Työllisyyspalveluiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä sopimusten hallinnan kuvaus

Työllisyyspalveluliikelaitoksen johtokunta päättää hyväksyä liitteenä olevan työllisyyspalveluliikelaitoksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä sopimusten hallinnan kuvauksen.

Tausta

Kaupunginvaltuuston 1.11.2023 (250 §) hyväksymien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteiden mukaisesti kaupunkikonsernin tehtävät on järjestettävä siten, että kaikessa toiminnassa ja kaikilla organisaatiotasoilla toteutuu riittävä sisäinen valvonta ja riskienhallinta. Perusteissa edellytetään, että liikelaitokset laativat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä sopimusten hallinnan kuvaukset. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvauksen tulee sisältää keskeisimpien toimintojen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tavoitteet, toimintaperiaatteet, menettelyt ja vastuut. Sopimusten hallinnan kuvauksen tulee sisältää sopimusten hallinnan keskeisimmät tavoitteet, toimintaperiaatteet, menettelyt ja vastuut.

Kaupunginhallituksen 15.4.2024 (223 §) hyväksymän kaupunkikonsernin sopimusten hallinnan ohjeen mukaisesti sopimusten hallinnan kuvaus voidaan liittää osaksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvausta.

Sisäinen valvonta ja riskienhallinta

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan yleisesti kaikkia niitä toiminta- ja menettelytapoja, joilla toimielimet, johtavat viranhaltijat ja muut esihenkilöt pyrkivät varmistamaan toiminnan laillisuuden ja tuloksellisuuden, resurssien ja omaisuuden turvaamisen, sopimuksenmukaisuuden sekä raportoinnin ja tietojen luotettavuuden. Riskienhallinta puolestaan tarkoittaa järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida ja hallita toimintaan ja tavoitteisiin liittyviä uhkia ja mahdollisuuksia. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta eivät ole toiminnasta erillisiä prosesseja tai toimenpidekokonaisuuksia, vaan osa kaikkia kaupunkikonsernin toimintoja, prosesseja ja hankkeita. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa johtamisjärjestelmää sekä johdon ja hallinnon työvälineitä. Niiden tavoitteena on edistää laadukasta johtamista, uhkien ennaltaehkäisyä ja hallintaa, mahdollisuuksien ja vahvuuksien hyödyntämistä sekä toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja tuloksellisuutta.

Sopimusten hallinta

Erilaisten sopimusten taloudellinen ja toiminnallinen merkitys kaupungin toiminnassa on huomattava. Kaupunkia sitovia sopimuksia ja sopimustyyppejä on hyvin monenlaisia ja niiden sisältämät velvoitteet voivat myös poiketa toisistaan merkittävästi. Sopimusten hallinnassa on kyse laajemmasta kokonaisuudesta, kuin mitä yksittäisen sopimussuhteen hallintaan liittyy. Sopimusten hallinta on keskeinen johtamisen väline, jolla luodaan tavoitteet, toteutetaan ohjausta ja seurataan kaupungin sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta.

Työllisyyspalveluiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä sopimushallinnan kuvaus

Työllisyyspalvelut aloitti toimintansa 1.1.2025 ja päätettävänä on työllisyyspalveluiden ensimmäinen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä sopimusten hallinnan kuvaus. Sopimusten hallinnan kuvaus on liitetty osaksi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvausta, sillä sopimusten hallinta on osa riskienhallintaa, ja uuden liikelaitoksen vuoksi molempien kuvausten laatiminen on ajankohtaista.

Kuvaus kattaa kaikki kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä sopimusten hallinnan osatekijät. Kuvaus pohjautuu Helsingin kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteisiin, Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Helsingin kaupunkikonsernissa -ohjeeseen sekä Helsingin kaupunkikonsernin sopimusten hallinnan ohjeeseen. Kuvauksen tekemisessä on lisäksi hyödynnetty Helsingin kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä Helsingin kaupungin sopimushallinnan kuvauspohjia.

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa ja tuloksellisuutta seurataan sekä arvioidaan säännöllisesti talousarviovuoden aikana ja ryhdytään tarvittaessa kehittämistoimiin. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuudesta raportoidaan osana tilinpäätöstä. Toiminnan käynnistymisvaiheen vuoksi kuvauksen päivittämisen tarvetta arvioidaan vähintään kerran vuodessa. Päivittämisen tarvetta arvioidessa huomioidaan myös Helsingin kaupungin ohjeisiin tehtävät mahdolliset muutokset ja päivitykset.

Toimivalta

Hallintosäännön 11 luvun 1 §:n 1 momentin 6 kohdan mukaan liikelaitoksen johtokunta hyväksyy sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sopimusten hallinnan kuvauksen.

Hallintosäännön 22 luvun 3 §:n mukaan liikelaitoksen johtokunta vastaa toimialallaan sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja sopimusten hallinnan asianmukaisesta järjestämisestä ja toimeenpanon valvonnasta.