Hankinta, vammaisten työ- ja päivätoiminta, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Ostopalvelupäällikkö ********** on kutsuttuna asiantuntijana.

Hankinnan kohde ja taustaa

Hankinnan kohteena on päiväaikaisen toiminnan palvelut helsinkiläisille vammaisille, kehitysvammaisille ja autismikirjon henkilöille. Päiväaikainen toiminta on kodin ulkopuolella järjestettyä toimintaa, joka vahvistaa palvelunkäyttäjän arjen taitoja ja tukee itsenäisen elämän edellytyksiä.

Päiväaikaista toimintaa järjestetään pääsääntöisesti yli 18-vuotiaille ja joissain erityistapauksissa perusopetuksen päättäneille 16-vuotiaille. Päiväaikaisen toiminnan palveluita ovat päivätoiminta, työtoiminta ja työhönvalmennus. Palveluja hankitaan sekä suomen että ruotsin kielellä.

Palvelua hankitaan koko Suomen alueelta. Tarkoituksena on saada myös nykyisten asiakkaiden palvelut mahdollisimman kattavasti kilpailutetun sopimuksen piiriin. Kilpailutuksen vuoksi nykyisten asiakkaiden ei tarvitse vaihtaa työ- ja päivätoiminnan palveluyksikköä. Uusien asiakkaiden palvelut hankitaan kyseistä palvelua koskevan sosiaalihuollon lainsäädännön edellytysten mukaisesti asiakkaan tarpeet huomioiden.

Palvelutuottajan tulee noudattaa voimassa olevaa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä muuta kyseisten palvelujen tuottamiseen liittyvää lainsäädäntöä.

Asiakkaat

Työ- ja päivätoimintapalvelujen piirissä on tällä hetkellä yhteensä noin 1180 helsinkiläistä asiakasta, joista 498 on kaupungin omissa palveluissa ja 682 ostetuissa palveluissa.

Ostettujen palvelujen asiakkaista valtaosa saa palvelunsa pääkaupunkiseudulla sijaitsevista yksiköistä. Pääkaupunkiseudun ulkopuolisissa yksiköissä käy 35 asiakasta. Lisäksi noin 20 asiakasta on muiden hyvinvointialueiden palveluissa ympäri Suomen. Näiden asiakkaiden palvelut hankitaan sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021, jäljempänä sote-järjestämislaki) perusteella erillisillä, hyvinvointialueiden ja Helsingin kaupungin keskinäisillä sopimuksilla.

Hankinnan yleiset edellytykset

Helsingin kaupunkistrategia ja sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan palvelustrategia on otettu palvelujen järjestämisessä huomioon. Hankinnan kohteena olevien palvelujen hankkiminen yksityiseltä palveluntuottajalta on tarpeen palvelujen tarkoituksenmukaiseksi järjestämiseksi ja asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaavien palvelujen riittävän saatavuuden takaamiseksi Helsingin kaupungilla. Tilaaja on huomioinut hankintaa määritellessään sote-järjestämislain vaatimukset palveluiden järjestämisvastuusta ja asiakkaiden palveluiden yhdenvertaisesta toteutumisesta. Hankinnan tavoitteena on tuottaa vammaisten päiväaikaisen toiminnan palveluja Helsingin kaupungin asiakkaiden tarpeita vastaavasti sekä erilaiset palvelutarpeet riittävästi huomioiden.

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys ja pelastustoimialan järjestämisvastuulle kuuluvien 1.1.2025 voimaantulevan vammaispalvelulain mukaisten vammaisten päiväaikaisen toiminnan palvelujen tuottaminen.

Hankinta täyttää sote-järjestämislain 12 §:ssä asetetut edellytykset palvelujen hankkimiseksi yksityisiltä palveluntuottajilta ja on myös tarkoituksenmukaista tehtävien hoitamiseksi kyseisessä pykälässä tarkoitetulla tavalla. Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala kykenee toteuttamaan sote-järjestämislain 8 §:ssä säädetyn järjestämisvastuunsa ja palvelutoiminnan jatkuvuuden.

Tilaaja varmistaa palveluntuottajan kanssa tehtävällä sopimuksella sote-järjestämislain 15 §:ssä asetetut vaatimukset. Tilaaja seuraa sopimuskaudella palvelun tuottamista ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä. Tilaaja on varautunut palveluiden jatkuvuuden hallintaan sekä potentiaalisimpiin häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta (741/2023) 6 §:ssä säädetään palveluntuottajan yleisistä edellytyksistä ja 7 §:ssä palveluntuottajan luotettavuuden toteamisesta.

Hankinnan kustannusvaikutukset ja suhde talouden muutosohjelman tavoitteisiin

Vammaispalvelujen kustannukset ovat kasvaneet viimeisen kahdeksan vuoden aikana reippaasti. Kasvun syynä on ensisijaisesti ollut vammaisten laitosasumisen purku, jonka kustannuksia kasvattavat vaikutukset on valtakunnallisesti tunnistettu, joskin harvemmin huomioitu määrärahojen jaon yhteydessä. Helsingin kaupungin osalta 56 prosenttia vammaispalvelujen kokonaiskustannuksista muodostuu asiakaspalvelujen ostoista.

Ostettujen päiväaikaisen toiminnan järjestämisessä on turvauduttu suorahankintoihin, koska puitesopimuspaikkoja tai kaupungin oman toiminnan palveluja ei ole ollut riittävästi saatavilla.

Helsingin kaupungin strategisen hankinnan yksikön toteuttaman vammaispalvelujen tuotantotapa-analyysi osoitti, että vaikka kustannukset ovat kasvaneet vuosittain, on palvelujen saatavuudessa ja riittävyydessä ollut aukkoja. Kaupungin järjestämisvastuu vaatii entistä vahvempaa strategista toimintaa, jotta monituottajamallin kokonaisuus on hallittavissa ja jotta pystytään tekemään optimaalisia ratkaisuja toiminnan kehittämiseksi, esimerkiksi mitä palveluja kaupungin kannattaa itse tuottaa ja mitä taas ostaa.

Tuotantotapa-analyysin johtopäätösten pohjalta vammaispalveluissa on tehty pidemmän aikavälin strategista suunnitelmaa palvelujen optimaalisen järjestämisen mahdollistamiseksi ja kustannusten kasvun hillitsemiseksi. Keskeistä on oman palvelutoiminnan kehittäminen vastaamaan paremmin erilaisiin, etenkin erityisen vaativiin tarpeisiin, jolloin ostettujen palvelujen painopistettä saadaan vähitellen siirrettyä kevyempään suuntaan. Samalla kilpailutettujen palvelujen ja palvelusetelien houkuttelevuutta ja erilaisten asiakastarpeiden kattavuutta tulee lisätä. Tässä hankinnassa erilaisten asiakastarpeiden monimuotoisuutta on huomioitu lisäämällä palveluluokkien määrää.

Toimialan talouden muutosohjelmaan on kirjattu ostopalvelujen hallintaan ja hankintoihin linkittyviä toimenpiteitä, joiden tavoitteena on hillitä kustannusten kasvua. Yksi keskeisimmistä ostopalveluja koskevista toimenpiteistä on saada suorahankinnat kilpailutettujen sopimusten piiriin, sillä vain siten ostopalvelujen kokonaisuuden hallinta ja systemaattinen seuranta mahdollistuu.

Vammaisten päiväaikaisen toiminnan tarjonta on varsin rajallista, minkä vuoksi hankinnassa ei aseteta tarjouksille maksimi- eikä minimihintoja. Kaupungin on joka tapauksessa järjestettävä vammaisten asiakkaiden välttämättömät palvelut, ja koska markkinoilla ei ole todellista kilpailua riittämättömän tarjonnan vuoksi, ei kattohintojen asettamisestakaan olisi hyötyä, kun palvelut joudutaan järjestämään viime kädessä suorahankintana palveluntuottajan itse määrittelemän hinnoittelun mukaisesti.

Tarjouksia ei tulla vertaamaan laadun perusteella, sillä laatuvaateet on määritelty palvelukuvauksessa jo lähtökohtaisesti korkealle tasolle. Yhtenäiset laatuvaateet ja yhtenäiset palvelukuvaukset omiin ja ostettuihin palveluihin mahdollistavat asiakkaiden yhdenvertaisuuden ja palveluntuottajien tasapuolisen kohtelun. Kilpailutetun sopimuksen asiakaspalveluostojen laskutuksen ja raportoinnin vienti palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmään puolestaan mahdollistaa suoritteiden ja kustannusten ajantasaisen tarkastelun sekä objektiivisen vertailun oman ja ostetun palvelun välillä.

Hankinnan valmistelu ja sidosryhmien osallisuus

Helsingin kaupungin strategisen hankinnan yksikön toteuttaman vammaispalvelujen tuotantotapa-analyysin tulokset ja johtopäätökset on huomioitu hankinnan valmistelussa.

Valmistelun alkuvaiheessa päättyvää sopimuskautta tarkasteltiin ja arvioitiin erityisesti palvelujen järjestämisen, laadun, yhteistyön ja talouden kannalta strategisen laatukuvan rakentamiseksi tulevalle kaudelle. Tähän hyödynnettiin sopimuskauden aikaisesta laadunvalvonnasta saatua tietoa sekä tuotantotapa-analyysin yhteydessä toteutetun palveluntuottajakyselyn tuloksia. Lisäksi haastateltiin palvelusta vastaavia päälliköitä sekä kaupungin omista että ostetuista palveluista.

Palvelujen käyttäjien läheisten toiveita ja ajatuksia kartoitettiin toteuttamalla tyytyväisyyskysely sekä oman että ostetun palvelun käyttäjien läheisille. Vastauksia saatiin yhteensä 257. Läheiskyselyn tuloksista saatiin arvokasta tietoa paitsi hankinnan valmisteluun, erityisesti sopimuskauden aikaiseen yhteistyöhön ja osallisuuteen, mutta myös vammaispalvelujen strategiseen suunnitteluun ja toiminnan kehittämiseen.

Palvelujen käyttäjien äänten kuulumista ja osallisuutta pyrittiin varmistamaan asiakasraatien ja työpajojen avulla. Asiakasraateja järjestettiin 12, joista kuusi suuntautui päiväaikaisen toiminnan yksiköihin, sekä omaan että palveluntuottajien tuottamaan toimintaan. Yhteinen työpaja päiväaikaisen toiminnan asiakkaille ja henkilökunnalle järjestettiin joulukuussa 2023.

Valmistelun alkuvaiheessa järjestettiin tiedotustilaisuus kaupungin sisäisille toimijoille.

Palveluntuottajille järjestettiin infotilaisuus 13.11.2023. Markkinavuoropuheluun liittyvät kysymykset palveluntuottajille lähetettiin 20.12.2023, vastausaikaa kyselyyn oli 15.1.2024 saakka. Palveluntuottajien työpaja järjestettiin 5.2.2024.

Sopimuskauden aikainen toiminta

Sopimuskauden aikana tavoitteena on, että Helsingin kaupungin vammaispalvelujen palvelutuotanto ja yksityiset palveluntuottajat kehittävät yhdessä palveluita. Yhteiskehittämistä toteutetaan valittujen teemojen osalta vuosittaisissa yhteisissä tilaisuuksissa, jotka kaupunki järjestää. Sopimuskauden aikana järjestetään yhteisiä tilaisuuksia valituista teemoista; esimerkiksi itsemääräämisoikeus, kirjaaminen ja lääkehoito.

Palvelukuvauksen liitteeksi laadittiin vammaispalvelujen asumisen ja päiväaikaisen toiminnan laadun ja osallisuuden tuen opas. Siinä kuvataan sopimuskautta ohjaavat arvot, laadukkaan palvelun toimintaperiaatteet sekä tulevaisuuden laadun visio. Opas ohjaa sekä Helsingin kaupungin tuottamaa että ostettua palvelutoimintaa. Sopimuskauden aikana Helsingin kaupungin omien palvelujen ja yksityisten palveluntuottajien on tarkoitus kehittää asiakkaan osallisuuden vahvistamisen menetelmiä sekä asiakasraati-konseptia yhdessä asiakkaiden ja heidän läheistensä kanssa.

Palvelujen asiakas- ja läheiskokemusta kerätään vuosittain toteutettavilla kaupungin laatimilla kyselyillä. Palveluntuottajalla ja sen alaisilla yksiköillä on velvollisuus toteuttaa omalta osaltaan nämä asiakas- ja läheistyytyväisyyskyselyt. Palveluntuottajien tulee kerätä henkilöstökokemustietoa säännöllisesti ja toteuttaa henkilöstön tyytyväisyyskysely vuosittain. Sama vaade koskee kaupungin omaa palvelutuotantoa.

Palvelujen ja palvelujen järjestämisen omavalvonnan läpinäkyvyyttä lisätään sopimuskaudella. Palvelujen käyttäjille ja heidän läheisilleen järjestetään vuosittain tilaisuuksia, joissa käsitellään omavalvonnan toteutusta ja havaintoja, muun muassa palvelutoiminnan asiakasturvallisuutta, laatua sekä asiakas-, läheis- ja henkilöstökokemusta.

Hankinnan kohde

Hankinnan osa-alueet ovat työhönvalmennus, työtoiminta ja päivätoiminta. Osa-alueiden sisällä on palveluluokkia asiakkaan tuen tarpeen mukaisesti.

Hankintamenettely

Vammaisten työ- ja päivätoiminnan palvelujen hankinnan arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) liitteen E tarkoittaman sosiaali- ja terveyspalvelujen kynnysarvon.

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu hankintalain 100 §:n mukaisella hankintayksikön itse määrittelemällä hankintamenettelyllä, jossa noudatetaan hankintalain 3 §:n periaatteita. Hankinnassa käytettävä hankintamenettely on kuvattu liitteessä hankintamenettelyn kuvaus. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään palvelujen sisällöt sekä tarjoajille asetettavat soveltuvuusvaatimukset ja palvelulle asetettavat vähimmäisvaatimukset.

Hankintamenettely on kestonsa ajan avoin kaikille tarjouspyynnön
vaatimukset täyttäville palveluntuottajille, ja se avataan sopimuskauden aikana kerran vuodessa uusille tarjouksille, jolloin uudet tarjoajat ja hankintamenettelyyn aiemmin valittujen palveluntuottajien uudet yksiköt voivat jättää tarjouksen.

Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on halvin hinta. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään halvinta hintaa, koska tarjouspyyntöasiakirjoissa on asetettu tarjoajille korkeat soveltuvuusvaatimukset ja palvelulle korkeat laadun vähimmäisvaatimukset. Kun kaikki nämä tarjouspyynnön vaatimukset täyttyvät, tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehneet tarjoajat valitaan palveluntuottajiksi. Palveluntuottajat asetetaan hankintamenettelyyn ensisijaisuusjärjestykseen palveluittain (hankinnan osa-alueittain) hinnan perusteella.

Vertailuhinta muodostuu osa-alueittain seuraavasti:

Työhönvalmennus: Palveluluokka 1:n ja palveluluokka 2:n hinnat lasketaan yhteen, josta saadaan vertailuhinta.

Työtoiminta: Palveluluokka 1:n hinnan painoarvo on 25 prosenttia, palveluluokka 2:n hinnan painoarvo on 50 prosenttia ja palveluluokka 3:n hinnan painoarvo on 25 prosenttia. Painotettujen hintojen summasta saadaan vertailuhinta.

Päivätoiminta: Palveluluokka 1:n hinnan painoarvo on 15 prosenttia, palveluluokka 2:n hinnan painoarvo on 40 prosenttia, palveluluokka 3:n hinnan painoarvo on 40 prosenttia ja palveluluokka 4:n hinnan painoarvo on 5 prosenttia. Painotettujen hintojen summasta saadaan vertailuhinta.

Hankintamenettelyn kaikki ehdot on vahvistettu etukäteen, eikä
yksittäisten asiakkaiden palveluista järjestetä kevennettyä kilpailutusta tilausvaiheessa. Hankintamenettelyn sisällä tilaaja tekee päätöksen asiakaskohtaisen palvelun valinnasta kyseistä palvelua koskevan sosiaalihuollon lainsäädännön edellytysten mukaisesti (katso hankintalaki 108 §).

Mikäli asiakkaan tarpeeseen vastaavia, samanveroisia palveluntuottajia on kyseisessä palvelussa (osa-alueessa) useita, toteutetaan valinta hankintamenettelyn ensisijaisuusjärjestyksen mukaisesti. Palveluntuottajia kohdellaan palvelun valinnassa tasapuolisesti ja syrjimättömästi.

Esityksen liitteinä (1–7) olevissa tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään tarkemmin hankintamenettelyn periaatteet, hankittava palvelu sekä tarjoajille ja palvelulle asetettavat vaatimukset, jotka ovat ehdottomia vähimmäisvaatimuksia. Ehdottomien vähimmäisvaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan, ja palvelun laatua valvotaan
säännöllisesti sopimuskauden aikana.

Hankintalain 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Linkki johtaa ulkoiseen palveluun) , joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä esityksen liitteenä.

Sopimus

Hankinnan sopimuskausi on neljän vuoden mittainen, ja se on suunniteltu alkavaksi 1.2.2025. Sopimuskausi päättyy 30.1.2029, vaikka sopimuskauden alkamisajankohta siirtyisi. Tilaajalla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella (2) enintään yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta kuusi (6) kuukautta ennen optiokauden alkamista.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo laskettuna hankintamenettelyn kokonaiskestolle optiokaudet mukaan lukien on 90 000 000 euroa.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn hankintamäärään, vaan palvelua hankitaan asiakkaiden tarpeen mukaisesti.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on päättänyt 12.12.2023 § 260 sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen, jonka laskennallinen arvo on enemmän kuin 500 000 euroa.

Sopimuksen allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä.

Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajalla.

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta 23.04.2024 § 81

Päätös tullut nähtäväksi 16.05.2024

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Pöytäkirjan 90, 91, 92, 93 (A), 94 (A), 95 (A), 96 (A), 97, 98, 99, 100 ja 102 (B) §:t.

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Pöytäkirjan 93 (B), 94 (B), 95 (B), 96 (B) ja 102 (A) §:t.

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.