Kokouskäytännöt, kaupungin toimielinten sähköiset kokoukset, keskushallinto, kaupunginkanslia
Kaupungin toimielinten siirtyminen sähköisistä kokouksista normaaliin kokousmenettelyyn
Päätös
Kaupunginhallitus kumosi tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista 1.1.2024 alkaen.
Samalla kaupunginhallitus päätti, että jokainen toimielin voi jatkossa itse päättää sähköisen kokouksen koollekutsumisesta toimielinkohtaisesti. Kaupunginhallitus kehotti muita toimielimiä kuin keskusvaalilautakuntaa käyttämään sähköisiä kokouksia vain aamu- tai iltakoulutyyppisten kokousten järjestämiseen.
Kaupunginhallitus tulee seuramaan toimielinten etäkokouskäytäntöjä. Jos edellä todettua kaupunginhallituksen kehotusta ei noudateta, kaupunginhallitus tulee arvioimaan uudelleen tätä linjausta sähköisistä kokouksista.
Kaupunginhallitus myös kehotti kaupunginkansliaa jatkamaan kaupungin teknisten ratkaisujen kehittämistä niin, että voidaan varmistua sähköisessä ympäristössä tapahtuvan kokoustamisen täyttävän siltä vaadittavan tietoturvan.
Käsittely
Palautusehdotus:
Minja Koskela: Esitys palautetaan valmisteluun, jonka aikana arvioidaan korona-ajan nopeasta käyttöönotosta juontuvien kokoustoimintaan liittyvien teknisten ratkaisujen, kokousmenettelyn ja toimintatapojen puutteellisuudet sekä niiden korjaamisen mahdollisuudet siten, että luottamushenkilöiden sähköisen toimintaympäristön ja hybridimallin käyttöönotto mahdollistuisi sujuvasti jatkossa tietosuojakysymykset huomioiden.
Valmistelun aikana selvitetään luottamushenkilöitä kuullen, miten hybridimalli on koettu luottamustehtävän hoitamisen, vuorovaikutuksen ja yhteistyön näkökulmasta. Lisäksi kuullaan lautakuntien ja muiden hybridimallia hyödyntävien, säännöllisesti kokoontuvien toimielinten puheenjohtajia. Demokratiavaikutuksia arvioidaan paitsi hybridimallin reunaehtojen, myös luottamushenkilöiden osallisuuden kokemusten näkökulmasta.
Palautuksen aikana arvioidaan erilaisten kokousten luonteen vaikutus hybridimalliin, kuten erilaisten kuulemistilaisuuksien ja päätöskokousten mahdolliset erot (esim. kaupunginhallituksen aamukoulu sekä keskusvaalilautakunta), sekä puheenjohtajan mahdollisuus edellyttää lähiosallistumista erityisen painavien päätösasioiden tullessa kyseeseen. Pohdinnoissa otetaan huomioon kaupungin henkilöstöä koskevat perhemyönteiset linjaukset, kuten vastikään keskustellut imetysmyönteisyyteen liittyvät näkökohdat. Selvitys toteutetaan maaliskuuhun 2024 mennessä.
Kannattaja: Marcus Rantala
Asian käsittelyn keskeyttämisestä äänestettiin ennen keskustelun jatkamista.
1 äänestys
JAA-ehdotus: Asian käsittelyä jatketaan
EI-ehdotus: Minja Koskelan palautusehdotuksen mukaisesti
Jaa-äänet: 9
Shawn Huff, Anniina Iskanius, Minna Lindgren, Tuomas Rantanen, Sari Sarkomaa, Daniel Sazonov, Juhana Vartiainen, Maarit Vierunen, Ozan Yanar
Ei-äänet: 6
Paavo Arhinmäki, Elisa Gebhard, Minja Koskela, Johanna Laisaari, Mika Raatikainen, Marcus Rantala
Kaupunginhallitus päätti jatkaa asian käsittelyä äänin 9–6.
Vastaehdotus:
Daniel Sazonov: Kaupunginhallitus kumoaa tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista 1.1.2024 alkaen.
Samalla kaupunginhallitus päättää, että jokainen toimielin voi jatkossa itse päättää sähköisen kokouksen koollekutsumisesta toimielinkohtaisesti. Kaupunginhallitus kehottaa muita toimielimiä kuin keskusvaalilautakuntaa käyttämään sähköisiä kokouksia vain aamu- tai iltakoulutyyppisten kokousten järjestämiseen.
Kaupunginhallitus tulee seuramaan toimielinten etäkokouskäytäntöjä. Jos edellä todettua kaupunginhallituksen kehotusta ei noudateta, kaupunginhallitus tulee arvioimaan uudelleen tätä linjausta sähköisistä kokouksista.
Kaupunginhallitus myös kehottaa kaupunginkansliaa jatkamaan kaupungin teknisten ratkaisujen kehittämistä niin, että voidaan varmistua sähköisessä ympäristössä tapahtuvan kokoustamisen täyttävän siltä vaadittavan tietoturvan.
Kannattaja: Tuomas Rantanen
Vastaehdotus:
Paavo Arhinmäki: Kaupunginhallitus kumoaa tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista 1.1.2024 alkaen.
Samalla kaupunginhallitus päättää, että jokainen toimielin voi jatkossa itse päättää sähköisen kokouksen koollekutsumisesta toimielinkohtaisesti. Kaupunginhallitus kehottaa muita toimielimiä kuin keskusvaalilautakuntaa käyttämään sähköisiä kokouksia vain aamu- tai iltakoulutyyppisten kokousten järjestämiseen.
Kaupunginhallitus tulee seuramaan toimielinten etäkokouskäytäntöjä. Jos edellä todettua kaupunginhallituksen kehotusta ei noudateta, kaupunginhallitus tulee arvioimaan uudelleen tätä linjausta sähköisistä kokouksista.
Kaupunginhallitus myös kehottaa kaupunginkansliaa jatkamaan kaupungin teknisten ratkaisujen selvittämistä ja kehittämistä niin, että voidaan varmistua sähköisessä ympäristössä tapahtuvan kokoustamisen täyttävän siltä vaadittavan tietoturvan.
Selvitys tuodaan kaupunginhallitukseen kevään 2024 loppuun mennessä. Samassa yhteydessä selvitetään myös luottamushenkilöiden kokemuksia hybridikokouksista.
Kannattaja: Minja Koskela
Daniel Sazonovin ja Paavo Arhinmäen vastaehdotuksista äänestettiin vastakkain.
2 äänestys
JAA-ehdotus: Daniel Sazonovin vastaehdotuksen mukaisesti
EI-ehdotus: Paavo Arhinmäen vastaehdotuksen mukaisesti
Jaa-äänet: 9
Shawn Huff, Anniina Iskanius, Minna Lindgren, Tuomas Rantanen, Sari Sarkomaa, Daniel Sazonov, Juhana Vartiainen, Maarit Vierunen, Ozan Yanar
Ei-äänet: 6
Paavo Arhinmäki, Elisa Gebhard, Minja Koskela, Johanna Laisaari, Mika Raatikainen, Marcus Rantala
Kaupunginhallitus hyväksyi tässä äänestyksessä Daniel Sazonovin vastaehdotuksen mukaan muutetun ehdotuksen äänin 9-6.
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti hyväksyä Daniel Sazonovin vastaehdotuksen mukaan muutetun ehdotuksen.
Kaupunginhallitus kumoaa tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista siten, että kokouksen pitäminen sähköisessä toimintaympäristössä ei ole mahdollista 4.12.2023 alkaen.
Kaupunginhallitus on päättänyt 4.4.2022, 258 §, että kaupungin toimielimet kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta voivat pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä. Kokoukseen on voinut osallistua myös kokouspaikalla.
Kaupunginvaltuusto päätti sähköisen kokousmenettelyn mahdollistavista hallintosääntömuutoksista 25.3.2020, 94 §. Menettely oli tarkoitettu koronaepidemian aikaiseksi poikkeusjärjestelyksi, jolla turvataan toimielinten toimintaedellytykset kokousrajoitusten ollessa voimassa ja tartuntamäärien lisääntyessä. Hallintosäännön määräykset sähköisestä kokousmenettelystä on tarkoitus pitää ennallaan.
Koronaepidemian tilanteen helpottaessa on tarkoituksenmukaista kumota terveysturvallisuudella perusteltu päätös sähköisistä kokouksista. Vaikka etäkokouksilla on monia etuja, hybridikokouksiin liittyvät haitat voivat vaikuttaa negatiivisesti kokoustilanteen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Toimielinten kokouksiin ei kuitenkaan tule jatkossakaan osallistua sairaana vaan tilanteen vaatiessa luovutettava tehtävän hoitaminen varajäsenelle tai sijaiselle.
Sähköisiin kokouksiin siirtymiseen liittyvät järjestelyt tehtiin kiireellä koronaepidemian alkuvaiheessa. Kokoustoimintaan liittyvien teknisten ratkaisujen, kokousmenettelyn ja toimintatapojen määrittelyn osalta ratkaisu oli osin puutteellinen. Tavoitteena on tarkastella luottamushenkilöiden sähköistä toimintaympäristöä kokonaisuutena, seurata sähköisten kokousratkaisuiden kehitystä ja mahdollistaa sähköisten kokousten hallittu käyttöönotto tarvittaessa myöhemmin.
Sähköisistä kokouksista luopuminen koskee kaikkia kokoukseen osallistuvia. Toimielinten jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeutetuilla viranhaltijoilla tai työntekijöillä ei ole mahdollisuutta osallistua kokoukseen sähköisessä ympäristössä. Asiantuntijoiden kuuleminen yksittäisissä tapauksissa etäyhteydellä on kuitenkin mahdollista, jos se on erityisesti tarpeen asian käsittelyn kannalta.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön 29 luvun 22a §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus voi päättää, että muu toimielin kuin kaupunginvaltuusto voi varsinaisen kokouksen, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, sijasta pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla. Kaupunginvaltuuston osalta sähköisten kokousten käyttöönotosta päättää kaupunginvaltuuston puheenjohtaja.
Kaupunginhallitus 30.10.2023 § 640
Päätös
Kaupunginhallitus päätti panna asian pöydälle kahdeksi viikoksi.
Käsittely
Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti panna asian pöydälle Juhana Vartiaisen ehdotuksesta.
23.10.2023 Pöydälle
02.10.2023 Pöydälle
Esittelijä
Lisätiedot
Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 09 310 36018
Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 36012
Päätös tullut nähtäväksi 21.11.2023
OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Esittelijä
Lisätietojen antaja
Antti Peltonen, hallintopäällikkö, puhelin: 09 310 36018
Lauri Menna, johtava asiantuntija, puhelin: 09 310 36012