Kokouskäytännöt, sähköisistä kokouksista siirtyminen normaaliin kokousmenettelyyn, kasvatus- ja koulutuslautakunta ja sen jaostot

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kaupunginhallitus on päättänyt 4.4.2022, 258 §, että kaupungin toimielimet kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta voivat pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä. Kokoukseen on voinut osallistua myös kokouspaikalla. Menettely on alun perin tarkoitettu koronaepidemian aikaiseksi poikkeusjärjestelyksi, jolla turvataan toimielinten toimintaedellytykset kokousrajoitusten ollessa voimassa ja tartuntamäärien lisääntyessä.

Kaupunginhallitus on (13.11.2023, 675 §) kumonnut keväällä 2022 tekemänsä päätöksen kaupungin muiden toimielinten kuin kaupunginvaltuuston sähköisistä kokouksista 1.1.2024 alkaen.

Samalla kaupunginhallitus päätti, että jokainen toimielin voi jatkossa itse päättää sähköisen kokouksen koollekutsumisesta toimielinkohtaisesti. Kaupunginhallitus kehotti muita toimielimiä kuin keskusvaalilautakuntaa käyttämään sähköisiä kokouksia vain aamu- tai iltakoulutyyppisten kokousten järjestämiseen.

Kaupunginhallitus tulee seuramaan toimielinten etäkokouskäytäntöjä ja jos edellä todettua kaupunginhallituksen kehotusta ei noudateta, kaupunginhallitus tulee arvioimaan uudelleen 13.11.2023, 675 § tekemäänsä linjausta sähköisistä kokouksista.

Kaupunginhallitus myös kehotti kaupunginkansliaa jatkamaan kaupungin teknisten ratkaisujen kehittämistä niin, että voidaan varmistua sähköisessä ympäristössä tapahtuvan kokoustamisen täyttävän siltä vaadittavan tietoturvan.

Kaupunginhallituksen päätöksen (13.11.2023, 675 §) perusteluissa todetaan seuraavaa:

”Koronaepidemian tilanteen helpottaessa on tarkoituksenmukaista kumota terveysturvallisuudella perusteltu päätös sähköisistä kokouksista. Vaikka etäkokouksilla on monia etuja, hybridikokouksiin liittyvät haitat voivat vaikuttaa negatiivisesti kokoustilanteen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Toimielinten kokouksiin ei kuitenkaan tule jatkossakaan osallistua sairaana vaan tilanteen vaatiessa luovutettava tehtävän hoitaminen varajäsenelle tai sijaiselle.

Sähköisiin kokouksiin siirtymiseen liittyvät järjestelyt tehtiin kiireellä koronaepidemian alkuvaiheessa. Kokoustoimintaan liittyvien teknisten ratkaisujen, kokousmenettelyn ja toimintatapojen määrittelyn osalta ratkaisu oli osin puutteellinen. Tavoitteena on tarkastella luottamushenkilöiden sähköistä toimintaympäristöä kokonaisuutena, seurata sähköisten kokousratkaisuiden kehitystä ja mahdollistaa sähköisten kokousten hallittu käyttöönotto tarvittaessa myöhemmin.

Sähköisistä kokouksista luopuminen koskee kaikkia kokoukseen osallistuvia. Toimielinten jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeutetuilla viranhaltijoilla tai työntekijöillä ei ole mahdollisuutta osallistua kokoukseen sähköisessä ympäristössä. Asiantuntijoiden kuuleminen yksittäisissä tapauksissa etäyhteydellä on kuitenkin mahdollista, jos se on erityisesti tarpeen asian käsittelyn kannalta.”

Kaupunginhallituksen kehotuksen mukaisesti esitetään, että kasvatus- ja koulutuslautakunta pitää varsinaiset kokouksensa normaalin kokousmenettelyn mukaisesti ja luopuu sähköisistä kokouksista varsinaisten kokousten järjestämistapana 1.1.2024 alkaen.

Lisäksi esitetään, että asiantuntijoiden kuuleminen yksittäisissä tapauksissa etäyhteydellä on kuitenkin mahdollista, jos se on erityisesti tarpeen asian käsittelyn kannalta.

Aamu- tai iltakoulutyyppiset tilaisuudet voitaisiin myös jatkossa pitää sähköisenä kokouksena.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön 29 luvun 22a §:n 2 momentin mukaan kaupunginhallitus voi päättää, että muu toimielin kuin kaupunginvaltuusto voi varsinaisen kokouksen, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, sijasta pitää kokouksen sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla.

Kaupunginhallituksen päätöksen 13.11.2023, 675 § mukaan jokainen toimielin voi jatkossa itse päättää sähköisen kokouksen koollekutsumisesta toimielinkohtaisesti.

Päätös tullut nähtäväksi 21.12.2023

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin kasvatus- ja koulutuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.