Hankinta, Helmet-kirjaston uusi kirjastojärjestelmä, kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala
Pääkaupunkiseudun kirjastojärjestelmän hankinta
Päätös
Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yhteisten palvelujen johtaja päätti valita Systematic Oy Finlandin (2157491-9) Helmet-kaupunkien uuden kirjastojärjestelmän toimittajaksi arvonlisäverottomaan kokonaishintaan 3 620 518,00 euroa (alv 0%).
Varatoimittajaksi valitaan Axiell Finland Oy (2370994-4).
Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Sopimus on voimassa 48 kuukautta jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde
Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit järjestivät yhdessä kilpailutuksen, jonka kohteena oli kirjastojärjestelmä SaaS-palveluna (Software as a Service) sisältäen toteutuksen, konfiguroinnin, käyttöönoton, integraatiot, tietojen siirron, tuen, koulutuksen ja ylläpidon.
Helmet on pääkaupunkiseudun kirjastojen yhteenliittymä, johon kuuluvat Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit. Kirjastojärjestelmää käyttää kaikkien Helmet-kaupunkien kaupunginkirjastojen henkilöstö ja se kattaa noin 80 kirjastotoimipistettä.
Hankintamenettely
Kyseessä oli julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, muutoksin, jäljempänä ”hankintalaki”) 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 36 §:n mukainen kilpailullinen neuvottelumenettely. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 19.4.2025 sähköisessä Hilma-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksen mukaisesti osallistumishakemusten jättämisen määräaika oli 20.5.2025 klo 16:00. Neuvotteluihin valittiin neljä (4) toimittajaa (Yhteisten palvelujen johtaja, 4.6.2025 14 §).
Neuvotteluiden päätyttyä hankinnasta julkaistiin tarjouspyyntö 22.12.2025 neuvottelumenettelyyn valittujen toimittajien kesken. Määräaika tarjousten jättämiselle oli 20.1.2026 klo 23:59.
Määräaikaan 20.1.2026 klo 23:59 mennessä saapui kaksi (2) tarjousta seuraavilta tarjoajilta:
- Systematic Oy Finland (2157491-9)
- Axiell Finland Oy (2370994-4).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Osallistumispyynnössä ja sen liitteissä esitettiin tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaadittavat selvitykset.
Axiell Finland Oy:lle lähetettiin 30.1.2026 täsmennyspyyntö liittyen sen y-tunnukseen. Tarjoaja vastasi täsmennyspyyntöön 2.2.2026 ja vahvisti voimassa olevan y-tunnuksensa.
Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle esitetyt vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetettiin tarjoukselle, sen sisällölle ja tarjottavalle järjestelmälle vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin ominaisuudet ja toiminnallisuudet, jotka tarjottavan järjestelmän tuli täyttää.
Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Toimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja. Kokonaistaloudellisesti edullisin oli hinta-laatusuhteeltaan paras tarjous.
Vertailuperusteet olivat seuraavat:
- Hinta: painoarvo 20 pistettä
- Laadulliset tekijät: painoarvo 80 pistettä (pisteytettävät vaatimukset 50, käyttöönottoprojektisuunnitelma 20 ja haastattelu 10 pistettä).
Systematic Oy Finland sai yhteensä 98,11 hinta- ja laatupistettä ja Axiell Finland Oy sai yhteensä 93,75 hinta- ja laatupistettä. Tarjousvertailun perusteella Systematic Oy Finlandin tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin ja tuli siten valituksi kirjastojärjestelmän toimittajaksi tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.
Tarjousten valinta- ja vertailuperusteet on kuvattu tarkemmin hankintapäätöksen liitteenä olevassa perustelumuistiossa. Tarjoajien tarjousten yksityiskohtaiset liikesalaisuuksia sisältävät pisteytysperusteet ovat erillisissä liitteissä.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, muutoksin, "julkisuuslaki"). Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianomaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä.
Tarjousasiakirjat tulevat yleisöjulkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tämä ei kuitenkaan koske liikesalaisuuksia. Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä ovat asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.
Toimivalta
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 15.4.2025 § 43 hyväksyä kirjastojärjestelmän hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot, sekä oikeuttaa Helsingin kaupungin kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tekemään tarvittaessa tarjouspyyntöasiakirjoihin välttämättömiä vähäisiä muutoksia, sekä oikeuttaa kulttuurin ja vapaa-ajan yhteisten palvelujen johtajan tekemään hankinnasta päätöksen ja allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset.
Päätös tullut nähtäväksi 25.02.2026
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.