Hankinta, yhteishankinta, graafinen suunnittelu ja tuotanto, kaupunginkanslia
Graafisen suunnittelun ja tuotannon hankintaan kohdistuva hankintaoikaisuvaatimus (F-graphics Oy)
Päätös
Kaupunginhallitus hylkäsi F-graphics Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen, joka kohdistuu graafisen suunnittelun ja tuotannon hankintapäätökseen 11.4.2024 § 39.
Päätös on ehdotuksen mukainen.
Graafisen suunnittelun ja tuotannon yhteishankinnassa (H052-23) tarjouksen antanut F-graphics Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Oikaisuvaatimus kohdistuu vs. hankintajohtajan 11.4.2024 § 39 tekemän hankintapäätöksen 1. osa-alueeseen, "Graafinen suunnittelu ja tuotanto”. Hankintaoikaisuvaatimus on julkisilta osin tämän esityksen liitteenä.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa esitetään päätöstä oikaistavaksi siten, että F-graphics Oy otetaan 1. osa-alueen laatuvertailuun, koska tarjoaja oikaisuvaatimuksen esittäjän näkemyksen mukaan täyttää soveltuvuusvaatimukset.
Tarjouspyynnön mukaan tarjoajan tuli tarjouksensa 4. liitteessä (Henkilöstö) nimetä yksi projektipäällikkö, joka hoitaa yhteydenpidon tilaajan ja palveluntuottajan välillä ja vastaa toimeksiantokohtaisten tilausten toteutuksesta laatuvaatimusten mukaisesti sopimuskauden ajan. Projektipäälliköllä tulee olla vähintään viiden (5) vuoden työkokemus viimeisen kymmenen vuoden ajalta hankinnan kohteen mukaisten projektien hoitamisesta.
Edellisen lisäksi tarjoajan tuli tarjouksessaan nimetä kaksi suunnittelijaa, jotka vastaavat tilaajalle toimitettujen materiaalien laatuvaatimuksesta ja tasalaatuisuudesta sopimuskauden ajan. Molemmilla nimetyillä suunnittelijoilla tulee olla graafisen suunnittelun korkeakoulututkinto (alempi- tai ylempi korkeakoulututkinto). Mikäli tutkintoa ei ole, tutkintoon rinnastetaan neljän (4) vuoden työkokemus graafisen suunnittelun tehtävistä viimeisen kymmenen vuoden ajalta. Tutkinnon tai sitä vastaavan työkokemuksen lisäksi tulee nimetyllä suunnittelijalla olla kolmen (3) vuoden työkokemus graafisen suunnittelun alalta viimeisen kymmenen vuoden ajalta.
Projektipäällikön (yksi henkilö) ja nimettyjen suunnittelijoiden (kaksi henkilöä) lisäksi palveluntuottajalla tulee olla koko sopimuskauden ajan riittävä määrä resursseja tilaajan toimeksiantojen toteuttamiseen. Palvelukuvaus ja tarjouspyynnön 4. liite ovat tämän esityksen liitteinä.
Hankintamenettelyyn kuuluvissa lisätietokysymyksissä on kysytty (14. kysymys): "Voiko osa-aluetta 1 tarjota kahdella nimetyllä suunnittelijalla, joista toinen myös nimetty projektipäällikkö, kuten osa-alueella 2?" Vastaus: "Ei voi." Vastaus on tarjouspyynnön vaatimuksen mukainen ja yksiselitteinen. Kaikki potentiaaliset tarjoajat ovat voineet tutustua etukäteen annettuihin vastauksiin. Henkilöstöä koskevista henkilöllisistä vaatimuksista ei näin ollen ole voinut olla epäselvyyttä. Kysymykset ja vastaukset -asiakirja on tämän esityksen liitteenä.
Tarjouspyynnön palvelukuvauksen ja 4. liitteen mukaisesti 1. ja 2. osa-alueiden vaatimukset ovat erilaiset, sillä hankintayksikön hankinnan kohteelle asettamat vaatimukset ovat osa-alueilla niin ikään erilaiset.
F-graphics Oy on hankintamenettelyssä suljettu pois tarjoajan tarjoaman henkilöstön puutteellisen soveltuvuuden vuoksi. Tarjoaja ei ole tarjouksensa 4. liitteessä osoittanut täyttävänsä kilpailutuksessa tarjoajan henkilöstölle asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Tämän vuoksi tarjoaja ei täyttänyt soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia, jolloin tarjoaja hankintalain mukaisesti suljettiin kilpailutuksesta.
Tarjoajien soveltuvuutta on arvioitu systemaattisesti samalla tavalla, ja sellaiset tarjoajat jotka eivät täyttäneet vaatimuksia, on suljettu kilpailutuksesta. Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoaja on vastuussa siitä, että sen tarjous on hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten mukainen. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu edellyttää, että vertailuun hyväksytyt tarjoukset ovat hankinta-asiakirjoissa asetettujen ehtojen, kriteerien, kuvausten ja vaatimusten mukaisia. Tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hyväksyminen merkitsisi syrjivää kohtelua paitsi muita tarjouskilpailuun osallistuneita tarjoajia kohtaan, myös niitä mahdollisia tarjoajia kohtaan, jotka luottaen siihen, että hankintayksikkö noudattaa tarjouspyynnön ehtoja, ovat jättäytyneet tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Hankintayksikkö on noudattanut tarjoajan soveltuvuuden arvioinnissa hankintalain säännöksiä ja tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.
Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole hallintolain 34 §:n mukaisesti kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi.
Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.
Keskushallinto Kaupunginkanslia Talous- ja suunnitteluosasto Hankinnat ja kilpailuttaminen Hankintajohtaja 11.04.2024 § 39
Päätös
Vs hankintajohtaja päätti hyväksyä Graafinen suunnittelu ja tuotanto hankinnassa seuraavat tarjoukset etusijajärjestyksessä kokonaistaloudellisesti edullisimpana:
Osa-alue 1: Graafinen suunnittelu ja tuotanto
- Kari Media Group Oy (1515023-9)
- Golden CheckPoint Production Oy (FI21134112)
- RAKETT HELSINKI OY (25724312)
- Oy SEK Ab (0115535-4)
- Grano Oy (2197935-0)
Osa-alue 2: Tiedon visualisointiin erikoistuneet toimijat
- Koponen-Hilden Oy (FI26609535)
- Gofore Oyj (1710128-9)
Hankinnasta muodostetaan puitejärjestely, jonka varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Lisäksi hankintaan sisältyy yksi (1) kahden (2) vuoden optiokausi, jonka käyttöönotosta hankintayksikkö päättää erikseen suoraa hankintaa käyttäen ennen perussopimuskauden päättymistä.
Vs. hankintajohtaja päätti sulkea Avidly Oy:n, Hanna Ruusulampi Tmi:n, ja Zerren Design Oy:n tarjouskilpailusta sekä Brandkind Marketing Communications Finland Oy:n osa-alueesta 2, F graphics Oy:n osa-alueesta 1, Innocorp Oy:n osa-alueesta 2 ja Krut Collective Ab Oy:n osa-alueesta 2, koska tarjoajat eivät täyttäneet tarjouskilpailussa tarjoajien soveltuvuudelle asetettuja vaatimuksia.
Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton ennakoitu arvo on 3 000 000 euroa.
Päätöksen perustelut
Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunginkanslian 29.12.2023 päivättyyn tarjouspyyntöön H052-23, Dnro HEL 2023-010397. Graafisen suunnittelun ja tuotannon palveluiden hankinta on toteutettu avoimella menettelyllä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 31.12.2023 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 6.2.2024. Määräaikaan mennessä saapui 29 tarjousta: Aste Helsinki Oy (FI22054499), Avidly Oy (2018481-2), Brandkind Marketing Communications Finland Oy (2013458-3), Designer Always Yours Oy (3188860-4), F-graphics Oy (FI26086746), Gofore Oyj (1710128-9), Golden CheckPoint Production Oy (FI21134112), Grano Oy (2197935-0), Hanna Ruusulampi Tmi (FI22384260), Innocorp Oy (0860407-9), Kari Media Group Oy (1515023-9), Koponen-Hilden Oy (FI26609535), Krut Collective Ab Oy (FI29431074), Kuudes Kerros Helsinki Oy (1873202-3), Mainostoimisto Groteski Oy (24902586), Mainostoimisto Smoy (07414396), MUOTOHIOMO OY (0889417-6), N2 Albiino Oy (FI25572785), Nitro Group Oy (FI04984967), Nollanollasata OY (FI31537409), Oy SEK Ab (0115535-4), Pentagon Design Oy (FI10492336), RAKETT HELSINKI OY (25724312), Red and Blue Oy (FI20850870), Roihu In Communication Oy (1837291-0), ThreeFiveEight Oy (FI21812040), Valve Branding Oy (FI18842687), WSP Finland Oy (0875416-5), Zerren Design Oy (1708936-3).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnön liitteessä 3 on tarjoajan tullut ilmoittaa osa-alueittain kolme vaatimukset täyttävää asiakassuhdetta. Hanna Ruusulampi Tmi osa-alueeseen 1 ilmoittama asiakassuhde 3 sekä osa-alueeseen 2 ilmoittamat asiakassuhteet 1 ja 2 eivät täyttäneet tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjouspyynnön liitteessä 4 on tarjoajan tullut nimetä osa-alueeseen 1 projektipäällikkö ja sen lisäksi kaksi suunnittelijaa. Toisin kuin osa-alueella 2, sama henkilö ei voi osa-alueella 1 toimia sekä projektipäällikkönä että suunnittelijana. F-graphics Oy ja Hanna Ruusulampi Tmi on tarjonnut osa-alueeseen 1 samaa henkilöä niin projektipäälliköksi kuin suunnittelijaksi. Siten F-graphics Oy ja Hanna Ruusulampi Tmi eivät täyttäneet tarjouspyynnössä osa-alueelle 1 asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Brandkind Marketing Communications Finland Oy ei ilmoittanut osa-alueen 2 asiakassuhteita liitteessä 3 eikä henkilöstön kokemusta ja koulutusta liitteessä 4, Innocorp Oy on tarjouksessaan ilmoittanut, että ei osallistu tarjouskilpailuun osa-alueessa 2 ja jättänyt täydentämättä liitteet 3 ja 4 osa-alueen 2:den osalta. Siten tarjoajat Brandkind Marketing Communications Finland Oy ja Innocorp Oy eivät täyttäneet tarjouspyynnössä osa-alueelle 2 asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjouspyynnön liitteessä 7 on esitetty tietosuojaan- ja tietoturvaan liittyvät pakolliset vaatimukset. Tarjoajat Avidly Oy, Krut Collective Ab Oy ja Zerren Design Oy eivät täyttäneet tietosuojaan- ja tietoturvaan liittyviä pakollisia vaatimuksia eivätkä siten täyttäneet tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.
Tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tulee sulkea pois tarjouskilpailusta tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun takia.
Kaikki muut tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus on tarkastettu soveltuvien tarjoajien osalta. Soveltuvien tarjoajien määräajassa saapuneet tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Hankittavien palveluiden valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hinta-laatusuhteeltaan parasta tarjousta.
Tarjouspyynnön kohdan Päätöksenteon perusteet mukaan hinnan painoarvo on 30 % ja laadun 70 %. Laadun vertailu tehtiin molempien osa-alueiden osalta erikseen tarjouspyynnön liitteessä 6 kerrottujen kriteerien mukaisesti.
Tarjousten vertailu hinta- ja laatupisteineen, laadun vertailun pisteytys ja laadun arvioinnin muistio ovat tämän päätöksen liitteinä. Erillinen sanallinen arviointimuistio laatupisteytyksestä on tehty tarjoajittain. Jokaiselle tarjoajalle, josta laatuarviointi on tehty, lähetetään tarjoajaa koskeva erillinen arviointimuistio.
Vertailun perusteella puitejärjestelyyn valitaan etusijajärjestyksessä seuraavat tarjoajat.
Osa-alue 1: Graafinen suunnittelu ja tuotanto
- Kari Media Group Oy (1515023-9)
- Golden CheckPoint Production Oy (FI21134112)
- RAKETT HELSINKI OY (25724312)
- Oy SEK Ab (0115535-4)
- Grano Oy (2197935-0)
Osa-alue 2: Tiedon visualisointiin erikoistuneet toimijat
- Koponen-Hilden Oy (FI26609535)
- Gofore Oyj (1710128-9)
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan kansliapäällikkö päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Kansliapäällikkö päätti yhteishankintojen toimivallan siirrosta hankintajohtajalle päätöksellään 15.6.2017, 37 §. Vs. hankintajohtaja hoitaa virkamääräyksen mukaisesti hankintajohtajan tehtäviä tämän poissa ollessa.
Lisätiedot
Jaana Kalliomaa, Hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 28091
Päätös tullut nähtäväksi 21.06.2024
MUUTOKSENHAKUKIELTO
Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.
Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Marja Sarmela, hankintalakimies, puhelin: 09 310 31651