Ohjausryhmän asettaminen, digitalisaation ohjausryhmä, kaupunginkanslia

Kansliapäällikkö asetti digitalisaation ohjausryhmän ja digitalisaation koordinaatioryhmän. Asettamispäätöksellä päätetään päätöksellä 27.3.2019, 62 § asetetun digitaalisen johtoryhmän työskentely.

Digitalisaation ohjausryhmän tehtävänä on koota yhteinen näkymä toimialojen, liikelaitosten ja virastojen digitalisaatiotarpeista sekä varmistaa konkreettiset hanke- ja investointi- ja toimintasuunnitelmat tarpeisiin vastaamiseksi. Ohjausryhmä seuraa kaupunkistrategian toteutumista digitalisaation näkökulmasta ja päättää linjauksista, joilla digitalisaatiohankkeet suunnataan kaupunkistrategian tavoitteiden mukaisiksi. Ohjausryhmä kokoaa ehdotuksen keskeisistä digitalisaatiota edistävistä toimenpiteistä ja hankkeista ja seuraa näiden toteutumista. Lisäksi ohjausryhmä varmistaa riittävän kaupungin palveluita ja toimintoja tukevien tietojärjestelmien riskienhallinnan toteutumisen. Ohjausryhmän linjaukset konkretisoituvat toimivaltaisten päätöksentekijöiden päätöksissä ja muissa digitalisaatiohankkeisiin liittyvissä päätöksissä. Ohjausryhmä asetetaan toistaiseksi.

Ohjausryhmä nimeää tarvittaessa alatyöryhmiä digitalisaation kehittämisen edistämiseksi. Ohjausryhmä voi antaa selvitystoimeksiantoja ulkopuolisille asiantuntijoille, jotka voivat olla yksittäisiä selvityshenkilöitä tai organisaatioita. Hankinnoista päätetään tulosbudjetin ja hankintavaltuuksien mukaisesti.

Digitalisaation koordinaatioryhmä vastaa kaupungin muutos-, kehitys- ja ICT-hankkeiden kytkeytymisestä toimialojen ja keskushallinnon toimintaan ja talouteen sekä strategian toimeenpanoon. Koordinaatioryhmä varmistaa kaupungin digitalisaation hanke- ja toimenpidesuunnitelmien riittävän kytkeytymisen hallintokuntien tarpeisiin ja tätä kautta resurssointiin sekä talouden ja toiminnan suunnitteluun. Koordinaatioryhmän puheenjohtaja raportoi toiminnasta kaupungin operatiiviselle johtoryhmälle.

Digitalisaation ohjausryhmän kokoonpano:

Kaupunginkanslian osastojen edustajat osallistuvat tarpeen mukaan ohjausryhmän toimintaan. Keskushallinto ja toimialat nimeävät jäsenet digitalisaation ohjausryhmään ja ilmoittavat jäsenten muutokset ohjausryhmän sihteerille. Ohjausryhmä nimeää sihteerin kaupunginkansliasta.

Digitalisaation koordinaatioryhmään kokoonpano:

Henkilöstön edustaja osallistuu tarpeen mukaan jäsenenä koordinaatioryhmään. Koordinaatioryhmä nimeää sihteerin kaupunginkansliasta.

Yhtenäinen näkymä ja tavoitetila digitalisaatiokehitykseen tehostaa kaupungin resurssien käyttöä ja vähentää riskiä päällekkäiselle kehittämiselle. Yhteisen digitaalisen kehittämisen suunnan avulla mahdollisuudet jakaa tietoa ja viestiä digitalisaatiohankkeista parantuvat ja samalla luodaan mahdollisuuksia jakaa parhaita käytäntöjä ja kehittää yhteisiä ratkaisuja tukemaan kaupungin kasvua ja kehitystä.

Digitalisaation ohjausryhmän asioiden valmistelusta vastaa kaupunginkanslian strategiaosasto. Strategiaosaston digitalisaatioyksikkö kerää valmistelua tarvittavat tiedot toimialoilta, liikelaitoksilta ja virastoilta. Olennainen osa digitalisaation ohjausryhmän työskentelyä on kaupungin digitalisaatioon liittyvien kehittämistarpeiden hallinta, joiden keräämisen ja käsittelyn prosessista vastaa digitalisaatioyksikkö. Kehittämistarpeiden hallinnan kautta syntyy kehitystarvesalkku, joka on avoin näkymä kaupungin digitalisaation kehittämistarpeisiin. Kehittämistarpeet arvioidaan mm. kaupungin ICT-arkkitehtuuriperiaatteita sekä -tahtotilaa vasten ja kootaan yhtenäisellä tavalla osaksi mm. digitaalisen kehittämisen tiekarttoja sekä kaupungin ICT investointi- ja hankehallintaa.

Digitalisaation koordinaatioryhmä kokoontuu neljännesvuosittain sopimaan tilannekatsauksesta, tarvittavista johtamistoimienpiteistä ja linjauksista kaupungin ylimmän virkajohdon operatiiviseen johtoryhmään. Koordinaatioryhmä katselmoi talouden ja toiminnan vuosikellon mukaisen kehitys- ja ICT-hankkeiden ehdotuksen osaksi talousarvion valmistelua sekä seuraa näiden toteutumista ohjausryhmän hyväksymän koosteen perusteella. Lisäksi koordinaatioryhmä katselmoi kansliapäällikön asettamien merkittävien muutoshankkeiden tavoitteiden ja suunnitelman mukaisen edistymisen sekä arvioi sekä yhteensovittaa muutoshankkeet ylittäviä toimia esitettäväksi operatiiviseen johtoryhmään.