Hankinta, yhteishankinta, dokumentinhallintajärjestelmä, kaupunginkanslia

HEL 2023-002863
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 70

Dokumenttienhallintajärjestelmä

Hankintajohtaja

Päätös

Hankintajohtaja päätti hyväksyä M-Files Oy:n (y-tunnus 0686200-7) tarjouksen Dokumenttienhallintajärjestelmän toimittamisesta kokonaistaloudellisesti edullisimpana.

Hankintajohtaja päätti hylätä Innofactor Software Oy:n (y-tunnus 1639021-8) ja twoday Oy:n (1988069-3) tarjoukset tarjouspyynnön vastaisina, koska Innofactor Software Oy:n ja twoday Oy:n tarjoukset eivät täyttäneet tarjouskilpailussa hankinnan kohteelle asetettuja pakollisia vaatimuksia.

Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena käyttöönottohetkestä alkaen kaksi (2) vuotta. Tämän jälkeen hankintasopimus on voimassa toistaiseksi irtisanomisehdoin.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on neljälle (4) vuodelle 4 500 000 euroa.

Päätöksen perustelut

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 15.6.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H022-23, Dnro HEL 2023-002863. Dokumenttienhallintajärjestelmän hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 17.6.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 31.8.2023 klo 12:00. Määräaikaan mennessä saapui kolme (3) tarjousta: Innofactor Software Oy (1639021-8), M-Files Oy (0686200-7) ja twoday Oy (1988069-3).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimuksissa on asetettu hankittavalle palveluille laadullisia vaatimuksia (laatukriteereitä), jotka tarjottavan palvelun on pitänyt täyttää. Jos laadulliset vähimmäisvaatimukset eivät ole täyttyneet, on tarjous hylätty tarjouspyynnön vastaisena.

Proof of Concept-menettelyä koskeva kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus, sivulla 24 POC tavoitteet, prosessi ja sisältö. Proof of Concept -menettelyssä kaikille tarjoajille on järjestetty pakollisten ominaisuuksien todennustilaisuus. Tilaisuudessa tarjoajien on tullut käydä vaatimusluettelossa todennettaviksi merkityt pakolliset vaatimukset läpi siten, että hankintayksikkö on voinut todeta niiden toimivuuden. Menettelyn tuloksena on todettu, että ennalta määritellyt pakolliset vaatimukset joko toteutuvat tai eivät toteudu. Tarjoukset, joiden kohdalla tarjoaja ei ole kyennyt todentamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä, hylätään tarjouspyynnön vastaisina.

Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja Proof of Concept -menettelyssä todennettaviksi merkityt vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2. Vaatimusluettelo.

Innofactor Software Oy ja twoday Oy eivät kyenneet Proof of Concept -menettelyssä osoittamaan pakollisten vaatimusten täyttymistä. Näin ollen kyseiset tarjoukset on hylättävä tarjouspyynnön vastaisina tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi.

Tarkemmat hylkäysperusteet lähetään erikseen omina liitteinä suojatulla sähköpostilla Innofactor Software Oy:lle ja twoday Oy:lle, koska päätöksen liitteet sisältävät tarjoajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 20 kohdan mukaisesti.

M-Files Oy:n jättämä tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu

Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on ollut hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous, jossa hinnan painotus on 30 pistettä ja laadun 70 pistettä.

Vertailua ei suoritettu, koska vain yksi tarjous eteni vertailuvaiheeseen.

M-Files Oy:n tarjous täytti ainoana kilpailutuksen laadulliset vaatimukset.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §.

Lisätietojen antaja

Heidi Lihr, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 - 310 70872

heidi.lihr@hel.fi

Tarja Pitkänen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 - 310 38134

tarja.v.pitkanen@hel.fi

Päättäjä

Jorma Lamminmäki
hankintajohtaja