Yhteisten palveluiden sisäisen kehittämisen kumppanin hankinta

Hankintapäällikkö päätti hankkia yhteisten palveluiden sisäisen kehittämisen kumppanuuden toimeksiannon Deloitte Consulting Oy:ltä. Hankinnan ennakoitu sitoumukseton arvo on 40 560 euroa (alv 0 %).

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala kilpailutti yhteisten palvelujen sisäisen kehittämisen kumppanuuden hankinnan kansallisen kynnysarvon alittavana pienhankintana. Tarjouspyyntö lähetettiin 1.4.2025 kolmelle soveltuvalle yritykselle, jotka olivat: Sweco Finland Oy (2661738-3), KPMG Oy (FI18054859) sekä Deloitte Consulting Oy (0555345-6). Tarjousaikaa annettiin 15.4.2025 asti.

Hankinnan kohteena on yhteisten palvelujen sisäinen kehittämistyö, joka kohdistuu tietohallinnon, HR-palveluihin sekä laajemmin yhteisiin palveluihin. Tietohallinnon osalta hankinta liittyy uudelleen organisointiin ja toiminnan kehittämiseen. HR-palveluiden osalta hankinnassa painotetaan strategista suunnittelua ja tulevaisuuden kehittämistä. Toimialan yhteisten palvelujen osalta tarve koskee työelämän tulevaisuuden trendien näkymää ja sen esittelyä yhteisten palvelujen henkilöstölle.

Kilpailutuksessa oli painotuksena: hinta 50 % ja laatu 50 %. Laatupisteet annettiin projektisuunnitelman pohjalta.
Projektisuunnitelma muodostaa 50% (enintään 50 pistettä) tarjousten vertailuperusteista. Tarjoajien projektisuunnitelmat vertailtiin niin, että tilaajan tavoitteisiin parhaiten vastaava ja annettujen arviointikriteerien perusteella paras projektisuunnitelma sai viisikymmentä (50) pistettä (täydet laatupisteet), toiseksi paras projektisuunnitelma sai neljäkymmentä (40) pistettä, kolmanneksi paras saisi kaksikymmentä (20) pistettä ja loput saisivat nolla (0) pistettä.

Tarjousajan päättymiseen mennessä tarjoukset saatiin kahdelta tarjoajalta, jotka olivat KPMG Oy (FI18054859) sekä Deloitte Consulting Oy (0555345-6).

Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Tarjouspyynnössä on esitetty tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset ja selvitysvelvollisuudet. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat edellytykset on tarkastettu ja tarjoajat täyttävät heille asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Tarjouspyynnössä on asetettu tarjoukselle ja sen sisällölle sekä tarjottavalle palvelulle vähimmäisvaatimukset. Tarjoukset ovat olleet tarjouspyynnön mukaisia ja ne täyttävät tarjouspyynnön mukaiselle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset

Tarjousten vertailu

Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset vertailtiin parhaan hinta-laatusuhteen perusteella (hinnan painoarvo tarjousten vertailussa 50%, laadun painoarvo 50%). Vertailuhinnat muodostuivat kokonaishinnan perusteella. Laadullisten tekijöiden vertailussa projektisuunnitelman arviointi muodosti 50% painoarvon.

Tarjousten vertailun perusteella saatiin seuraavat hintapisteet:

KPMG Oy (FI18054859): 50 hintapistettä. Annettu kokonaishinta 40 218, 75 euroa.

Deloitte Consulting Oy (0555345-6): 49,57 hintapistettä. Annettu kokonaishinta 40 560 euroa.

Vertailtaessa tarjousten laatua laatupisteet jakautuivat seuraavasti:

KPMG Oy (FI18054859): 40 laatupistettä.

Deloitte Consulting Oy (0555345-6): 50 laatupistettä.

Laatukriteerit täyttyivät sekä Deloitten että KMPG:n tarjouksissa, mutta Deloitten tarjous sisälsi laaja-alaista kokonaisymmärrystä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tarpeista, kaupungin suuntaviivoista sekä muutostarpeesta huomioiden työhyvinvointinäkökulma. Deloitte tarjosi myös konkreettiset ja kattavat tuotokset.

Deloitten tarjouksessa oli tietohallinnon uudelleenorganisoinnin näkökulmasta: 1) ymmärretty tämänhetkinen tilanne ja muutoksen tarve, 2) ymmärretty kaskon tietohallinnon erillisyys suhteessa kanslian digiyksikköön ja DigiHelsinkiin, 3) ehdotettu tehtäväksi myös asioita (mm. roolien ja vastuiden kirkastaminen), jotka olisi syytä tehdä samalla ja joita on jo valmisteltu tietohallinnossa eri tavoin vuodesta 2023 alkaen.

Tehtyjen vertailujen perusteella kokonaistaloudellisesti edullisemman tarjouksen antoi Deloitte Consulting Oy, jonka kokonaispisteet olivat 99,57 pistettä. Toiseksi tullut KPMG Oy sai 90 pistettä.

Sopimuksen teko

Hankintasopimus sopijapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin erikseen allekirjoitettavalla sopimuksella. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kasvatus- ja koulutuslautakunnan päätöksen (HEL 2025-005161, 29.4.2025 § 131) mukaan hankintapäällikkö päättää arvonlisäverottomalta arvoltaan 100 000 euron arvoon asti hankinnoista toimialalla.