Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidontarkastus, avustukset vuodelta 2021, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidon tarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä.

Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt neljättä kertaa. Tarkastusraportit esiteltiin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnalle 6.6.2023, § 76. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2024, jolloin vuotta 2022 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle ja jaostoille.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston, liikuntajaoston ja nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita ja palvelukohtaisia kriteereitä. Nuorisojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Nuorisoyhdistysten avustusohjesääntöä.

Tilinpidon tarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka suoritti tarkastuksen myös vuonna 2020. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastus kohdistui nuorisojaoston avustusten osalta kuuteen yhdistykseen. Kohteet valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita. Mukaan valikoitui myös yksi sekä nuoriso- että liikuntajaoston avustusta saanut yhdistys.

KPMG Oy:n edustajat toimittivat tarkastettaville yhteisöille listan materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tilinpidon tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä pystytään kehittämään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi nuorisopalvelujen kumppanuusyksikkö käy edellisen vuoden tapaan tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Havaintoja tarkastuksista

Yleisesti tarkastuskierroksella havaittiin, että edellisvuosien tapaan koronatilanne vaikutti tarkastettujen yhteisöjen toimintamahdollisuuksiin ja talouteen. Lisäksi havaittiin, että yleisavustusten ja toiminta-avustusten osalta haastavia ovat tilanteet, joissa toiminta on ylijäämäistä. Tarkastettavien kohteiden luonne on myös ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee. Nyt tarkastettujen toimijoiden joukossa oli pieniä, osin vapaaehtoisvoimin toimivia yhdistyksiä ja seuroja ja isompia, ammattimaisia toimijoita. Lisäksi voidaan todeta, että avustusten käytön ohjeistuksessa on edelleen syytä painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä.

Keskeisenä havaintona todettiin, että toiminnantarkastuksen kohteena olleiden yhdistysten avustusten osalta ei ole tehdyn asiantuntija-arvion mukaan perustetta takaisinperinnälle.

Nuorisojaoston avustusta saaneet tarkastetut toimijat ja vuodelle 2021 myönnetyt avustukset olivat:

Nuorisojaoston avustuksen saajien tarkastuksissa ei noussut esiin mitään erityistä. Ainoa mainitsemisen arvoinen huomio kiinnittyy siihen, että loma-aikojen leiriavustusten kausi ei ole kalenterivuosi vaan 1.11-31.10. eli leiriavustusselvitys tulee jättää 31.10. mennessä. Tämä tarkoittaa sitä, että kirjanpito ei ole vielä siinä vaiheessa suljettu ko. kaudelta. Selvityksen antamisen jälkeen voi olla vientejä/tapahtumia vielä kirjaamatta. Avustuksen saajat eivät ole välttämättä tallentaneet kirjanpidon aineistoa, jonka perusteella selvitys on laadittu. Selvityksellä raportoitujen tietojen todentaminen, ja miltä osin ne ovat muuttuneet on haastavaa jälkikäteen. Tämä koskee etenkin toimijoita, joilla on syysleirejä. Leirikauden muutos kalenterivuodeksi katsotaan erikseen valmisteltaessa avustusten kokonaisuudistusta järjestöjä kuullen.

Kumppanuusyksikkö järjesti edellisen tilinpidon tarkastuskierroksen jälkeen kaikille halukkaille tarkastuksen kohteena olleille yhdistyksille keskustelutilaisuuksia. Tilaisuuksissa oli yhdistysten keskeisten toimijoiden lisäksi kht-tilintarkastaja ja kumppanuusyksikön edustajat. Tilaisuuksissa käytiin läpi tarkastusraportista nousseita keskeisiä huomioita ja muita esiin nousseita kysymyksiä. Myös tämän kierroksen jälkeen varataan mahdollisuus näihin tapaamisiin.

Nuorisopalveluilla on pitkä perinne tilinpidon tarkastuksiin. Palautteet tarkastuksista ovat olleet lähinnä myönteisiä. Tarkastukset ja niistä saatavat yhdistyskohtaiset raportit on koettu hyödyllisiksi toiminnan jatkokehittämisen kannalta.

Toimivalta ja avustukseen liittyvät päätökset

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 06.06.2023 § 76

Päätös tullut nähtäväksi 27.09.2023

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §