Hankinta, minikilpailutus, Stoan laajennuksen ja perusparannuksen palvelu- ja tilakonsepti, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2023-012553
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 22
Tämä toimielin tai virka on lakkautettu

Stoan laajennuksen ja perusparannuksen palvelu- ja tilakonseptin hankita

Hallintojohtaja

Päätös

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan vs. hallintojohtaja päätti, että Stoan laajennuksen ja perusparannuksen palvelu- ja tilakonsepti hankitaan Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyyn kuuluvalta palveluntuottajalta Pentagon Design Oy:ltä.

Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on enintään 59 700 euroa.

Sopimuskausi on 1.9.2023 - 15.4.2023.

Samalla vs. hallintojohtaja valtuuttaa viestintä- ja markkinointipäällikön allekirjoittamaan hankintasopimuksen ja tekemään siihen tarvittaessa vähäisiä muutoksia.

Päätöksen perustelut

Hankinta on minikilpailutettu Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyyn H 88-21/HEL 2022-002359 mukana olevien tarjoajien kesken. Minikilpailutus lähetettiin kaikille kuudelle palveluympäristöjenmuotoilun osa-alueen puitesopimustoimittajalle. Tarjouksen jätti määräaikaan 23.8.2023 kello 16.00 mennessä viisi tarjousta: Rune & Berg Design Oy, Hellon Oy, Kuudes Kerros Helsinki Oy, Agile Work Oy ja Pentagon Design Oy. Design Office Koko 3 Oy ilmoitti ennen määräpäivää, ettei osallistu minikilpailutukseen.

Minikilpailutukseen osallistuneet tarjoukset arvioitiin palvelunkehityksestä vastaavan projektipäällikön, toimialan tilapalvelun asiantuntijan sekä vuorovaikutus- ja kehittämisasiantuntijoiden muodostamassa työryhmässä. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa arvioitiin hinnan ja laadun suhdetta. Hinta 60 % ja laatu 40 %. Laadun vertailussa kiinnitimme huomiota referensseihin, prosessin kuvaukseen ja projektitiimin kokoonpanoon. Arviointitaulukossa 1 piste tarkoittaa 10 %. Arviointitaulukko liitteenä 1.

Vertailun perusteena kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antoi Pentagon Design Oy.

Pentagon Designin tarjouksessa vakuutti vahva projektinjohdollinen ote. Asian kerroksellisuus, aikataulut ja tavoitteet ymmärretty syvällisesti ja osoitettu projektisuunnitelmassa tarkasti. Projektisuunnitelmassa tarkin ja monipuolisin esitys mahdollisista käytettävistä menetelmistä, ja silti jätetty tilaa suunnitella yhdessä tilaajan kanssa lopullinen muoto erityisesti suhteessa Tulevaisuuslaboratorion toteutukseen. Osallisuus nähdään tapana ajatella laajemmin, kaupunkilaiset vision ja konseptin kehittäjinä ja tekijöinä, Stoan laajennus osana laajempaa alueen kehitystä.

Pentagon Designin referensseissä korostuu erityisesti tämän hankkeen näkökulmasta Pentagon Designin kokemus erilaisten kulttuuri-instituutioiden kanssa tehdyistä palvelumuotoiluhankkeista.

Työn tavoitteena on alueellisen kulttuurikeskus Stoan alustava palvelukonsepti ja tilakuvaus kesällä 2024 avautuvaa Stoan laajennusta sekä piha-alueita koskevaa arkkitehtuuri- ja suunnittelukilpailua silmällä pitäen.

Työn lopputuloksena saadaan 1) alustava palvelukonsepti tulevaisuuden laajennetulle Stoalle. Sisältäen mm. a) Laajasti kerätty, asukas- ja sidosryhmien henkilökohtaisiin näkemyksiin perustuva asiakas- ja sidosryhmätieto sekä ymmärrys tarpeista ja toiveista, b) em. perustuvat avainasiakasprofiilit tai -segmentit sekä kuvaus näiden asiakkaiden ja sidosryhmien kriittisimmistä tarpeista, jotka vaikuttavat palvelun käyttöön, kiinnostavuuteen ja suosioon, c) tavoitellun asiakaskokemuksen suunnitteluajurit/suunnitteluperiaatteet, jotka ohjaavat myöhemmän vaiheen tilasuunnittelua sekä d) palvelurajaukset. Edellisistä (kohdat 1-3) johdettu alustava listaus ydinpalveluista ja -tuotteista.

Aineiston työstämisessä hyödynnetään kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan motivaatioperustaisia asiakasprofiileita eli Kaupunkilaisprofiileita.

Lisäksi palvelumuotoiluprosessin tuotoksena saadaan laajennuksen ja perusparannuksen tilakuvaus pohjautuen työssä syntyvään palvelukonseptiin, sisältäen mm. toiminnalliset ja tunnelmalliset tilakuvaukset tai suunnitteluperiaatteet, palveluympäristöjen hierarkia ja tilojen keskinäiset riippuvuussuhteet, tavoiteltu kokemus tiloittain, tavoiteltu toiminnallisuus tiloittain. Tilakuvauksen pohjana käytetään alustavaa tilakonseptia. Aiempi kerätty käyttäjätieto hyödynnettävissä työskentelyssä.

Lisäksi mukaan valittava palvelumuotoilutoimisto kutsutaan mukaan Stoan tulevaisuuslaboratorion suunnitteluun ja toimiston toivotaan hyödyntävän ja kehittävän taidelähtöistä menetelmällisyyttä Stoan Tulevaisuuslaboratorion puitteissa. Laboratorion organisointi ja tuottaminen eivät kuulu hankintaan, mutta projektintoimenpiteitä suunnitellessa etsitään synergiaetuja ja suunnitellaan toimenpiteitä yhdessä tulevaisuuslaboratoriotyöryhmän kanssa. Palvelumuotoiluprosessissa toivotaan hyödynnettävän laboratorion avulla kerättyä tietoa työn lopputuloksissa riippumatta tulevaisuuslaboratorion yksittäisten toimien ja tapahtumien toteuttajasta.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialan vs. hallintojohtaja voi päättää hankinnoista 150 000 euroon saakka.

Lisätietojen antaja

Anne Euramaa, vuorovaikutusasiantuntija, puhelin: 09 310 37007

anne.euramaa@hel.fi

Essi Eranka, viestintä- ja markkinointipäällikkö, puhelin: 09 310 74342

essi.eranka@hel.fi

Päättäjä

Petteri Huurre
vs. hallintojohtaja