Hankinta, minikilpailutus, palvelujen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman kehittäminen kaupunginkanslia

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Hankinnan kohteena on palvelujen tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelman päivittämiseen liittyvä kehittämistyö.

Kysymys on palvelumuotoilun puitejärjestelyn (H088-21/HEL 2022-002395) perusteella tehdystä minikilpailutuksesta. Minikilpailutus toteutettiin palvelumuotoilun puitesopimuksen osa-alue 1, palveluiden ja organisaation muotoilu, puitteissa (H088-21/HEL 2022-002395 /osa-alue 1). Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille osa-alueen 1 puitesopimustoimittajille.

Helsingin kaupunginkanslian tarjouspyynnön, päivätty 23.1.2025, määräaika tarjousten jättämiselle päättyi 10.2.2025 klo 15:00. Määräaikaan mennessä saapui viisi (5) tarjousta: Digitalist Experience Oy, Futurice Oy, Gofore Lead Oy, Pentagon Design Oy ja Solita Oy.

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjoukset arvioitiin 40% hinta ja 60% laatu suhteella. Hinta- ja laatupisteiden määräytyminen ja laskentatapa oli esitetty tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailun perusteella viestintäjohtaja päätti hyväksyä Pentagon Design Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana. Tarjousten vertailu pisteytyksineen toimitettiin tarjoajille päätöksen liitteenä.

Palvelumuotoiluhankintojen puitejärjestelyyn perustuvassa minikilpailutuksessa tarjouksen antanut Solita Oy on määräajassa esittänyt hankintaoikaisuvaatimuksen. Hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu pisteytykseen. Oikaisuvaatimuksessa esitetään, että Solita Oy:lle annetut pisteet tarkistetaan ja korjataan pisteytyksen kohdan 1) Projektisuunnitelma seuraavista kahdesta alakohdasta: b) valittujen työmenetelmien soveltuvuus ja monipuolisuus ja c) tarkoituksenmukaisuus ja toteutuskelpoisuus. Hankintaoikaisuvaatimus on tämän esityksen liitteenä.

Valittujen työmenetelmien soveltuvuuden ja monipuolisuuden osalta tarjouspyynnössä esitetyt pisteytyksen perusteet olivat seuraavat:

• 1 p. = heikko / Työmenetelmien soveltuvuus ja monipuolisuus on heikko: valitut työmenetelmät eivät sovellu tilaajan tarpeisiin tai ne ovat hyvin yksipuolisia. Työmenetelmien valintaa ei ole lainkaan perusteltu.
• 2 p. = välttävä / Työmenetelmien soveltuvuus ja monipuolisuus on välttävä: valitut työmenetelmät eivät suurelta osin sovellu tilaajan tarpeisiin tai ne ovat yksipuolisia. Työmenetelmien valintaa on perusteltu hyvin niukasti.
• 3 p. = tyydyttävä / Työmenetelmien soveltuvuus ja monipuolisuus on tyydyttävä: valitut työmenetelmät soveltuvat pääosin tilaajan tarpeisiin ja niissä on jonkin verran monipuolisuutta. Työmenetelmien valintaa on perusteltu jonkin verran.
• 4 p. = hyvä / Työmenetelmien soveltuvuus ja monipuolisuus on hyvä: valitut työmenetelmät soveltuvat tilaajan tarpeisiin ja ovat riittävän monipuolisia varmistamaan kehittämistyön laadukkaan toteutuksen. Työmenetelmien valinta on perusteltu hyvin.
• 5 p. = erinomainen / Työmenetelmien soveltuvuus ja monipuolisuus on erinomainen: valitut työmenetelmät soveltuvat erinomaisesti tilaajan tarpeisiin ja niistä muodostuu monipuolinen ja kehittämistyön eri kohderyhmiä ja vaiheita erinomaisesti huomioiva kokonaisuus. Työmenetelmien valinta on perusteltu erinomaisesti. 

Solita Oy on saanut tästä osiosta laatuvertailussa pisteet 3 eli ”tyydyttävä”. Tarjoajien vertailua tehtäessä kaupungin ulkopuolisten sidosryhmien osallistaminen oli Solita Oy:n tarjouksessa arvioitu suppeahkoksi, pääasiassa neljään 4-6 hengen ryhmähaastatteluun perustuvaksi. Oikaisuvaatimuksessa on esitetty, että sidosryhmäymmärryksen kerääminen olisi ollut laajempaa ja pohjautunut neljään osa-alueeseen: 1) kaupungilta saatava tausta-aineisto, 2) julkinen kuulemistilaisuus ja/tai kysely (tarvittaessa), 3) ryhmähaastattelut ja 4) työpajat. Kuulemistilaisuus ja kysely oli Solita Oy:n tarjouksessa esitetty seuraavasti: ”Optio: Kaupungin järjestämä kuulemistilaisuus ja/tai kyselytutkimus”. Tältä pohjalta hankintayksikkö tulkitsi, että näiden toteutus ei sisältynyt suoraan Solita Oy:n tarjouskokonaisuuteen eikä niitä siksi huomioitu menetelmien monipuolisuuden arvioinnissa. Sidosryhmät on Solita Oy:n tarjouksessa mainittu myös ns. konseptointityöpajojen yhteydessä. Tarjouspyynnössä kaupunkiyhteinen kehittämistyö (kaupunkiyhteisten painopisteiden tunnistaminen) on kuitenkin esitetty nimenomaan kaupungin sisäisten toimijoiden (kanslian osastot, toimialat, liikelaitokset) keskinäisenä prosessina, joten ulkoisten sidosryhmien mukaan tuominen siihen ei välttämättä ole tilaajan tarpeisiin menetelmällisesti soveltuvin ratkaisu. Edellä esitetyn pohjalta pistemäärää 3 voidaan pitää perusteltuna.

Tarkoituksenmukaisuuden ja toteutuskelpoisuuden osalta tarjouspyynnössä esitetyt pisteytyksen perusteet olivat seuraavat:

• 1 p. = heikko / Projektisuunnitelman tarkoituksenmukaisuus ja toteutuskelpoisuus on heikko: suunnitelma ei kata lainkaan kehittämistyön tavoitteita ja tilaajan tarpeita tai se ei vaikuta lainkaan realistiselta toteuttaa.
• 2 p. = välttävä / Projektisuunnitelman tarkoituksenmukaisuus ja toteutuskelpoisuus on välttävä: suunnitelma kattaa vain pienen osan kehittämistyön tavoitteista ja tilaajan tarpeista tai sen toteutuksen realistisuuteen liittyy huomattavaa epävarmuutta.
• 3 p. = tyydyttävä / Projektisuunnitelman tarkoituksenmukaisuus ja toteutuskelpoisuus on tyydyttävä: suunnitelma kattaa vain osan kehittämistyön tavoitteista ja tilaajan tarpeista tai sen toteutuksen realistisuuteen liittyy epävarmuutta.
• 4 p. = hyvä / Projektisuunnitelman tarkoituksenmukaisuus ja toteutuskelpoisuus on hyvä: suunnitelma kattaa pääosin kehittämistyön tavoitteet ja tilaajan tarpeet ja vaikuttaa realistiselta toteuttaa.
• 5 p. = erinomainen / Projektisuunnitelman tarkoituksenmukaisuus ja toteutuskelpoisuus on erinomainen: suunnitelma kattaa mainiosti kaikki kehittämistyön tavoitteet ja tilaajan tarpeet ja vaikuttaa hyvin realistiselta toteuttaa.

Solita Oy on saanut tästä osiosta laatuvertailussa pisteet 4 eli ”hyvä”. Vertailutaulukkoon oli kirjattu huomio, että joiltain osin herää kysymys tilaajan tarpeiden ymmärtämisestä (esim. projektin vaihe 3 on kaupunkiyhteisten toimenpiteiden suunnittelu, vaikka kehittämistyön kuluessa vasta kartoitetaan, onko niille edellytyksiä). Oikaisuvaatimuksen mukaan esimerkkinä esiin nostetun kohdan osalta on tehty virheellinen oletus hankkeen etenemisestä. Vertailua tehdessään hankintayksikkö pohti tässä kohdassa pisteiden 3 ja 4 välillä, koska useampi yksittäinen asia tarjouksessa herätti kysymyksen tilaajan tarpeiden ymmärtämisestä (vertailutaulukkoon oli nostettu vain yksi esimerkki). Hankintayksikkö kuitenkin tulkitsi vertailua tehdessään, että epäselvyys saattoi ainakin osittain johtua puutteista projektisuunnitelman yleisessä selkeydessä ja johdonmukaisuudessa, jota jo arvioitiin pisteytyksen eri kohdassa (a) projektisuunnitelman selkeys ja johdonmukaisuus). Koska samasta puutteesta ei ollut tarkoituksenmukaista vähentää pisteitä kahdessa eri kohdassa, päädyttiin tässä kohdassa pisteisiin 4. Edellytyksiä pisteiden korottamiselle viiteen pisteeseen eli ”erinomaiseksi” ei kuitenkaan ole.

Erikseen on vielä syytä todeta, että Pentagon Design Oy:n tarjous olisi hinta- ja laatuvertailun perusteella edelleen kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto, vaikka Solita Oy:n pisteet oikaisuvaatimuksessa mainituilla osa-alueilla korotettaisiin maksimipisteisiin (5).

Hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta ei ole kuultu muita tarjoajia kuulemisen ilmeisen tarpeettomuuden vuoksi (hallintolaki 34 §).

Hankintayksikkö on noudattanut tarjousten vertailussa tarjouspyynnössä etukäteen avoimesti ja tasapuolisesti ilmoittamaansa menettelyä. Hankintamenettelyssä ei ole tapahtunut virhettä eikä asiassa ole esitetty sellaista uutta tietoa, jolla olisi vaikutusta päätösedellytyksiin.

Hankintalain (1397/2016) 133 §:n mukaan asianosainen voi vaatia hankintaoikaisua hankintaa koskevasta päätöksestä. Helsingin kaupungin hallintosäännön 19 luvun 4 §:n mukaan kaupunginhallituksen, sen jaoston ja sen alaisen viranomaisen päätöksestä tehdyn hankintaoikaisun käsittelee kaupunginhallitus.

Keskushallinto Kaupunginkanslia Viestintäosasto Viestintäjohtaja 14.02.2025 § 3

Päätös

Päätöksen perustelut

Lisätiedot

Tuija Mustajärvi, asiantuntija, puhelin: 09 310 36229

Päätös tullut nähtäväksi 20.03.2025

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta.

Sovellettava lainkohta: Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 134 § 1 mom, 163 §.