Hankinta, projektipäällikkö- ja asiantuntijapalvelu puhelinvaihdeohjausjärjestelmän kilpailutusprojektiin, Palvelukeskus Helsinki

HEL 2024-000226
Talousasiat, verotus ja omaisuuden hallinta
Asialla on uudempia käsittelyjä
Päättäjän muut päätökset
§ 2

Palvelukeskus Helsinki, projektipäällikkö- ja asiantuntijapalvelun hankinta puhelinvaihdeohjausjärjestelmän hankintaprojektiin

Yksikönjohtaja

Päätös

Yksikönjohtaja päätti puhelinvaihdeohjausjärjestelmän hankintaprojektin projektipäällikkö- ja asiantuntijapalvelun hankinnasta:

- hyväksyä First Goal Oy:n (2145959-0) tarjouksen projektipäällikkö- ja asiantuntijapalvelun toimittamisesta palvelukeskusliikelaitoksen puhelinvaihdeohjausjärjestelmän hankintaprojektiin kahdeksi (2) vuodeksi alkaen siitä, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet tätä asiaa koskevan sopimuksen

- oikeuttaa puhelin- ja hyvinvointipalveluiden kehityspäällikön tai hänen määräämänsä allekirjoittamaan tätä asiaa koskevan sopimuksen

- että puhelin- ja hyvinvointipalveluiden kehityspäällikkö tai hänen määräämänsä voi tehdä nyt päätettävään hankintaan tarkennuksia hankintavaltuuksiensa puitteissa.

Lisäksi yksikönjohtaja merkitsi tiedoksi,

- että hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta sekä kansallisen kynnysarvon ylittävässä liitteen E-palveluhankinnassa tai käyttöoikeussopimuksessa hankintasopimus, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi

- että hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 65 000 euroa.

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohteena on palvelukeskusliikelaitoksen omassa toiminnassaan tarvitsema puhelinvaihdeohjausjärjestelmän hankintaprojektin projektipäällikkö- ja asiantuntijapalvelun hankinta. Hankinnalla on haettu sopimustoimittajaa toimittamaan palvelukeskusliikelaitoksen puhelinvaihdeohjausjärjestelmän hankintaprojektiin asiantuntijat (2kpl), joilla on vahvaa aiempaa kokemusta vastaavista asiakaspalveluorganisaatioiden puhelinpalveluiden Contact Center ja Service Desk -toimintojen kehittämiseen liittyvistä asiakaspalvelujärjestelmien määrittely- ja kilpailutusprojekteista.

Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 22.1.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 5.2.2024 klo 12.00.

Määräaikaan mennessä saapuivat seuraavat kaksi (2) tarjousta:
First Goal Oy (2145959-0)
NHG Finland Oy (2195803-1)

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaadittavat selvitykset. Tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja tarjoajat täyttävät asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä tarjottavalle hankinnan kohteelle vähimmäisvaatimukset. Tarjoukset ovat olleet tarjouspyynnön mukaisia ja ne täyttävät tarjouspyynnön mukaiselle hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertailtiin parhaan hinta-laatusuhteen perusteella. Tarjousten laadulliset tekijät vertailtiin ensin. Tarjousten hintatiedot avattiin ja vertailtiin laadullisten tekijöiden vertailun valmistuttua. Hinnan painoarvo tarjousten vertailussa oli 30% ja laadullisten tekijöiden 70%.

Tarjousten laadullinen vertailu perustui seuraaviin tekijöihin:

1. Projektin vetäjän eli vastuuhenkilön ja varahenkilön kokemus asiakaspalveluorganisaatioiden (Contact Center ja/tai Service Desk) kehittämisestä vuosissa (max 20 pistettä)
2. Tarjoavan yrityksen lisäreferenssit hankinnan kohdetta vastaavista palveluista viimeiseltä viideltä (5) vuodelta (max 40 pistettä)
3. Tarjottujen asiantuntijoiden Contact Center ja/tai Service Desk teknologia- ja ohjelmistotuntemuksen esittelykirje (max 10 pistettä)

Tarjousten vertailuhinnat muodostuivat yksikköhintojen ja tilaajan arvioimien toimitusmäärien perusteella.

Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä. Vertailu osoittaa, että kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on tehnyt First Goal Oy.

Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hallintosäännön 11 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan liikelaitoksen johtokunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.

Palvelukeskusliikelaitoksen johtokunnan 31.8.2017 päätöksen § 6 Palvelukeskusliikelaitoksen hankintoihin liittyvän toimivallan siirtäminen mukaisesti palvelukeskusliikelaitoksen viranhaltijoilla on seuraavat hankintavaltuudet: toimitusjohtaja 500 000 € (alv 0 %), yksikönjohtaja 200 000 € (alv 0 %).

Lisätietojen antaja

Ville Hiltunen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 22904

ville.hiltunen@hel.fi

Päättäjä

Risto Paavola
yksikönjohtaja
Lataa tulostusversio (pdf)

Liitteet (pdf)

1. Vertailutaulukko HEL 2024-000226