Kaupunginkanslian tiedonhallinnan koordinaatioryhmän asettaminen

Kansliapäällikkö päätti asettaa kaupunginkanslian tiedonhallinnan koordinaatioryhmän. Koordinaatioryhmä tukee, avustaa ja edistää tiedonhallinnan toteuttamista kaupunginkansliassa kaupungin tiedonhallintaryhmän vuosisuunnitelman mukaisesti. Kaupunginkanslian tiedonhallinnan koordinaatioryhmä tehtävänä on huolehtia kaupunginkanslian osalta tiedonhallintalain ja muussa laissa määritellyistä tiedonhallinnan velvoitteiden ja käytännön toteutuksen koordinoinnista.

Kaupunginkanslian tiedonhallinnan koordinaatioryhmän puheenjohtajana toimii hallinto-osaston tiedonhallintayksikön nimeämä henkilö ja varapuheenjohtajana strategiaosaston nimeämä henkilö. Hallinto-osaston tiedonhallintayksikkö ja strategiaosasto asettavat ryhmän käyttöön kumpikin sihteerin ja tarvittaessa asiantuntijoita.

Kaupunginkanslian osastopäälliköt nimeävät osastonsa jäsenen kaupunginkanslian tiedonhallinnan koordinaatioryhmään ja kansliapäällikkö nimeää jäsenen sisäisestä tarkastuksesta.

Koordinaatioryhmän tehtävänä on viestiä, ohjeistaa, seurata, valvoa ja raportoida tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteuttamista kaupunginkansliassa. Osaston nimeämä koordinaatioryhmän jäsen vastaa tiedonkulusta osastolleen. Koordinaatioryhmä raportoi omaseurantasuunnitelman mukaisesti kaupungin tiedonhallintaryhmälle.

Koordinaatioryhmä voi tarvittaessa asettaa alatyöryhmiä, joiden jäsenet voivat olla muitakin kuin koordinaatioryhmän jäseniä.

Tämä päätös korvaa kansliapäällikön päätöksen 22.8.2021 § 174 kaupunginkanslian tiedonhallintaryhmän asettamisesta.

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä 28.2.2022 § 158 Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan. Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa organisaatiossaan.

Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan kaupungin tiedonhallintaryhmässä. Kaupungin tiedonhallintaryhmä raportoi kansliapäällikölle tiedonhallintalainsäädännössä säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden toteutumisesta vuosittain tammikuun loppuun mennessä.

Kaupunginkanslian tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan koordinaatioryhmässä. Koordinaatioryhmän tehtävänä on (tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn) tiedonhallintaan liittyvien tehtävien tukeminen, avustaminen ja edistäminen kaupunginkansliassa kaupungin tiedonhallintaryhmän vuosisuunnitelman mukaisesti.

Tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjauksella tarkoitetaan lakisääteisiä velvoitteita, joita sisältyy tiedonhallintalakiin (906/2019) ja muuhun tiedonhallintaan liittyvään lainsäädäntöön. Muulla tiedonhallintaan liittyvällä lainsäädännöllä tarkoitetaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tietosuojalakia (1050/2018), arkistolakia (831/1994), julkisuuslakia (621/1999), hallintolakia (434/2003), sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettua lakia (13/2003) ja digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annettua lakia (306/2019).

Vastuu tiedonhallintalakikokonaisuuden toimeenpanosta jakautuu kaupungin toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtaville viranhaltijoille. Nämä määrittelevät tiedonhallinnan toteutusvastuut tarkemmalla tasolla. Yhteistyötä ohjataan kaupunginkansliasta. Kaupungin tiedonhallinnan kokonaisohjaus ja koordinointi toteutetaan tiedonhallintaryhmässä.