Hankinta, Pegasos-kotihoidon maksupäätösten ja tuloselvitysten arkistoinnin määrittely ja validointi, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

HEL 2023-010739
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 16
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Pegasos-kotihoidon maksupäätösten ja tuloselvitysten arkistoinnin määrittely ja validointi

Tietohallintojohtaja

Päätös

Tietohallintojohtaja päätti hankkia Twoday Finland Oy:ltä Pegasos-järjestelmän arkistoinnin määrittelytyötä. Määrittelytyössä käsitellään ja arkistoidaan Pegasos-kotihoidon 10 asiakkaan maksupäätöksiä ja tuloselvityksiä Helsingin kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään.

Määrittelytyön kokonaisarvo on 10 890 euroa (alv 0 %).

Päätöksen perustelut

Hankinta perustuu Helsingin kaupungin digitaalisen säilytysjärjestelmän sopimukseen H119-20, HEL 2020-013157. Säilytysjärjestelmästä järjestettiin kilpailutus 2020. Järjestelmä on hankittu Helsingin kaupungin toimialoille ja liikelaitoksille. Twoday Finland Oy:n tarjous hyväksyttiin kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Sopimuksen liitteessä 6 ”Tavoitetilan kuvaus” on kuvattu Pegasos-järjestelmä yhtenä keskeisenä arkistoitavana järjestelmänä.

Arkistolaki säätelee muun muassa kunnallisia arkistonmuodostajia (Arkistolaki 23.9.1994/831, 1 §). Arkistolain mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet tai jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä (Arkistolaki 23.9.1994/831, 6 §). Digitaaliseen säilytysjärjestelmään arkistoidaan kaikki Kanta-palvelun ulkopuolelle jäävät arkistointivelvoitteen alaisuudessa olevat asiakirjat.

Pegasos-aineiston määrittelytyön hankinta digitaaliseen säilytysjärjestelmään pitää sisällään aineiston ja asiakirjasisällön määrittelytyötä, aineiston vastaanoton, tarkastuksen, migraation koodauksen ja testauksen, arkistorakenteen luomisen, arkistointiajot testiympäristöön sekä testauksen tuen ja projektihallinnan. Hankinnan kustannukset maksetaan Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan atk-investoinneista, digitaalisiin arkistoratkaisuihin varatusta määrärahasta.

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaa-
li-, terveys- ja pelastustoimialalla 14.2.2023 § 28.

Lisätietojen antaja

Paula Meisalo, ict-asiantuntija, puhelin: 09 310 75449

paula.meisalo@hel.fi

Päättäjä

Petri Otranen
tietohallintojohtaja