Valtuustoaloite, parempaa virkakieltä – parempaa kuntademokratiaa

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Kaupunginvaltuutettu Oula Silvennoinen sekä 25 muuta valtuutettua esittävät aloitteessaan, että kaupunki ryhtyy määrätietoisiin ja pitkäjänteisiin toimiin Kansallisten standardisointijärjestöjen liiton ISO:n kesällä 2023 hyväksymän selkeän kielen standardin periaatteiden omaksumiseksi sekä päätöksenteon pohjana toimivassa että kaupunkilaisille suunnatussa virkakielessä. Selkeän kielen standardin periaatteiden omaksumisen keinoksi aloitteessa ehdotetaan kielenhuoltajan viran perustamista kaupunginkansliaan.

Aloitteessa huomautetaan, että vaikeaselkoinen ja kankea virkakieli on suora este tasa-arvon toteutumiselle ja demokratian toiminnalle. Lisäksi aloitetta perustellaan sillä, että Helsingin päätöksenteko ja kaupungin viestintä asukkailleen perustuu ehdottomalta valtaosaltaan suomen ja ruotsinkieliselle kirjoitetulle kielelle. Näin ollen ymmärrettävä ja selkeä virkakieli on tärkeä edellytys kaupunkilaisten taloudellisten, sosiaalisten ja sivistyksellisten oikeuksien toteutumiselle.

Kaupungin viestinnän lähtökohtia

Kaupungin viestintää ohjataan kuntalaissa, julkisuuslaissa, perustuslaissa, kielilaissa, kaupungin hallintosäännössä sekä viestinnän linjauksissa ja ohjeissa. Laeissa ja ohjeissa, joilla viestintää ohjataan, korostetaan, että kaupungin viestinnässä käytetään selkeää, asiallista ja ymmärrettävää kieltä sekä otetaan huomioon eri asukasryhmien tarpeet.

Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille kunnan palveluista, taloudesta, valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä sekä päätöksistä ja niiden vaikutuksista. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet.

Kielilain mukaan Suomen kansalliskielet ovat suomi ja ruotsi. Kaupunki viestii toiminnastaan ja päätöksistään pääsääntöisesti kotimaisilla kielillä. Kaupunki tekee asukasviestintää myös muilla kielillä.

Kaupungin viestinnän ohjeet (Pri 19.06.2019) luovat lähtökohdan kaikelle kaupungin viestinnälle. Helsingin kaupungin viestinnän ohjeiden lähtökohtana ovat perustuslaki, kuntalaki sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (julkisuuslaki), erityisesti niiden sananvapautta, viestintää, vuorovaikutusta ja asiakirjojen julkisuutta koskevat säädökset.

Kaupungin viestinnän ohjeiden mukaan viestinnän tulee olla avointa, ajantasaista ja luotettavaa. Tavoitteena on, että kaupunkilaisilla, yhteisöillä ja yrityksillä on hyvissä ajoin tietoa kaupungin suunnitelmista, toiminnasta ja palveluista sekä mahdollisuus osallistua kaupungin kehittämiseen ja päätöksentekoon.

Selkeä yleiskieli käsitteenä

Kotimaisten kielten keskuksen (Kotus) mukaan virkakieli on kieltä, jota viranomaiset käyttävät työssään. Kuten viranomaisten tehtävät, virkakielikin on moninaista ja sitä käytetään monenlaisissa viestinnän kanavissa. Virkakieltä ovat esimerkiksi säädösten ja EU:n kieli, suunnitelmien, tiedotteiden, lomakkeiden, verkkosivujen ja suullisten asiointien kieli. Kotus kertoo, että virkakieli on yleiskieltä tiukemmin säänneltyä. Yleiskielen normien lisäksi sitä ohjaavat useat lait sekä arvot ja periaatteet, jotka ohjaavat muutenkin viranomaisten toimintaa. Tunnetuin virkakieltä sääntelevistä laeista on hallintolaki, jonka 9. pykälä velvoittaa viranomaiset käyttämään asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä.

Tänä vuonna julkaistu suomenkielinen ISO-standardi on käännös kansainvälisestä selkeän kielen ISO-standardista. Siihen on muokattu joitakin esimerkkejä suomen kieleen paremmin soveltuviksi, mutta muuten se on suora käännös kansainvälisestä versiosta. Kansainvälinen standardi on kansainvälisten selkeän kielen järjestöjen laatima, ja se on tehty eri kieliin ja eri tekstilajeihin soveltuvaksi. Se koskee nimenomaan selkeää yleiskieltä (plain language), ei selkokieltä (easy language).

Standardi laadittiin, jotta kansainvälisellä yhteistyöllä eri alojen kielenkäytön kehittämiseksi olisi yhteinen pohja ja perusta. Tavoitteena oli myös standardin avulla tehdä tekstien kehittämistyötä tunnetuksi ja tarjota siihen työkalu, joka on laajan kieliasiantuntijajoukon laatima ja hyväksymä.

Selkeän kielen ISO-standardi on suositus, eikä velvoittava, kuten monet ISO-standardit ovat. Standardin sisältämät periaatteet, suositukset ja ohjeet ovat sellaisia, jotka jo muutenkin linjaavat Suomessa tehtävää viranomaisten viestinnän kehittämistyötä. Standardi ei siis sinänsä suoraan muuta mitään työn sisältöjä tai linjauksia, vaan toimii pikemminkin taustatukena. Standardi on suunnattu kaikkien tahojen viestintään sekä tekstien tekoon, ei vain viranomaisten teksteihin.

Hyvän virkakielen ja valmistelutyön kehittäminen kaupungilla

Päätösvalmistelijat kiinnittävät huomiota virkakielen ja tekstien selkeyteen. Päätösteksteihin liittyy paljon juridisia termejä ja monimutkaisiakin asioita, joiden ymmärrettävyys tulee varmistaa. Päätöstekstien valmistelijoille on laadittu valmistelutekstien kirjoittamisen opas, joka ohjaa kirjoittamaan hyvää ja selkeää valmistelutekstiä ja kiinnittämään huomiota sekä muotoseikkoihin että sisällölliseen laatuun. Oppaan tavoitteena on yhtenäistää kaupungin päätösvalmistelua tarjoten kaikille kaupungin valmisteluteksteille yhteiset raamit. Oppaassa ohjataan kirjoittamaan valmisteluteksti asialliseen ja selkeään muotoon, käyttäen objektiivista, asiallista, ymmärrettävää ja selkeää virkakieltä. Tämä tarkoittaa, että kohderyhmän tulee vaivatta ymmärtää päätöksen ja sen perustelun sisältö. Asiat tulee ilmaista täsmällisesti kapulakieltä välttäen, ja kirjoitustyyli on pidettävä yksinkertaisena. Tekstissä käytetään virallisia sekä juridisia ilmaisuja, ja virallinen tyyli on säilytettävä läpi asiakirjan.

Päätökset kirjoitetaan suomen tai ruotsin kielellä. Päätösasiakirjojen kieliversioissa noudatetaan kielilakia, jonka mukaan valtuuston kokouskutsu ja pöytäkirja käännetään ruotsiksi. Kaupunginhallituksen ja lautakuntien asiakirjoja ei käännetä, mutta lautakuntien ruotsinkielisten jaostojen asiakirjat kirjoitetaan ruotsiksi. Viranhaltijapäätöksistä julkaistaan ruotsiksi esimerkiksi kasvatuksen ja koulutuksen ruotsinkielisen palvelukokonaisuuden johtajan päätökset.

Kaikkiin kaupunginkanslian kielenkääntäjien tekemiin ruotsinnoksiin sisältyy kieliasun tarkistus. Kielenhuolto on osa käännösprosessin laadunvarmistusta ja kaupungin kääntäjät ottavat tarvittaessa yhteyttä tekstin valmistelijaan tai kirjoittajaan mahdollisten epäselvien tai monitulkintaisten ilmaisujen tarkentamiseksi.

Hyvän virkakielen ja esitystekstien valmistelun koulutusta on järjestetty aika ajoin. Koulutuksissa on käyty läpi valmisteluprosessien lisäksi hyvää virkakieltä ja päätöstekstien selkeyteen on kiinnitetty huomiota. Hyvän virkakielen ja ymmärrettävien esitys- ja valmistelutekstien edistämiseksi kaupunki järjestää jatkossakin koulutusta. Kaupungilla on mahdollisuus järjestää koulutuksia joko itse tai esimerkiksi hyödyntämällä Kotimaisten kielten keskuksen (Kotus) räätälöityjä koulutuksia valmistelijoille ja päätösviestijöille.

Tämän lisäksi kaupunki ohjaa valmistelijoita ja päätösviestijöitä itsenäiseen opiskeluun Kotuksen ja Kielitoimiston materiaalien avulla sekä erilaisten muiden oppaiden omaehtoiseen tutustumiseen. Oppaita täydentävät myös Kotimaisten kielten keskuksen selkeän kielen standardi sekä kaupungin eri toimialojen omat päätösvalmisteluoppaat.

Helsingin kaupunki panostaa laadukkaaseen ja selkeään viestintään sekä hyvään virkakielen käyttöön. Muun muassa kaupungin verkkosivujen uudistuksessa määritellyt visio ja palvelulupaukset edistävät asiakas- ja asiointikokemusta sekä Hel.fi:tä helsinkiläisten tärkeänä mediana. Luottamuselinten kokouksissa toimivat päätösviestinnän asiantuntijat ovat paneutuneet erityisesti päätösasioiden viestintään, varmistaen ymmärrettävän ja tiivistetyn päätöstiedon kokousten jälkeen. Päätösviestinnässä panostetaan yleistajuisten päätösuutisten ja -tiedotteiden kirjoittamiseen.

Kielenhuoltajien käyttö eri viranomaisissa

Kaupunginkanslian tekemän selvityksen perusteella voidaan todeta, että kielenhuoltajan nimikkeellä työskenteleviä kielenhuollon ammattilaisia (suomen kieli) ei ole käytössä kunnissa ja kaupungeissa. Myöskään Kuntaliitossa ei ole kielentarkistajaa (suomen kieli). Kuntaliitossa ja kaksikielisissä kunnissa on ruotsin kääntäjien tiimi ja tiimin kääntämiin teksteihin sisältyy kieliasun tarkistus.

Valtionhallinnossa kielenhuollon ammattilaisia on ainakin valtioneuvoston kansliassa sekä eduskunnassa, joissa lakien, säädösten sekä muuhun oikeudellisen kirjoittamisen laatuun täytyy kiinnittää erityistä huomiota. Valtionhallinnossa työskentelee myös ruotsin kääntäjiä ja heidän sekä freelance-kääntäjien tekemiin käännöksiin tehdään kielentarkistus satunnaisina pistokokeina.

Tämänhetkisen arvion mukaan Helsingin kaupungilla ei ole tarvetta tai suunnitelmaa suomen kielen kielenhuoltajan tehtävän perustamiseksi. Kaupungilla kielenhuoltoa tekee osana työtehtäviään sekä viestinnän ja journalismin että eri kielten, kielitieteen ja käännöstieteiden ammattilaisia. Lisäksi viestinnän ja kääntämisen käytäntöihin kuuluu tekstien tarkistuttaminen työyhteisössä ennen julkaisua.

Kaupunginhallitus katsoo, että kaupunginkanslian tulee varmistaa, että aktiivinen kielenhuollon kehitys- ja koulutustyö kaupungin henkilöstön keskuudessa on selkeästi vastuutettu jollekulle organisaatiossa.

Kaupunginhallitus 16.09.2024 § 560

Päätös

Käsittely

09.09.2024 Pöydälle

02.09.2024 Pöydälle

Esittelijä

Lisätiedot

Pi Krogell-Magni, viestintäpäällikkö, puhelin: 09 310 73511

Päätös tullut nähtäväksi 02.10.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §