Hankinta, vainajalogistiikkasovellus, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä ja allekirjoittaa Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ja Helsingin seurakuntayhtymän välisen yhteistyösopimuksen vainajalogistiikka.fi-sovelluksen käyttöönotosta.

Yhteistyösopimuksenmukainen hankinta toteutetaan hankintalain 16 §:n mukaisena hankintana toiselta hankintayksiköltä, johon ei sovelleta hankintalakia.

Yhteistyösopimuksen arvolisäveroton kokonaiskustannus on yhteensä 72 173,62 euroa neljän käyttövuoden mukaan laskettuna.

Vainajalogistiikka.fi-sovelluksen kuvaus

Helsingin alueella on puutetta riittävistä vainajien kylmäsäilytystiloista ja vainajien aiempaa pidempien säilytysaikojen vuoksi säilytystilan tarve on kasvanut. Nykyisillään vapaiden vainajatilojen sekä vainajien sijaintitietojen etsiminen on manuaalista ja aikaa vievää. Lisäksi tietojen ylläpitäminen on tehotonta ja tiedot eivät ole avoimia tarvittaville vainajalogistiikan sidosryhmille.

Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala on neuvotellut Helsingin seurakuntayhtymän kanssa sen hallinnoiman Vainajalogistiikka.fi-palvelun käyttöönottomahdollisuudesta. Vainajalogistiikka.fi-sovellus on pääkaupunkiseudun seurakuntayhtymien (Helsinki, Espoo ja Vantaa) yhdessä luoma järjestelmä, jonka avulla pystytään seuraamaan reaaliaikaisesti mukana olevien organisaatioiden kylmiötiloissa olevia vainajia sekä kokonaiskylmiökapasiteettia. Sovellusta käyttävät sopimuksen allekirjoitushetkellä seurakuntatalouksien (Helsinki, Espoo, Vantaa, Jyväskylä ja Pori) lisäksi Vantaan ja Keravan hyvinvointialue, Hietaniemen krematoriosäätiö sekä edellä mainittujen käyttäjäorganisaatioiden toiminta-alueilla toimivat hautaustoimistot ja vainajia kuljettavat yritykset.

Vainajalogistiikka.fi on selainpohjainen sovellus, jonka avulla on mahdollista tarkkailla järjestelmän piirissä olevien kylmiötilojen kapasiteettia sekä etsiä em. tiloissa olevien vainajien sijaintia yksilöidyn vainajakoodin tai henkilötunnuksen avulla. Sovellus hakee tiedot hallittua rajapintaa pitkin yhteisestä vainajatietokannasta, jonne vainajien tiedot on ensimmäisellä kirjaamiskerralla tallennettu.

Yhteistyösopimus liittää Helsingin kaupungin vainajasäilytystilat sovelluksen piiriin. Uusien tilojen lisäämisestä syntyy prosessihyötyjä kaikille sidosryhmille sekä toimijoille pääkaupunkiseudun alueella. Lisäksi se auttaa selkeyttämään vainajan polkua sairaalasta aina hautaan saakka.

Hankintayksiköiden välinen horisontaalinen yhteistyö

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) muutoksineen 16 §:n mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintayksiköiden väliseen hankintaan, jolla hankintayksiköt toteuttavat yhteistyössä ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi niiden vastuulla olevat yleisen edun mukaiset julkiset palvelut.

Helsingin seurakuntayhtymä on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö. Sovelluksen kautta osapuolet tuottavat yhteistyössä avointa paikkatietoa vainajien sijainnista, jonka avulla ne toteuttavat hautaustoimilain (457/2003) 2 §:n 1 momentin mukaista velvoitetta vainajien hautaamisesta tai tuhkaamisesta viivytyksettä. Seurakuntayhtymä omistaa tekijänoikeudet sovelluksen lähdekoodiin. Edeltävän kolmen vuoden aikana muita kuin sopimuksen osapuolia varten toteutettujen yhteistyön piiriin kuuluvien palvelujen arvo on ollut keskimäärin alle 33 000 euroa vuodessa, joten hankintalain 16 §:n 3 momentin mukaan palvelujen tuottamista koskevaa prosentuaalista rajoitusta ei sovelleta.

Yhteistyön kustannukset ja toimivalta

Helsingin seurakuntayhtymä on antanut palvelun käyttöönotosta tarjouksen, jonka mukaan käyttöönottokustannus on 34 117,62 euroa ja vuotuinen ylläpitokustannus Helsingin kaupungin asukasmäärän mukaan sopimuksen tekohetkellä 9 514,00 euroa vuodessa. Vuotuiseen ylläpitokustannukseen vaikuttaa toteutunut ylläpitokustannus ja vainajalogistiikka.fi-palvelua käyttävien organisaatioiden toiminta-alueiden asukasmäärä. Laskutus tapahtuu toteuman mukaan. Ylläpitokustannus veloitetaan käyttöönottokuukautta seuraavan kuukauden alusta lukien.

Sopimuksen kertaluonteiset kustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan ICT-investointibudjetista digitaalisten palvelujen kehitykseen varatusta määrärahasta. Sopimuksen jatkuvan palvelun kustannukset maksetaan sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan atk-käyttötalouden määrärahasta.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta yhteistyösopimuksen.

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-,
terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 12.12.2023 § 260.