Hankinta, henkilökohtaisen avun ja erityisen osallisuuden tuen hankinta, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

HEL 2024-013988
Asialla on uudempia käsittelyjä
§ 3

Henkilökohtaisen avun ja erityisen osallisuuden tuen hankinta

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja

Päätös

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti valita henkilökohtaisen avun ja erityisen osallisuuden tuen palveluntuottajia osa-alueittain seuraavasti:

Osa-alue 1: 20 palveluntuottajaa

Osa-alue 2: 20 palveluntuottajaa

Osa-alue 3: 17 palveluntuottajaa

Valinnat on tehty ja palveluntuottajien etusijajärjestys on määräytynyt tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Tarjousvertailu ja valitut palveluntuottajat löytyvät tämän päätöksen liitteestä 1 Vertailutaulukko.

Lisäksi perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja päätti hylätä seuraavat tarjoajat tarjouskilpailutusta:

AvunAvain Oy, Brighs Oy, Folkhälsan Välfärd Oy, Kenest Hoiva Oy, Kotipalvelu Hoivailo Oy, Medicare Oy, Sievä Tuki Oy, SihaCare Oy, Sivina Kotipalvelut Oy ja Välitysklinikka Oy.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo (alv 0 prosenttia) laskettuna hankintamenettelyn kokonaiskestolle optiokaudet mukaan lukien on 3 500 000 euroa.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala ei sitoudu mihinkään hankintamääriin, vaan palvelua tilataan tarpeen mukaan.

Päätös on ehdollinen jokaisen palveluntuottajan osalta sillä ehdolla, että palveluntuottajat toimittavat asetettujen vaatimusten mukaisesti rikosrekisteriotteensa ja muut vaadittavat selvitykset ennen sopimusten allekirjoittamista. Lisäksi vastuuhenkilötiedot ja soteri-rekisteröinnin voimassaolo tarkastetaan ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta.

Päätöksen perustelut

Hankinnan taustaa

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti hyväksyä hankinnan keskeiset periaatteet ja ehdot päätöksessään 204 §, 1.10.2024. Lisäksi sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päätti oikeuttaa perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan tekemään hankintaa koskevat päätökset, päättämään optiokauden käyttöönotosta, allekirjoittamaan tämän päätöksen perusteella solmittavat sopimukset sekä päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Helsingin kaupungin sosiaali- terveys ja pelastustoimiala on huomioinut hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen sote-palveluhankinnan valmistelussa lain sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä (612/2021) 8 §:ssä säädetyt vastuut ja palvelutoiminnan jatkuvuuden sekä lain 12 §:n edellytykset ja rajoitukset sote-palvelujen hankkimiseen hyvinvointialueella yksityiseltä palveluntuottajalta.

Hankinnnan kohde

Hankinnan kohteena on henkilökohtaisen avun ja erityisen osallisuuden tuen palvelut helsinkiläisille vammaispalvelujen asiakkaille. Kilpailutuksella hankittava henkilökohtaisen avun palvelu täydentää henkilökohtaisen avun muita hankintatapoja Helsingissä. Erityinen osallisuuden tuki on vammaispalvelulain 12 § mukainen uusi palvelu. Erityinen osallisuuden tuki on vaihtoehtoinen palvelu henkilökohtaiselle avulle.

Hankintamenettely

Henkilökohtainen apu ja erityinen osallisuuden tuki ovat lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, luvun 12 tarkoittamaa sosiaali- ja terveyspalvelua. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain tarkoittaman, sosiaali- ja terveyspalveluja koskevan kansallisen kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa 24.10.2024 julkaistulla hankintailmoituksella.

Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa määriteltiin hankittava palvelu sekä palvelulle ja tarjoajille asetut vähimmäisvaatimukset. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset.

Tarjouksen pystyi jättämään yhteen tai useampaan hankinnan osa-alueeseen.

Tarjoajien oli tarjousaikana mahdollista esittää hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia tarkentavia lisätietokysymyksiä. Hankintaan liittyvät lisätietokysymykset tuli esittää 8.11.2024 klo 10.00 mennessä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 156 kysymystä ja niihin vastattiin julkisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta 12.11.2024.

Tarjoukset tuli jättää hankintayksikölle Tarjouspalvelu-portaalin kautta 22.11.2024 klo 10.00 mennessä. Osa-alueeseen 1 jätettiin 35 tarjousta, osa-alueeseen 2 jätettiin 31 tarjousta ja osa-alueeseen 3 jätettiin 26 tarjousta. Määräaikaan mennessä tarjouksensa jättivät:

9Lives Kotipalvelut Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Aarre Avustajat Oy (osa-alueet 1 ja 2)

ANNU Group Oy (osa-alue 1)

Aspa Palvelut Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Avunavain Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Avustajasi Validia Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Avustajavälitys Oy (osa-alueet 1 ja 2)

Brighs Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Camut Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Citywork Avustajapalvelut Oy (osa-alueet 1 ja 2)

FenixCare Oy (osa-alueet 1 ja 2)

Folkhälsan Välfärd Ab (osa-alue 1)

Gubbe Sydänystävä Oy (osa-alueet 1 ja 3)

Kanlungan Oy (osa-alueet 1 ja 2)

Kenest Hoiva Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

KoskiHoiva Oy (osa-alue 3)

Kotipalvelu Hoivailo Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Kotipalvelu Mehiläinen Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Med Group Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Medicare Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Medicomissio Sairaanhoitopalvelu Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Neuroliitto ry (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Palvelukauppa Kodinonni Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Pihlajalinna Terveys Oy (osa-alueet 1 ja 2)

Piika ja sisar Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

ProHoiva Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Sievä Tuki Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

SihaCare Oy (osa-alueet 1 ja 2)

Sivina Kotipalvelut Oy (osa-alue 1)

Suomen Avustajapalvelut Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Suomen Seniorihoiva Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Syke Kotipalvelut Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Tukena Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Tunne Hoiva Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Viisi Vuodenaikaa Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Välitysklinikka Oy (osa-alueet 1, 2 ja 3)

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 25.11.2024 klo 12.04 sähköisestä järjestelmästä.

Tarjoajien soveltuvuuden arvioiminen ja tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintayksikkö on tehnyt tarjouksen jättäneiden tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin ja tarkastanut tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. Kaikkien tarjousvertailuun hyväksyttävien tarjousten tuli olla tarjouspyynnön mukaisia ja tarjotun palvelun tuli täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjouspyynnössä hankintayksikkö edellyttää, että tarjoajayrityksellä on palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta henkilökohtaisen avun palvelun palvelutuotannon järjestämisestä. Riittävänä kokemuksena pidetään palveluntuotannon järjestämistä vähintään kymmenelle (10) henkilölle vähintään yhden (1) vuoden ajan viimeisen kolmen (3) vuoden aikana (9/2021–9/2024). Tarjoajan tuli liittää tarjoukselleen seuraavat tiedot referenssikohteesta: selvitys ja tiedot siitä, missä ja miten kokemus on syntynyt, asiakasmäärä, palvelun tuottamisen ajankohta ja yhteyshenkilö, jolta referenssin oikeellisuus voitiin tarkastaa.

Hankintayksikkö on pyytänyt täsmennykset niiltä tarjoajilta, joiden referenssistä puuttuivat kokonaan referenssin antajan yhteyshenkilön yhteystiedot. Täsmennykset pyydettiin AvunAvain Oy:ltä, Kenest Hoiva Oy:lta ja Viisi Vuodenaikaa Oy:lta. Kenest Hoiva Oy ja Viisi Vuodenaikaa Oy täsmensivät tarjoustaan annetussa määräajassa.

Hankintayksikkö hylkäsi tarjoukset, joiden referenssi ei täyttänyt asetettuja soveltuvuusvaatimuksia tai joiden referenssiä ei referenssinantaja vahvistanut. Tarjouspyynnön mukaisesti referenssin tuli koskea henkilökohtaisen avun palvelun palvelutuotantoa.

Hankintayksikön tekemän soveltuvuusarvioinnin perusteella hankintayksikkö hylkäsi seuraavat tarjoajat seuraavin perustein:

AvunAvain Oy:n referenssistä ei käy ilmi, onko tuotettu palvelu ollut henkilökohtaista apua, mahdollisen henkilökohtaisen avun asiakasmäärä eikä palvelun tuottamisen ajankohta. Tarjouksen referenssiä ei saatu tarkastettua, sillä referenssistä puuttuivat referenssikohteen yhteystiedot, eikä tarjoaja täsmentänyt tarjoustaan määräajassa.

Brighs Oy:n referenssi ei täytä asetettua vaatimusta asiakasmäärän osalta.

Folkhälsan Välfärd Oy:n referenssi ei täytä asetettua vaatimusta asiakasmäärän osalta.

Kenest Hoiva Oy: referenssi ei täytä asetettua vaatimusta asiakasmäärän osalta.

Kotipalvelu Hoivailo Oy:n referenssi ei täytä asetettuja vaatimuksia asiakasmäärän osalta.

Medicare Oy:n referenssi ei täytä asetettuja vaatimuksia palvelun sisällön osalta. Tuotettu palvelu ei ole ollut henkilökohtaista apua.

Sievä Tuki Oy:n referenssi ei täytä asetettuja vaatimuksia asiakasmäärän osalta.

SihaCare Oy:n referenssi ei täytä asetettuja vaatimuksia palvelun sisällön osalta. Tuotettu palvelu ei ole ollut henkilökohtaista apua.

Sivina Kotipalvelut Oy:n referenssi ei täytä asetettuja vaatimuksia asiakasmäärän osalta.

Välitysklinikka Oy:n tarjouksella ei ole ilmoitettu referenssikohteita.

Muut saapuneet tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi ja ne täyttivät alustavan soveltuvuuden arvioinnin perusteella tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Ne otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana hankintayksikkö on kohdellut kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toiminut suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjousten vertailu tehtiin osa-alueittain. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena oli halvin hinta. Laatu oli huomioitu tarjouspyyntöasiakirjoissa palvelulle asetetuissa korkeissa vähimmäisvaatimuksissa. Tarjouspyynnön mukaisesti kuhunkin osa-alueeseen valittiin kaikki soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävät palveluntuottajat pois lukien kaksi kalleinta tarjousta, kuitenkin enintään 20 palveluntuottajaa osa-aluetta kohden.

Osa-alueeseen 1 valittiin 20 palveluntuottajaa ja osa-alueeseen 2 valittiin 20 palveluntuottajaa ja osa-alueeseen 3 valittiin 17 palveluntuottajaa. Vertailutaulukko on liitteenä 1. Valitut palveluntuottajat asetettiin puitejärjestelyssä hinnan mukaiseen ensisijaisuusjärjestykseen.

Sopimus

Valittujen palveluntuottajien kanssa tehdään sopimukset. Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 3.3.2025 ja se päättyy 2.3.2027. Perussopimuskauden jälkeen on mahdollista tilaajan niin päättäessä jatkaa sopimusta enintään kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella.

Osapuolia sitovat sopimukset eivät synny päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun hankinnasta on tehty sopimukset valittujen palveluntuottajien kanssa. Sopimukset voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Sosiaali-, terveys ja pelastustoimiala on myös ottanut huomioon tässä sote-palveluhankinnassa ja hankintasopimuksessa järjestämislain 15 §:n asettamat velvoitteet.

Lisätietojen antaja

Minna Eronen, ostopalvelupäällikkö, puhelin: 09 310 24859

minna.eronen@hel.fi

Outi Ekebom, johtava hankinta-asiantuntija, puhelin: 09 310 21183

outi.ekebom@hel.fi

Päättäjä

Maarit Sulavuori
perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja