Hankinta, venepaikkajärjestelmä, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

HEL 2024-011539
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 51

Venepaikkojen varausjärjestelmän hankinta

Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Päätös

Toimialajohtaja päätti hankkia Uuden Venepaikkajärjestelmän kokonaistaloudellisesti edullisimmalta tarjoajalta Timmi Software Oy.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on neljän (4) vuoden sopimuskaudella alle 450 000 euroa.

Päätöksen perustelut

Hankinnan kohde

Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala hankkii verkon yli toteutettavana kokonaispalveluna (SaaS) venepaikkavarausjärjestelmän, jolla voidaan suorittaa kaupungin varattavien venepaikkojen hallintaan liittyvät prosessit. Helsingissä on useita kymmeniä venesatamia, joissa on yhteensä noin 12 000 venepaikkaa. Kolmannes venepaikoista vuokrataan suoraan veneilijöille. Loput venepaikat on vuokrattu venekerhoille ja pursiseuroille, jotka vuokraavat niitä edelleen jäsenistölleen.

Nykyisessä, korvattavassa venepaikkajärjestelmässä hoidetaan pääasiassa yksityisille veneenomistajille (sekä yksityishenkilö- että yritysasiakkaat) tarkoitettujen kaupungin venesatamissa ja talvisäilytysalueilla sijaitsevien paikkojen sekä veneilyn lisäpalvelujen hallintaan liittyvät prosessit. Vuokrattavia venepaikkoja on noin 4000 ja talvisäilytyskapasiteettia on sekä ruudutetut että ruuduttamattomat talvisäilytysalueet huomioon ottaen noin 1500 veneelle.

Hankinnan osatavoitteena on sujuvoittaa ja automatisoida prosesseja, ja näin ollen muun muassa vähentää hakemusten käsittelyyn tarvittavaa manuaalista työmäärää. Hankittavan järjestelmän myötä venepaikkavarauspalvelussa on tarkoitus siirtyä malliin, jossa kaupungin venepaikka-asiakkaat voivat varata paikkoja suoraan järjestelmässä, ilman nykyistä hakemus- ja jonotusprosessia. Hankittavan varausjärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet ovat venepaikkojen sekä talvisäilytyspaikkojen varaaminen, venepaikkavarausten hallinnointi, laskutus/maksaminen ja viestintä.

Hankintamenettely

Tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi) ja tarjouspalvelu.fi -palvelussa 12.9.2024. Hankinta on Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2015 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Kilpailutus suoritettiin avoimena menettelynä.

Tarjoukset

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 14.10.2024 klo 12. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta tarjoajilta; HiQ Public Oy, Timmi Software Oy.
Tarjousten avaamisen jälkeen tarkastettiin tarjoajien soveltuvuus tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Todettiin, että kaikki tarjoajat täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjoajien soveltuvuustarkastuksen jälkeen tarkastettiin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Timmi Software Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö. Saadun täsmennyksen perusteella todettiin, että Timmi Software Oy tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.
Tarjousvertailuun hyväksyttiin kaksi (2) tarjousta.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan (hankintalain 106 §).

Tarjousvertailun perusteella Timmi Software Oy oli kokonaistaloudellisesti edullisin ja tulee siten valituksi palvelun toimittajaksi tarjouspyynnön menettelysääntöjen mukaisesti. Tarjousvertailu suoritettiin tarjoajien tarjoushinnan (painoarvo 30 %) ja laadun (painoarvo 70 %) perusteella.

Tarjoajien vertailupisteet olivat HiQ Public Oy 83,39 ja Timmi Software Oy 100,00.

Toimivalta

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 12.4.2023, § 50 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että toimialajohtaja voi päättää hankinnoista 500 000 euroon saakka.

Lisätietojen antaja

Jari Niskanen, hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 34163

jari.k.niskanen@hel.fi

Tuula Hannonen, ICT-kehityspäällikkö, puhelin: 09 310 37065

tuula.hannonen@hel.fi

Päättäjä

Juha Ahonen
kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja