Hankinta, yhteishankinta, AV- ja esitystekniikka, Ilmalan Aura

Tämä päätös korvaa Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelun päällikön päätöksen HEL 2024-004727 24.10.2024 5§.

Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelun päällikkö hyväksyi Lyreco Finland Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että Lyreco Finland Oy:n kanssa tehdään pääkaupunkiseudun liikenteenhallintakeskuksen (PLH-keskus) AV- ja esitystekniikan sekä kokonaisuutta koskevien takuu- ja tukipalveluiden hankintaa koskeva hankintasopimus.
Hankinnan arvo on 500 000 euroa (alv 0 %) koko sopimuskauden aikana.

Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelun päällikkö hylkäsi Electro Waves Oy:n tarjouksen, koska se ei täytä tarjouksen sisällölle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.

Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen hankintasopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimus tulee voimaan, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.

Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.

Aiemman päätöksen korvaaminen

Päätöksessä HEL 2024-004727 24.10.2024 5§ hankinnan arvoksi on virheellisesti merkitty 299 831,65 euroa (alv. 0%), vaikka hankinnan arvo on 500 000 euroa (alv. 0%).

Hankinnan kohde ja hankintamenettely

Hankinnan kohteena on Ilmalan Aura -liikenteenhallintakeskuksen AV ja esitystekniikan hankinta, asennus, konfigurointi, koulutus ja ylläpito.

Kilpailutus perustuu Helsingin kaupunkiympäristön toimialan
06.09.2024 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2024-004727. Hankinta on toteutettu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisella avoimella menettelyllä. Kyseessä on EU-kynnysarvon
ylittävä tavarahankinta.

Hankinnasta on julkaistu EU-hankintailmoitus 06.09.2024 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin ko. tarjouspyyntöä koskeva Internet-osoite, josta tarjouspyyntöasiakirjat olivat sähköisesti saatavissa.

Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 30.9.2024, korjauksen syynä oli virhe hintaliitteessä.

Kilpailutuksen perusteella valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja.

Tätä hankintasopimusta ei ole jaettu osiin, koska hankinta on kokonaisuus, jonka jakaminen tekisi sopimuksen toteuttamisesta teknisesti vaikeaa.

Kilpailutus on toteutettu yhteistyönä Helsingin, Vantaan ja Espoon kaupungin sekä Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy:n välillä. Kaupunkiympäristön toimiala vastaa sopijapuolten valtuutuksella yksin kaikkien sopijapuolten puolesta myös hankintapäätöksen tekemisestä ja siihen liittyvästä mahdollisesta muutoksenhakumenettelystä.

Hankintayhteistyö on toteutettu hankintalain (1397/2016) 21 §:ssä tarkoitettuna yksittäisen hankinnan toteuttamiseksi muodostettuna hankintarenkaana.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 14.10.2024 klo 10.00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat:

Electro Waves Oy
Lyreco Finland Oy

Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Tarjouspyynnössä edellytettiin, että tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa vaaditut tarjoavaa yritystä koskevat tiedot.

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.

Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä esitettiin tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarkastusvaiheessa todettiin, että Electro Waves Oy:n tarjous on tarjouspyynnön vastainen, koska Electro Waves Oy:n tarjouksen hintaliite on täytetty ohjeiden vastaisesti muuttamalla solujen F18, F22 ja F37 sisältöä. Liitteessä ilmoitettua hintaa ei voida pitää vertailukelpoisena em. muutosten johdosta.

Tarjouspyynnössä tarjoajaa on ohjeistettu seuraavasti: "Tarjoajan tulee täyttää pyydetty tieto kaikilla välilehdillä keltaisella merkittyihin soluihin. Muilta osin lomaketta ei saa millään tavoin muuttaa."

Näin ollen Electro Waves Oy:n tarjous tulee hylätä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.

Toinen saatu tarjous täytti tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjous on tarjouspyynnön mukainen.

Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta

Tarjouspyynnössä on määritelty tarjousten valintaperusteet. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan halvimman hinnan perusteella.

Halvinta hintaa voitiin käyttää vertailuperusteena, koska hankintaa koskevat laatutekijät otettiin huomioon tarjoajaa koskevissa soveltuvuusvaatimuksissa ja hankinnan kohteelle asetetuissa laatua koskevissa vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousvertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Lyreco Finland Oy.

Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.

Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu.

Puitesopimus AV- ja esitysjärjestelmästä on voimassa neljä (4) vuotta allekirjoituksesta.

KVM-järjestelmän tukea ja ylläpitoa koskeva palvelusopimus tulee voimaan myöhäisimmästä allekirjoituspäivämäärästä ja on voimassa toistaiseksi kahdentoista (12) kk irtisanomisajalla toimittajan puolelta ja kuuden (6) kk tilaajan puolelta.

Viranhaltijan toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (13.12.2022 § 711) mukaan Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelun päällikkö
on hankintavaltuudet enintään 1 500 000 euron suuruisiin hankintoihin. Kehittämis- ja digitalisaatiopalvelun päällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.