Sääntöohjaus, toimintasäännön muuttaminen, kaupunginkanslia, hallinto-osaston organisaatiomuutos 2023 alkaen

Kansliapäällikkö hyväksyi kaupunginkanslian toimintasäännön 1.12.2023 lukien liitteen 1 mukaisesti.

Toimintasääntöön on tarpeen tehdä henkilöstöosastoa ja hallinto-osastoa koskevia muutoksia.

Henkilöstöosastoa koskevat muutokset 1.12.2023 lukien

HR järjestelmä-, data ja raportointi -yksikkö muutetaan Digitaalinen HR -yksiköksi.

HR järjestelmä-, data ja raportointi –yksikkönimi on liian staattinen, kapea ja liikaa puhtaasti järjestelmäympäristöä korostava. Yksikön rooli on vahvasti käyttäjälähtöisessä digitalisaation kehittämisessä henkilöstöjohtamisen alueella.

Hallinto-osastoa koskevat muutokset 1.12.2023 lukien

Hallinto-osaston yksikkö- ja tiimirakenteita selkeytetään. Muutoksella vahvistetaan kaupunginkanslian sisäistä tukea. Tavoitteena on toiminnallinen tehokkuus ja toimeenpanokyky sekä esihenkilö-alaissuhteiden toimivuus.

Hallintomenettely- ja esikuntayksikkö

Hallintomenettely- ja esikuntayksikköön yhdistetään pääosin nykyisen hallintomenettely-yksikön toiminnot sekä erityisavustajatiimi ja kaupunginsihteerit-tiimi. Yksikköön perustetaan pormestarikunnan sihteerit -tiimi.

Hallintomenettelyn tuki -tiimin nimi muutetaan muotoon hallintomenettely. Hallintomenettelyn tuki -tiimin alatiiminä ollut kielenkääntäjät-alatiimi siirtyy yksikköön kielenkääntäjät-nimikseksi tiimiksi. Ahjo-järjestelmän kehittäminen -tiimin nimi muutetaan päätöksenteon tietojärjestelmätiimiksi.

Hallintomenettely- ja esikuntayksikköä johtaa hallintomenettelypäällikkö.

Oikeuspalvelut

Oikeuspalvelut-yksikköön siirretään tiedonhallintayksiköstä tietosuoja-tiimi sellaisenaan. Muuten yksikön tiimirakenne säilyy entisellään.

Tiedonhallintayksikkö

Tiedonhallintayksikön informaatiopalvelu-tiimin toiminnot siirtyvät perustettavaan hallinto- ja kehittämispalvelut -yksikköön. Asiakirjahallinnon ja asianhallinnan ohjaus -tiimin nimi muutetaan tiedonhallinnan ohjaus -tiimiksi.

Hallinto- ja kehittämispalvelut -yksikkö

Hallinto-osastolle perustetaan hallinto- ja kehittämispalvelut -yksikkö, jonne sijoittuvat kanslian HR ja taloustoiminnot sekä informaatio- ja sihteeripalvelut -tiimi. Yksikön tiimit ovat hallintojohtajan suorassa alaisuudessa.

Tukipalvelut

Tukipalvelut-yksikkö muodostetaan yhdistämällä kanslian taloustiimissä sijainneet ICT- ja tilapalvelut ja entisen virastopalveluyksikön palvelut. Samalla tukipalvelut yksikön toiminnot järjestetään vastaamaan uutta palvelurakennetta. Yksikön tiimien nimet ovat tilaturvallisuuspalvelut, ICT- ja tilapalvelut, vastaanottopalvelut sekä kuljetus- ja materiaalipalvelut.

Tukipalvelut-yksikköä johtaa palvelupäällikkö.

Sijaisuuksia koskevat muutokset 1.12.2023

Hallinto-osaston kohdalta päivitetty osaston viranhaltijoiden nimikkeitä vastaavaksi.

Kelpoisuusvaatimuksia koskevat muutokset 1.12.2023 lukien

Kansliapäällikkö on tarkastellut kelpoisuusvaatimuksia hallinto-osaston yksiköiden päälliköiden osalta vastaamaan tehtävässä tarvittavaa koulutustasoa. Virastopalveluyksikön muutoksen johdosta virastopalveluyksikön päällikön tehtävä ja sitä koskeva kelpoisuusvaatimus poistuvat. Tukipalvelut-yksikön päällikön kelpoisuusvaatimuksena on ylempi korkeakoulututkinto.

Yhteistoimintamenettely

Henkilöstöosastoa ja hallinto-osastoa koskevia muutoksia on käsitelty kaupunginkanslian henkilöstötoimikunnassa 21.8.2023 ja yhteistoimintamenettely on todettu toteutuneeksi.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 5 kohdan mukaan kansliapäällikkö hyväksyy kaupunginkanslian toimintasäännön. Toimintasäännössä annetaan määräykset osastotasoa alemmasta organisaatiosta ja esihenkilöistä, toimivaltuuksista sekä johtoryhmistä