Hankinta, pyörätuolit, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valita pyörätuolien hankinnassa osa-alueittain ensisijaisuusjärjestyksessä seuraavat toimittajat ja tuotteet:

Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti hylätä Nordic Wear Intl Oy:n tarjouksen osa-alueen 2 osalta sekä Respecta Oy:n tarjoukset osa-alueiden 2 ja 4 osalta.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valinnat ja ensisijaisuusjärjestys on tehty tarjousvertailun (liite 1 Tarjousten vertailutaulukko) mukaisesti.

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 15.1.2025–30.11.2026.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella mahdollinen optiokausi huomioiden on noin 5 000 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita hankitaan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen jokaisen toimittajan osalta sillä ehdolla, että ne toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

Hankinnan taustaa ja toimivalta

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti päätöksessään 1.10.2024 § 201 keskeyttää pyörätuolien hankinnan HEL 2024-003963 ja kilpailuttaa hankinnan uudelleen. Samalla päätöksellä sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti oikeuttaa uudelleen kilpailutettavan pyörätuolien hankinnan osalta sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset ja päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena ovat pyörätuolit, joita Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii tarpeidensa mukaan eri toimintayksiköihin sekä lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineinä asiakkaille. Tarjouskilpailun tavoitteena on perustaa pyörätuolien hankinnasta puitejärjestely Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 8.10.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin tarjoajien soveltuvuudelle sekä hankittaville tuotteille vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjouspyyntöä ja tarjouskilpailua koskevia lisätietokysymyksiä 21.10.2024 klo 10.00 mennessä. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai kymmenen (10) kysymystä, johon vastattiin 23.10.2024.

Tarjouskilpailussa tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty.

Rinnakkaiset tarjoukset hyväksyttiin osa-alueissa 5 ja 6.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 8.11.2024 klo 9.00 mennessä tarjouksensa jätti yhdeksän tarjoajaa. Tarjoajat jättivät tarjouksia osa-alueittain seuraavasti:

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 8.11.2024 sähköisestä järjestelmästä. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkisti soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankintayksikkö pyysi osalta tarjoajista tarjousten täydennyksiä ja täsmennyksiä varmistaakseen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Täydennyksiä ja täsmennyksiä pyydettiin Berner Oy:ltä, Nordic Wear Intl Oy:ltä, Respecta Oy:ltä, Suomen Terveysmaailma Oy:ltä sekä Talart Oy:ltä.

Berner Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täydentämistä ja täsmentämistä osa-alueiden 1, 5 ja 7 osalta. Osa-alueen 5 osalta Berner Oy:ltä pyydettiin tarjouksen osa-alueelta 5 puuttunut hintaliite, ja osa-alueen 7 osalta Berner Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjouksen osa-alueelle 7 liitetyltä hintaliitteeltä osin puuttuneet kyllä-vastaukset. Lisäksi Berner Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjoustaan osa-alueelle 1 tarjotun tuotteen istuinsyvyyden osalta sekä tarjouksen osa-alueelle 1 liitetyltä hintaliitteeltä puuttuneen yksikköhinnan osalta. Berner Oy toimitti vaaditut täydennykset ja täsmennykset täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Hankintayksikkö katsoo, että tarjouksen täydentäminen pyydetyiltä osin ei ollut kokonaisuuden kannalta olennaista, koska pyydetyt täydennykset eivät vaikuttaneet tarjouksen vertailuhintoihin tarjousta parantavasti eivätkä täydennykset vaikuttaneet tarjousten vertailuun. Saatujen täydennysten ja täsmennysten jälkeen hankintayksikkö totesi Berner Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Nordic Wear Intl Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjoustaan osa-alueelle 1 tarjotun tuotteen käyttöohjeeseen liittyen sekä osa-alueelle 2 tarjotun tuotteen istuinsyvyyteen liittyen. Nordic Wear Intl Oy toimitti vaaditut täsmennykset täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa.

Respecta Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjoustaan osa-alueelta 6 puuttuvan tuote-esitteen vuoksi. Hankintayksikkö katsoo, että pyydetty tarjouksen täydentäminen tuote-esitteen kohdalla ei ollut kokonaisuuden kannalta olennaista, koska tarjoaja oli tarjouksessa ja tarjoukseen liitetyssä hintaliitteessä ilmoittanut vastaavat tuotetiedot, jotka oli mainittu puuttuneessa tuote-esitteessä. Respecta Oy toimitti vaaditun täydennyksen täydennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Saadun täydennyksen jälkeen hankintayksikkö totesi Respecta Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Suomen Terveysmaailma Oy:ltä pyydettiin täsmennystä osa-alueelle 2 tarjottujen tuotteen lisävarusteiden osalta. Tarjoukseen liitetyn lisävarustehinnaston sekä hintaliitteen ja tuote-esitteen välillä oli ristiriitaisia tietoja. Suomen Terveysmaailma Oy toimitti vaaditun täsmennyksen täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Saadun täsmennyksen jälkeen hankintayksikkö totesi Suomen Terveysmaailma Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Talart Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täydentämistä osa-alueessa 6. Talart Oy oli liittänyt tarjoukseensa aikaisemmin keskeytetyn hankintamenettelyn hintaliitteen. Hankintayksikkö oli muuttanut hintaliitettä uuteen hankintamenettelyyn tuotteelle vaadittavien pakollisten varaosien osalta ja lisännyt hintaliitteelle kolme varaosaa lisää. Hankintayksikkö katsoo, että pyydetty tarjouksen täydentäminen ei ollut kokonaisuuden kannalta olennaista, koska tarjousten hintavertailussa pakollisten varaosien osahinta oli kokonaisvertailuhinnassa vähäinen. Tarjouksen täydentämisellä ei ollut vaikutusta tarjoajan asemaan, koska tarjouksen kokonaisvertailuhinta ei muuttunut tarjousta parantavasti.

Tarjousten hylkääminen

Osa esitetyistä tarjouksista ei täyttänyt tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia, joten nämä tarjoukset hylättiin tarjouskilpailusta alla mainituin perustein.

Tarjouspyynnössä oli osa-alueen 2 osalta ehdottomana vaatimuksena, että tarjotun tuotteen istuinkorkeuden on oltava säädettävissä ainakin välillä 43–51 cm, edestä mitattuna. Respecta Oy oli tarjouksensa hintaliitteessä ilmoittanut tuotteen istuinkorkeuden säätöväliksi 44–49 cm. Respecta Oy:n tarjous osa-alueessa 2 ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia tuotteen istuinkorkeuden säädettävyyden osalta ja tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjouspyynnössä oli osa-alueen 2 osalta tuotteen ehdottomana vaatimuksena, että tuote on saatavana eri istuinsyvyyksillä, ainakin välillä 40–45 cm, tai säädettävällä istuinsyvyydellä alkaen 40 cm. Nordic Wear Intl Oy:n tarjouksessa oli tuote-esitteessä ja hintaliitteessä ristiriitaista tietoa tuotteen istuinsyvyydestä ja tämän vuoksi Nordic Wear Intl Oy:tä pyydettiin täsmentämään tarjoustaan. Täsmennysvastauksessaan Nordic Wear Intl Oy ilmoitti, että tuotteen istuinsyvyys on säädettävissä 42–44 cm. Näin ollen Nordic Wear Intl Oy:n tarjous osa-alueessa 2 ei täytä tarjouspyynnössä asetettua vähimmäisvaatimusta tuotteen istuinsyvyyden osalta ja tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Tarjouspyynnössä oli osa-alueen 4 osalta ehdottomana vaatimuksena, että tarjotun tuotteen istuinkorkeuden on oltava säädettävissä ainakin välillä 38–49 cm, edestä mitattuna. Respecta Oy oli tarjouksensa hintaliitteessä ilmoittanut tuotteen istuinkorkeuden säätöväliksi 38–42 cm, 22" kelauspyörillä ja 5" tukipyörillä sekä 43-46 cm 24" kelauspyörillä ja 5,5" tukipyörillä. Respecta Oy:n tarjous osa-alueessa 4 ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia tuotteen istuinkorkeuden säädettävyyden osalta ja tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena.

Tilaajavastuulakiin liittyvät selvitykset ja hankintalain mukaiset pakolliset poissulkemisperusteet tarkastetaan tarjouspyynnössä kerrotun mukaisesti vain niiltä tarjoajailta, jotka tulivat päätöksen perusteella valituiksi toimittajiksi.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Kaikki ne tarjoukset, jotka täyttivät tarjouspyynnössä asetetut ehdottomat vähimmäisvaatimukset, otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka peruste oli halvin hinta. Tarjousten laatutekijät oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla. Tarjoukset vertailtiin ja valinnat tehtiin osa-alueittain. Kullakin osa-alueella osa-aluekohtainen vertailuhinta muodostui tarjouksessa annetuista positiokohtaisista yksikköhinnoista kertomalla yksikköhinta kyseisen position arvioidulla vuosittaisella hankittavalla määrällä ja laskemalla näin saadut osa-alueen positioiden vertailuhinnat yhteen. Tarjoajat asetettiin tarjousten saaman kokonaisvertailuhinnan perusteella osa-alueittain ensisijaisuusjärjestykseen.

Tarjoajien osa-alueittain saama kokonaisvertailuhinta sekä ensisijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Sopimus

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 15.1.2025–30.11.2026. Sopimusta voidaan Tilaajan niin päättäessä jatkaa enintään kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Tilaaja päättää optiokauden käyttämisestä viimeistään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Optiokaudella sovelletaan sopimusehtoja sellaisena kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.