Hygienian apuvälineiden hankinta

A. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää valita hygienian apuvälineiden hankinnassa osa-alueittain etusijajärjestyksessä seuraavat toimittajat:

Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää, että Nordic Wear Intl Oy, Walki Medical Oy ja VeliMark Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta, ja että Berner Oy:n tarjous osa-alueilla 5, 6, 8, 9 ja 14 hylätään.

Päätös on tehty käydyn tarjouskilpailun perusteella. Valinnat ja etusijajärjestys on tehty tarjousvertailun (liite 1 Tarjousten vertailutaulukko) mukaisesti.

Sopimukset ovat määräaikaisia ja suunniteltu sopimuskausi on 1.10.2025–30.8.2027. Sopimusta voidaan Tilaajan niin päättäessä jatkaa kahdella (2) korkeintaan yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo optiokaudet mukaan lukien on noin 2 600 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan tuotteita tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen kaikkien toimittajien osalta sillä ehdolla, että he toimittavat rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat lisäselvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista.

B. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan hankinta- ja sopimusjohtajan

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena ovat hygienian apuvälineet, joita Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala hankkii tarpeidensa mukaan eri toimintayksiköihin sekä lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineinä asiakkaille.

Hankinnan kohde

Kilpailutettu hankinta koskee hygienian apuvälineiden hankintaa. Hankinnan tavoitteena on perustaa hygienian apuvälineiden hankinnasta puitejärjestely Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön.

Hankinta on jaettu 14 osa-alueeseen:

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016), jäljempänä hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon.

Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä. Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa, osoitteessa hankintailmoitukset.fi 02.05.2025 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin tarjoajien soveltuvuudelle vähimmäisvaatimukset ja määriteltiin hankittavat tuotteet sekä hankittavien tuotteiden laadun ja ominaisuuksien vähimmäisvaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajilla oli tarjousaikana mahdollista esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 14.5.2025 klo 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalin kautta. Määräaikaan mennessä hankintayksikkö sai 46 kysymyskokonaisuutta, johon vastattiin 22.5.2025.

Tarjoajien oli mahdollista jättää tarjous yhteen tai useampaan tarjouspyynnön osa-alueeseen. Osatarjouksia osa-alueiden sisällä ei hyväksytty. Rinnakkaiset tarjoukset hyväksyttiin. Teknisen virheen vuoksi Tarjouspalvelu.fi -portaali ei antanut lisätä järjestelmässä rinnakkaista tarjousta. Hankintayksikkö ohjeisti tarjoajia antamaan mahdolliset rinnakkaiset tarjoukset sekä rinnakkaisina tarjottavien tuotteiden tiedot varsinaisen tarjouksensa liitteinä.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 3.6.2025 klo 12.00 mennessä tarjouksensa jätti yhdeksän (9) tarjoajaa. Tarjoajat jättivät tarjouksia osa-alueittain seuraavasti:

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 4.6.2025 sähköisestä järjestelmästä.

Hankintayksikön toteuttaman alustavan selvityksen mukaan kaikki tarjoajat eivät täyttäneet tarjoajille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. Soveltuvuusvaatimuksena vaadittiin muun ohella riittävää kokemusta tarjouspyynnön sisältämien tai niitä vastaavien tuotteiden ja tuoteryhmien (hygienian apuvälineiden) toimituksista terveydenhuollon alan toimijalle julkisella tai yksityisellä sektorilla. Riittävänä kokemuksena pidettiin vähintään yhtä, kokonaisarvoltaan vähintään 25 000 euron arvoista referenssiä hygienian apuvälineiden toimituksista vuosien 2023–2024 aikana.

Walki Medical Oy:n ja VeliMark Oy:n tarjouksissaan ilmoittamat referenssitoimitukset vuosilta 2023 ja 2024 eivät täyttäneet vaatimusta hygienian apuvälineiden toimitusten 25 000 euron vähimmäisarvosta, joten Walki Medical Oy ja VeliMark Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Nordic Wear Intl Oy vetosi tarjouksessaan alihankkijan voimavaroihin täyttääkseen asetetut soveltuvuusvaatimukset referenssin osalta. Nordic Wear Intl Oy oli ilmoittanut voimavara-alihankkijakseen tarjoamiensa tuotteiden eurooppalaisen valmistajan. Hankintayksikkö pyysi Nordic Wear Intl Oy:tä täsmentämään tarjoustaan ja tarkentamaan, miten tuotteiden valmistaja osallistuu kyseessä olevan hankintasopimuksen toteuttamiseen muutoin kuin valmistamalla tuotteet tarjoajalle. Nordic Wear Intl Oy vastasi täsmennyksessään, että valmistaja ei osallistu mahdollisen hankintasopimuksen toteuttamiseen muutoin kuin valmistamalla tuotteet. Hankintayksikkö katsoo, että vetoamalla tuotteen valmistajan voimavaroihin referenssitoimitusten osalta ei voida osoittaa tarjoajan teknistä ja ammatillista pätevyyttä kyseessä olevan hygienian apuvälineiden hankintasopimuksen toteuttamiselle. Nordic Wear Intl Oy suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Muut tarjoajat kuin Walki Medical Oy, VeliMark Oy ja Nordic Wear Intl Oy täyttivät alustavan selvityksen mukaan tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö tarkasti soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa tarjoukselle ja tarjottaville tuotteille asetetut vaatimukset.

Hankintayksikkö pyysi osalta tarjoajista tarjousten täydennyksiä ja täsmennyksiä varmistaakseen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden.

Algol Trehab Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täsmentämistä osa-alueelle 12 tarjotun tuotteen varusteluun liittyen. Algol Trehab Oy toimitti vaaditun täsmennyksen täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Saadun täsmennyksen jälkeen hankintayksikkö totesi Algol Trehab Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Berner Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täsmentämistä osa-alueilla 4, 5, 6, 8, 9, 11, 12 ja 14 esitteissä ilmoitettuihin tuotteiden ominaisuuksiin, varusteluun, tuotekoodeihin sekä esitteissä ja käyttöohjeissa olevien tuotteiden ristiriitaisiin teknisiin tietoihin liittyen.

Lisäksi Berner Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjoustaan osa-alueiden 5, 13 ja 14 osalta. Osa-alueella 5 Berner Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjoustaan puuttuneen vaatimustenmukaisuusvakuutuksen vuoksi. Osa-alueella 13 Berner Oy:tä pyydettiin täydentämään rinnakkaistarjoustaan puuttuneen käyttöohjeen osalta. Osa-alueella 14 Berner Oy:tä pyydettiin täydentämään rinnakkaistarjoustaan puuttuvan käyttöohjeen ja lisävarustehinnaston osalta. Hankintayksikkö katsoo, että tarjouksen täydentäminen pyydetyiltä osin ei ollut kokonaisuuden kannalta olennaista, koska pyydetyt täydennykset eivät vaikuttaneet tarjouksen vertailuhintoihin tai laatupisteytykseen tarjousta parantavasti eivätkä täydennykset vaikuttaneet tarjousten vertailuun. Berner Oy toimitti vaaditut täydennykset ja täsmennykset täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa.

Camp Scandinavia Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täsmentämistä osa-alueille 5 ja 9 tarjottujen tuotteiden varusteluun liittyen. Camp Scandinavia Oy toimitti vaaditun täsmennyksen täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Saadun täsmennyksen jälkeen hankintayksikkö totesi Camp Scandinavia Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Rehaco Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täsmentämistä osa-alueille 10, 11 ja 12 tarjottujen tuotteiden takuuaikaan liittyen. Rehaco Oy toimitti vaaditun täsmennyksen täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Rehaco Oy toimitti vaaditun täsmennyksen täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Saadun täsmennyksen jälkeen hankintayksikkö totesi Rehaco Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Tukimet Oy:ltä pyydettiin tarjouksen täsmentämistä osa-alueella 2 tuotteen vaatimustenmukaisuusvakuutukseen liittyen sekä tarjouspyynnön laatupisteytyksessä ilmoitetun referenssitiedon osalta. Lisäksi Tukimet Oy:tä pyydettiin täydentämään tarjoustaan osa-alueella 7 tuotteen puuttuneen vaatimuksenmukaisuusvakuutuksen osalta. Tukimet Oy toimitti vaaditun täydennyksen ja täsmennyksen täsmennyspyynnössä asetetussa määräajassa. Tukimet Oy:n täsmennysvastuksessa kävi lisäksi ilmi, että tuotteen vaatimustenmukaisuusvakuutus oli jo liitetty tarjoukseen osa-alueessa 8, koska vaatimustenmukaisuusvakuutus koski molemmilla osa-alueilla tarjottua tuotetta. Saatujen täsmennysten jälkeen hankintayksikkö totesi Tukimet Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Tuotekatselmus

Hankintayksikkö oli tarjouspyynnössä varannut mahdollisuuden pyytää tarjottujen tuotteiden toimittamista hankintayksikön arvioitavaksi sekä tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamiseksi. Katselmukseen toimitettavilta tuotteilta edellytettiin, että ne vastaavat tarjottuja tuotteita kaikilta ominaisuuksiltaan. Hankintayksikkö pyysi osalta tarjoajista tarjottuja tuotteita lisäksi nähtäväksi niiden vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Tuotekatselmukseen pyydettiin tuotteita nähtäväksi seuraavilta osa-alueilta ja seuraavilta tarjoajilta:

Tarjousten hylkääminen

Tuotekatselmuksen jälkeen hankintayksikkö totesi, että osa tarjouksista ei täyttänyt tarjouspyynnössä tuotteille ja tarjouksille asetettuja vaatimuksia, joten nämä tarjoukset hylättiin tarjouskilpailusta alla mainituin perustein.

Berner Oy:n tarjous osa-alueella 5 hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Berner Oy:n tuotekatselmukseen toimittama wc-istuimen korotus ei vastannut ulkonäöltään ja varustelultaan Berner Oy:n tarjoukseen liitettyjen tuote-esitteen ja käyttöohjeen tuotekuvia. Tuotetta kokeiltaessa tuotteen kansi ja istuinrengas eivät asettuneet tasaisesti tuotteen mukana toimitetun alusastian päälle, ja kokeiluun toimitetusta tuotteesta vaikutti puuttuvan tuote-esitteen ja käyttöohjeen kuvissa näkynyt, istuimen runkoputkien päälle asetettava levy. Hankintayksikkö totesi, että katselmukseen toimitettu tuote ei vastannut kaikilta osin tarjouksella tarjottua tuotetta ja että tuote ei sovellu sellaisenaan suunniteltuun käyttötarkoitukseen. Näin ollen Berner Oy:n tarjous ei osa-alueen 5 osalta ollut tarjouspyynnön mukainen eikä noudattanut katselmuksen osalta hankintamenettelyn ehtoja.

Berner Oy:n tarjous osa-alueella 6 hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Berner Oy:n tarjoama tuote ei täytä tarjouspyynnössä tuotteelle asetettua kuormituskestävyysvaatimusta. Tuotteen kuormituskestävyyden tuli tarjouspyynnön mukaan olla vähintään 150 kg. Tuotteen käyttöohjeessa sekä katselmukseen toimitetun tuotteen tuotetarrassa oli mainittu tuotteen kuormituskestävyydeksi korkeintaan 130 kg. Näin ollen Berner Oy:n tarjous osa-alueella 6 ei ole tarjouspyynnön mukainen.

Berner Oy:n tarjous osa-alueella 8 hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjoukseen pyydettiin liittämään tarjotusta tuotteesta kuvallinen suomenkielinen esite tai selvitys, jonka tuli koskea vain tarjottua tuotetta. Tarjoukseen liitetyssä tuote-esitteessä oli kaksi erilaista tuotekuvaa suihkutuolista, jossa toisessa oli käsituet, mutta ei kuvaa selkänojasta. Tarjoajalta oli pyydetty täsmennyksenä selvitystä tuotteeseen kuuluvasta selkänojasta. Täsmennysvastaukseen tarjoaja oli liittänyt kuvan, jossa tuotteessa oli kiinni selkänoja sekä käsituet. Tuotekatselmukseen toimitettu tuote ei vastannut ulkonäöltään ja varustelultaan tuote-esitteessä tai käyttöohjeessa olevia tuotekuvia eikä myöskään täsmennyksenä lähettyä kuvaa. Katselmukseen toimitetussa tuotteessa oli kiinni selkänoja, joka oli eri värinen kuin täsmennyksenä lähetetyssä tuotekuvassa. Samoin suihkutuolin jalat sekä käsituet olivat muotoilultaan erilaiset kuin täsmennyksenä lähetetyssä tuotekuvassa. Tuotteessa oli erilainen istuinosa kuin tarjouksen tuote-esitteessä. Näin ollen Berner Oy:n tarjous ei osa-alueen 8 osalta ollut tarjouspyynnön mukainen eikä noudattanut katselmuksen osalta hankintamenettelyn ehtoja.

Berner Oy:n tarjous osa-alueella 9 hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjouspyynnössä oli asetettu vaatimus, että tuotteessa tulee olla irrotettava selkänoja. Berner Oy toimitti tuotteen tuotekatselmukseen ilman selkänojaa. Tuotekatselmukseen toimitettu tuote ei vastannut ulkonäöltään tuote-esitteessä ja käyttöohjeessa olevia tuotekuvia suihkutuolin istuinosan sekä käsitukien ja jalkojen osalta. Näin ollen Berner Oy:n tarjous ei osa-alueen 9 osalta ollut tarjouspyynnön mukainen eikä noudattanut katselmuksen osalta hankintamenettelyn ehtoja.

Berner Oy:n rinnakkaistarjous osa-alueella 14 hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjouspyynnössä oli asetettu vaatimus, että tuotteessa on tukeva, muotoon puristettu PU (polyuretaani) tai vastaava selkänoja. Tuotekatselmuksessa todettiin, että tarjotun tuotteen selkänoja on löysä eikä täytä tarjouspyynnössä asetettua vaatimusta selkänojan tukevuudesta. Berner Oy:n rinnakkaistarjous osa-alueella 14 todettiin näin ollen tarjouspyynnön vastaiseksi.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Sen mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Edellä mainittua hankintalain periaatetta tulee noudattaa hankinnan kaikissa eri vaiheissa. Tarjoajien valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voida muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa.

Kaikki ne tarjoukset, jotka täyttivät tarjouspyynnössä asetetut ehdottomat vaatimukset, otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että hinnan painoarvo oli 80 % ja laadun 20 %. Tarjousten muut kuin vertailussa huomioidut laatutekijät oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetuissa vähimmäisvaatimuksissa.

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla. Tarjoukset vertailtiin ja valinnat tehtiin osa-alueittain.

Kullakin osa-alueella tarjouksen vertailuhinta muodostui osa-alueen sisältämän tuoteposition yksikköhinnasta, joka kerrottiin arvioidulla vuosittaisella hankittavalla määrällä. Osa-alueissa 4, 7, 8, 10, 13 ja 14 tuoteposition lisäksi vertailuhinnassa huomioitiin lisäksi pakollisina tarjottavien varaosien yksikköhinnoista yhteenlaskettu hinta. Halvimman vertailuhinnan mukainen tarjous sai osa-alueella hinnan maksimipisteet (80 pistettä) ja muut suhteutettiin siihen kaavalla: pienin annettu arvo / tarjottu arvo * maksimipisteet.

Tarjousten laatuvertailussa tarjoajan oli mahdollista saada korkeintaan 20 laatupistettä, jotka jakautuivat siten, että tarjoajan laadunhallintajärjestelmästä (ISO 9001 laatusertifikaatti) oli mahdollista saada enintään 5 vertailupistettä, tarjoajan ympäristösertifikaatista (ISO 140001) enintään 5 pistettä ja mahdollisista soveltuvuusvaatimukset ylittävistä hygienian apuvälineiden referenssitoimituksista enintään 10 pistettä. Tarjoajan saamat laatupisteet lisättiin jokaiselle osa-alueelle tarjouksen laadun vertailupisteiksi.

Kunkin tarjouksen saamat osa-aluekohtaiset kokonaisvertailupisteet saatiin lopuksi laskemalla yhteen kunkin osa-alueen hinta- ja laatupisteet.

Tarjoajat asetettiin tarjouksen saamien kokonaisvertailupisteiden perusteella osa-alueittain etusijaisuusjärjestykseen.

Tarjoajien tarjouksen saamat kokonaisvertailupisteet sekä etusijaisuusjärjestys ilmenevät liitteenä 1 olevasta tarjousten vertailutaulukosta.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 3 momentin 3 kohdan mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita. Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.12.2024 § 281 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista.

Hygienian apuvälineiden hankinnan ennakoiduksi kokonaisarvoksi on arvioitu noin 2 600 000 euroa. Hankinnan arvo ylittää viranhaltijoiden hankintavaltuudet, minkä vuoksi lautakunta päättää asiasta.

Sopimusten allekirjoittaminen

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti lautakunnan päätösten perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan hankinta- ja sopimusjohtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen) tai muuttamiseen, päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä ja muuttamista koskeva päätösvalta on hankinta- ja sopimusjohtajalla. Lisäksi on tarkoituksenmukaista, että hankinta- ja sopimusjohtaja voi päättää myös option käyttöönotosta.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta, kun hankinnasta on tehty hankintasopimukset valittujen toimittajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.