Hankinta, WordPress-palvelut, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala

Yhteisten palvelujen johtaja päätti hankkia WordPress palveluiden hankinnan kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalle HiQ Public Oy:ltä tarjouspyynnössä ilmoitettujen ehtojen mukaisesti neljälle vuodelle arvonlisäverottomaan kokonaishintaan enintään 350 000 euroa.

Hankinnan sopimuskausi on suunniteltu alkavan 1.8.2025, sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana ylläpidon ja jatkokehityksen osalta.

Päätös on ehdollinen, kunnes HiQ Public Oy:n rikosrekisteriote on tarkistettu ja hyväksytty.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Helsingin Kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla on lukuisia eri aikoihin ja eri kumppaneiden kanssa toteutettuja WordPress-verkkopalveluita, joiden ylläpito ja käyttöpalvelut on ratkaistu osin toisistaan poikkeavilla tavoilla. Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala haluaa tällä hankinnalla yhtenäistää verkkopalveluiden kehittämistä ja ylläpitoa ja valita toimialalle yhden pääasiallisen WordPress-kumppanin.

Hankinnan kohteena ovat toimialan WordPress-verkkopalveluiden suunnittelu, toteutus, ylläpito ja jatkokehitys sekä verkkopalveluiden edellyttämät käyttöpalvelut

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinnan toteuttamiseksi järjestettiin kilpailutus soveltaen hankintalain 26 § EU kynnysarvon ylittäviä palveluhankintojen osalta koskevia säännöksiä. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaaditut liitteet. Hankintayksikön erikseen määrittelemien vähimmäisvaatimusten lisäksi tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeella vaaditut edellytykset ja kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet.

Kilpailutuksesta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus ”Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan WordPress palveluiden hankinta 529256 HEL 2024-012621” joka on 26.2.2025 lähetetty julkaistavaksi EU-hankintailmoitus TED (Tenders Electronic Daily) -tietokannassa sekä kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi). Tämän jälkeen hankintayksikkö huomasi, että kilpailutuksesta puuttui liite H Palvelutasot. Tämän vuoksi kilpailutuksesta julkaistiin uudestaan EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus 7.3.2025 ”Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan WordPress palveluiden hankinta 529256 HEL 2024-012621” EU-hankintailmoitus TED (Tenders Electronic Daily) -tietokannassa sekä kansallisessa HILMA-ilmoituskanavassa (www.hankintailmoitukset.fi). Tämän vuoksi hankintayksikkö muutti tarjousten määräaikaa pidentämällä alkuperäisestä määräaikaa 7.4. 2025 klo 12.00 määräaikaan 14.4.2025 12.00.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että palveluntuottajaksi valitaan yksi (1) toimittaja.

Tarjouspyyntö ja sen liitteet hankinnan kohteen kuvaus liite A, museoiden verkkopalvelun kuvaus liite B, ylläpitoon siirrettävien verkkopalveluiden kuvaus liite C, hintalomake liite F ratkaisu- ja palvelukuvauslomake liite G, palvelutasot liite H sekä hankintasopimusluonnos ovat tämän päätöksen liitteenä 1–7.

Tarjoukset

Määräaikaan 14.4.2024 klo 12.00 mennessä tarjouksia saapui yhteensä kymmenen (10):

Alfons Digital Oy

ArtCloud Oy

Exove Oy

Gofore Oyj

Hion Digital Oy

HiQ Public Oy

Knowit Experience Oy

Miltton Oy

Red and Blue Oy

Siili Solutions Oyj

Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen

Tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusehtojen täyttymisen ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksen yhteydessä todettiin, että kaikki tarjoukset täyttävät niille asetetut vähimmäisvaatimukset. Pakolliset poissulkemisperusteet on tarkistettu toimittajan antamien tietojen perusteella ESPD lomakkeella ja toimittajan riittävä tekninen suorituskyky, ammatillinen pätevyys ja kokemus hankinnan kohdetta vastaavien palveluiden tuottamisesta on tarkistettu toimittajan erikseen antamilla selvityksillä.

Tarjousten vertailu

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan (hankintalaki 1397/2016 106 §).

Tarjousvertailun perusteella HiQ Public Oy on kokonaistaloudellisesti edullisin ja tulee siten valituksi palvelun toimittajaksi tarjouspyynnön menettelysääntöjen mukaisesti. Tarjousvertailu suoritettiin tarjoajien tarjoushinnan (painoarvo 30 %) ja laadun (painoarvo 70 %) perusteella

Hintavertailun perusteena ovat museoiden toteutusprojektin, haltuunottoprojektin, ohjelmistolisenssien, sovellushallinta- ja tukipalveluiden, käyttöpalvelun sekä arvioitujen ylläpito- ja jatkokehitystöiden kustannukset Tarjoushinnat pyydettiin kiinteinä yksikköhintoina siten, että kokonaisvertailuhinta on vertailutekijä.

Laatuvertailun perusteena ovat tarjotun ratkaisun, palveluiden ja toimintatapojen soveltuvuus tilaajan tavoitteisiin ja vaatimuksiin, jotka on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteessä G ratkaisu- ja palvelukuvauslomake.

Tarjousten vertailutaulukko on tämän päätöksen liitteenä 8.

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta erikseen allekirjoitettavalla tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisella sopimuksella.

Sopimuksessa noudatetaan Julkisten hankintojen it-sopimusehtoja (JIT2015) tarjouspyynnön mukaisesti.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianomaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä.

Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.

Vertailuhinta ei kuitenkaan koskaan voi olla salainen, mutta jos hankinnassa on kysytty yksikköhintoja, tieto näistä hinnoista voi sitä vastoin olla liike- ja ammattisalaisuus.

Toimivalta

Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 5.11.2024 § 159 oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan yhteisten palvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen ja allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavan sopimuksen.