirjaston esitysalustalle integroitumiseksi (esim. ODL, ns.

syötteet)

• Esitysalustan kanssa yhteensopiva aineistojakelu

• Esitysalustan kanssa yhteensopivat aineistoformaatit ja DRM-suojaukset

• Lainojen, varausten ja lisenssien hallinta, jotka tulee integroida e-kirjaston esitysalustaan syötteiden kautta (esim. OPDS).”

Tarjouspyynnön liitteessä 1.2 kohdassa 3 on todettu seuraavasti:

”Aineistotoimittajan verkkokaupassa hankittujen aineistojen metatiedot yhdistetään automaattisesti e-kirjaston esitysalustalle integraatio-rajapinnan avulla. Ensisijainen käytettävä rajapinta on ODL-syöte + OPDS-syöte. Integraatio voidaan toteuttaa myös muilla mahdollisilla tilaajan hyväksymillä tavoilla.”

Tarjouspyynnön liitteessä 1.2 kohdassa 4 on todettu seuraavasti:

”DRM-tuki ja vaatimukset

Aineistotoimittajan tulee suojata aineisto omassa järjestelmässään e-kirjaston esitysalustan kanssa yhteensopivalla dokumenttisuojausmenetelmällä.

• Aineiston suojaamiseen käytetään ensisijaisesti Readium LCP DRM (Licensed Content Protection, avoin standardi, jolle toteutetaan oletustuki alustaan). Erikseen sovittaessa tilaajan kanssa aineiston suojaukseen voidaan käyttää vaihtoehtoista menetelmää.”

Tarjouspyynnön liitteessä 1.2 kohdassa 5 on todettu seuraavasti:

”• Integroitumiseen käytetään ensisijaisesti avoimien standardien ODL/OPDS-syötteitä

o Syöte on luettelo aineistoista ja jokainen syötteen merkintä sisältää myös aineiston metatiedot.

o Syötteitä käytetään kokoelman julkaisemiseen e-kirjaston esitysalustalle, ja esitysalusta kutsuu syötettä lainaus-/varaus-/palautusoperaatiota tehdessään. Lisenssien muuttuvien tilojen tulee päivittyä reaaliaikaisesti esitysalustalle syötteiden kautta.

o Aineistotoimittajalla tulee olla OPDS-palvelin, joka antaa pääsyn toimittajan aineistoon.

o ODL/ODPS kehittämiseen e-kirjasto tarjoaa tarvittaessa tukea

• Erikseen sovittaessa aineistotoimittaja voi toteuttaa oman moduulin aineistojen integrointia varten teknisen spesifikaation pohjalta”

Edellä mainitut tarjouspyynnön kohdat päivitetään kuulumaan seuraavasti:

Tarjouspyynnön kohta ”Hankinnan taustaa” päivitetään seuraavasti:

”Tavoitteena on, että sopimus tulee voimaan huhtikuussa 2024.”

Tarjouspyynnön liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohta 5.4 ”Rajapinta” päivitetään seuraavasti:

”Rajapinta on palvelu, jonka kautta toimittajan verkkokaupasta ostettu aineisto (peruskokoelma ja lisäostot) saadaan julkaistua e-kirjaston auktorisoitujen käyttäjien käyttöön e-kirjaston esitysalustalle. Käytettävä rajapinta on ODL-syöte + OPDS-syöte. Liitteessä on esitetty täydet vaatimukset rajapinnalle ja sen välityksellä siirtyville tiedoille.”

Tarjouspyynnön liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohta”6. Käyttöönottoprojekti” päivitetään seuraavasti:

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintapäätöksen lainvoimaisuudesta (tavoite huhtikuussa 2024) ja palvelun käyttöönotto tulee olla kokonaisuudessaan suoritettu luvussa 7 Hankinnan aikataulu esitetyssä aikataulussa.

Tarjouspyynnön liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohta ” 7. Hankinnan aikataulu” päivitetään seuraavasti:

”Tavoitteena on, että sopimukset saadaan voimaan huhtikuussa 2024.”

Tarjouspyynnön liitteen 1.2 kohta 2 päivitetään seuraavasti:

”Aineistotoimittajilla on oltava seuraavat järjestelmät, jotka tukevat jakelua e-kirjastoon:

• Verkkokauppa aineistojen tarjoamiseen ja myymiseen

• Aineistorajapintatuki e-kirjaston esitysalustalle integroitumiseksi

• Esitysalustan kanssa yhteensopiva aineistojakelu

• Esitysalustan kanssa yhteensopivat aineistoformaatit ja DRM-suojaukset

• Lainojen, varausten ja lisenssien hallinta, jotka tulee integroida e-kirjaston esitysalustaan syötteiden kautta”

Tarjouspyynnön liitteen 1.2 kohta 3 päivitetään seuraavasti:

”Aineistotoimittajan verkkokaupassa hankittujen aineistojen metatiedot yhdistetään automaattisesti e-kirjaston esitysalustalle integraatio-rajapinnan avulla. Käytettävä rajapinta on ODL-syöte + OPDS-syöte.”

Tarjouspyynnön liitteen 1.2 kohta 4 päivitetään seuraavasti:

”DRM-tuki ja vaatimukset

Aineistotoimittajan tulee suojata aineisto omassa järjestelmässään e-kirjaston esitysalustan kanssa yhteensopivalla dokumenttisuojausmenetelmällä.

• Aineiston suojaamiseen käytetään Readium LCP DRM (Licen-sed Content Protection, avoin standardi, jolle toteutetaan oletustuki alustaan).”

Tarjouspyynnön liitteen 1.2 kohta 5 päivitetään seuraavasti:

”• Integroitumiseen käytetään avoimien standardien ODL/OPDS-syötteitä

o Syöte on luettelo aineistoista ja jokainen syötteen merkintä sisältää myös aineiston metatiedot.

o Syötteitä käytetään kokoelman julkaisemiseen e-kirjaston esitysalustalle, ja esitysalusta kutsuu syötettä lainaus-/varaus-/palautusoperaatiota tehdessään. Lisenssien muuttuvien tilojen tulee päivittyä reaaliaikaisesti esitysalustalle syötteiden kautta.

o Aineistotoimittajalla tulee olla OPDS-palvelin, joka antaa pääsyn toimittajan aineistoon.

o ODL/ODPS kehittämiseen e-kirjasto tarjoaa tarvittaessa tukea”

Hankintayksikkö ei tule neuvottelemaan edellä selostetusti päivitetyistä tarjous-pyynnön ehdoista eikä muutoin tarjouspyynnön sisällöstä neuvottelumenettelyn aikana.

Hankintayksikkö toimittaa erikseen neuvottelukutsun kaikille neuvottelumenettelyyn kutsuttaville tarjoajille.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Kulttuuri ja vapaa-aikalautakunta päätti kokouksessaan 15/2023 päätöksellä 140 § valtuuttaa kirjastopalvelujen johtajan tekemään hankintapäätöksen tämän päätöksen kohteena olevassa kilpailutuksessa.

Lisätietojen antaja

Virva Nousiainen-Hiiri, yhteisten palvelujen päällikkö, puhelin: 09 310 85401

virva.nousiainen-hiiri@hel.fi

Päättäjä

Saara Ihamäki
vs. kirjastopalvelujen johtaja

Liitteet (pdf)

1. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k
2. Salassa pidettävä: JulkL (621/1999) 24.1 § 20 k

Päätösasiakirjoissa on mainittu liitteitä, joita ei julkaista internetissä. Pois jätetään liitteet, jotka sisältävät salassa pidettäviä tietoja, joissa olevien tietojen julkistaminen voi vaarantaa yksityisyyden suojan, tai joita ei ole teknisistä syistä saatu sähköiseen muotoon. Keskeisimmät säädökset, joita asiassa sovelletaan, ovat laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki 621/1999), laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014), tietosuojalaki (1050/2018), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) sekä laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Päätösasiakirjoja voi tiedustella myös Helsingin kaupungin kirjaamosta.