Matrix42 ITSM-järjestelmän lisenssien ja käyttöoikeuksien hankinta
Matrix42 ITSM-järjestelmän lisenssien ja käyttöoikeuksien hankinta
Päätösehdotus
Palvelukeskusliikelaitoksen johtokunta päättää Matrix42 ITSM-järjestelmän lisenssien ja käyttöoikeuksien hankinnasta:
- hyväksyä Matrix42 Finland Oy:n (2137580-5) tarjouksen Matrix42 ITSM-järjestelmän lisenssien ja käyttöoikeuksien hankintaan ainoana tarjouksena ja oikeuttaa toimitusjohtajan tai hänen määräämänsä allekirjoittamaan tätä asiaa koskevan sopimuksen,
- että toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä voi tehdä nyt päätettävään hankintaan tarkennuksia hankintavaltuuksiensa puitteissa.
Lisäksi johtokunta merkitsee tiedoksi,
- että hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi,
- että hankintasopimus astuu voimaan 1.1.2026 ja on toistaiseksi voimassa oleva sopimuksessa erikseen mainituin irtisanomisehdoin,
- että hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on noin 818 200 euroa neljän vuoden arvolla laskettuna.
Esittelijän perustelut
Hankinnalla on haettu sopimustoimittajaa toimittamaan palvelukeskusliikelaitoksen puhelin- ja hyvinvointipalveluiden toiminnassaan tarvitsemat Matrix42 ITSM-järjestelmän lisenssit ja käyttöoikeudet.
Matrix42 (ent. Efecte) ITSM-palveluhallinnan järjestelmää (myöhemmin "järjestelmä") käyttää noin 350 Helsingin kaupungin työntekijää. Järjestelmää on kehitetty yli 15 vuoden ajan Helsingin kaupungin tarpeisiin ja sen yhteyteen on rakennettu vaativia tiedonsiirtoja toisiin järjestelmiin. Järjestelmään on rakennettu useita Helsingin kaupungin palveluiden kannalta tärkeässä roolissa olevia sähköisiä asiointikanavia, joita käyttävät Helsingin kaupungin eri toimialojen ja liikelaitosten työntekijät sekä kaupunkilaiset. Järjestelmässä käsiteltävien palvelupyyntöjen määrä on noin 25 000 palvelupyyntöä vuodessa.
Palvelukeskus Helsinki on ennen tarjouskilpailua järjestänyt laajan markkinakartoituksen ja selvittänyt vaihtoehtoja ITSM-järjestelmänsä ja järjestelmään perustuvien asiointikanavien tulevaisuudelle ja todennut, että kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta nykytoteutusta vastaavaa palvelunhallinnan toteutusta ei pystytä toteuttamaan eikä vastaavia toiminnallisuuksia pystytä saavuttamaan kustannusten kannalta tehokkaasti muuhun ratkaisuun siirtymällä.
Vuosien saatossa tehdyn ohjelmistokehityksen tuloksena palveluiden ja palvelunhallinnan arkkitehtuuri on rakennettu siten, että Matrix42 (ent. Efecte) ITSM-järjestelmä on sen keskeinen, sisäänrakennettu osa.
Palveluiden kriittisyyden ja niiden jatkuvuuden varmistamisen vuoksi on tarve jatkaa nykyisen ITSM-järjestelmän käyttöä myös tulevina vuosina. Hankinnan kohteena olevat lisenssit ja käyttöoikeudet mahdollistavat nykyisen palvelunhallinnan arkkitehtuurin asiointikanavineen ylläpidettäviksi jatkossa.
Hankintamenettely
Hankintamenettelynä on käytetty avointa menettelyä.
Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus 22.9.2025 sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi. Määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 24.10.2025 klo 10.00.
Määräaikaan mennessä saapui seuraava tarjous:
Matrix42 Finland Oy (2137580-5)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja niiden täyttymisen selvittämiseksi vaadittavat selvitykset.
Matrix42 Finland Oy on toimittanut vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttää asetetut soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle vähimmäisvaatimukset.
Matrix42 Finland Oy:n jättämä tarjous on tarjouspyynnön mukainen ja täyttää tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hinnaltaan halvin.
Tarjousten vertailua ei suoritettu, koska Matrix42 Finland Oy oli ainoa tarjoaja.
Sovellettavat säännökset ja päätöstoimivalta
Hankintalain (1397/2016) 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.
Hallintosäännön 11 luvun 1 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan liikelaitoksen johtokunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita.