Hankinta, Effica yksilö- ja perhehuoltosovelluksen katselukäytön jatkaminen vuonna 2025, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala
Effica Yksilö- ja perhehuoltosovelluksen katselukäytön jatkaminen vuonna 2025
Päätös
Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti, että Effica Yksilö- ja perhehuoltosovelluksen katselukäyttöä jatketaan vuonna 2025 liitteenä olevan muutossopimuksen mukaisesti.
Tämä päätös korvaa aiemman päätöksen 3.1.2024 § 4 Effica Yksilö- ja perhehuoltosovelluksen 23.8.2000 allekirjoitetun toimitussopimuksen SOSV062000-1 irtisanomisesta.
Samalla sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan katselukäyttöä koskevan muutossopimuksen vuodelle 2025.
Sovelluksen katselukäytön sekä teknisen tukisopimuksen mukaiset kustannukset ovat enintään 151 625 euroa. Kustannukset laskettu arkistoinnin tavoiteaikataulun mukaisesti ajalle 1.1.–30.6.2025.
Päätöksen perustelut
Helsingin kaupungin sosiaaliviraston toimitusjohtaja on 23.8.2000 allekirjoittanut Sosiaaliviraston ja TietoEnator Oyj:n välisen asiakastietojärjestelmän toimitussopimuksen. Tähän toimituskokonaisuuteen kuului myös Effica YPH -järjestelmä, joka oli käytössä lastensuojelun ja lapsiperheiden palvelujen asiakastyön tietojärjestelmänä 5.11.2021 saakka.
Helsingin sosiaali- ja terveystoimiala otti 6.11.2021 lastensuojelussa ja lapsiperheiden palvelussa käyttöön Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmän, jolloin Effica YPH -sovellus jäi katselukäyttöön.
Effica YPH -järjestelmän katselukäytöstä luovutaan, kun lastensuojelun ja lapsiperheiden palvelujen asiakasasiakirjat ja sovelluksen muut säilytettävät tiedot saadaan arkistoitua kansalliseen sosiaali- ja terveydenhuollon KANTA-arkistoon tai Helsingin digitaaliseen säilytysjärjestelmään. Effica YPH -järjestelmän arkistointi on aloitettu. Poiminta-aineistojen konvertoinnit arkistojen teknisten vaatimusten mukaisiksi arkistoasiakirjoiksi sekä näiden asiakirjojen siirrot arkistoihin kestävät alkuvuoteen 2025. Lisäksi katselukäyttöympäristöä tarvitaan arkistointien validointiin ja mahdollisiin tietojen lisäpoimintoihin.
Vanhojen asiakastietojen käyttöön on tarvetta erityisesti lastensuojelussa ja lapsiperheiden palvelujen palvelutarpeen arvioinnissa sekä asiakkaiden tietopyyntöjen toteuttamisessa. Katselukäyttöä jatketaan enintään siihen saakka, kunnes tiedot ovat saatavissa pääosin asiakastietojen kansallisista arkistoista tai Helsingin digitaalisesta arkistosta. Arkistoinnin tavoiteaikataulu on kesäkuun 2025 loppuun mennessä.
Muutossopimuksen mukaisesti Effica YPH -järjestelmän toimitussopimus on irtisanottavissa yhden (1) kuukauden sisällä, kun arkistointi on valmistunut ja katselukäyttöpalvelua ei enää tarvita.
Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja on päättänyt 3.1.2024 § 4 toimitussopimuksen irtisanomisesta. Päätöksen jälkeen, sopimuksen irtisanomisaikana, on ilmennyt tarve jatkaa katselukäyttöä, koska sovelluksen asiakastietojen arkistointi ei ole valmistunut vuoden 2024 aikana. Katselukäytön jatkamista on esittänyt järjestelmästä vastaava ICT-asiantuntija. Katselukäytön jatkamisesta on sovittu sovellustoimittaja Tietoevry Oyj:n kanssa ja toimittaja on antanut tarjouksen katselukäytön jatkamisesta.
Effica YPH -sovelluksen käyttöä jatketaan alkuperäisen 23.8.2000 allekirjoitetun toimitussopimuksen SOSV062000-1 ehtojen mukaisesti lukuun ottamatta irtisanomisaikaa, joka on muutossopimuksella sovittu yhden (1) kuukauden mittaiseksi. Irtisanominen tulee ajankohtaiseksi, kun arkistointi on valmistunut ja katselukäyttöpalvelua ei enää tarvita.
Se, joka on alun perin päättänyt sopimuksen hyväksymisestä, päättää myös muutoksista. Mikäli sopimusmuutos on vähämerkityksinen tai laadultaan enemmän tekninen, muutos voidaan tehdä viranhaltijatasolla.
Hallintosäännön 24 luvun 1 § 3 kohdan mukaan viranhaltijan päätöksen perusteella tehtävät sopimukset allekirjoittaa se viranhaltija, joka on päättänyt sopimukseen sitoutumisesta, tai hänen määräämänsä henkilö.
Päätös tullut nähtäväksi 19.12.2024
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun
asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaa-timus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvit- tavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaa- timuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoi- tettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa ha- luaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimi- tettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vas- taanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa si- ten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivä- nä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksian- non tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka ku- luessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkina- oikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava vali- tusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen va- litusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapun- päivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä en- simmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipal- velussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaati-
muksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva pää-tös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on vali- tuksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (pro- sessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden pro- sessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoit- teista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, taimuu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayk- sikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimi- tetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen
tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.
Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Markopekka Vauramo, vastaava ict-asiantuntija, puhelin: 09 310 43060