Tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta päättää

A hyväksyä tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot.

B oikeuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan tietohallintojohtajan

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on tila- ja toiminnanohjauksen ratkaisukokonaisuus, joka koostuu sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten päivittäisten työtehtävien suunnittelujärjestelmästä ja tilavarausjärjestelmästä sekä näiden integroinnista asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apottiin.

Vuoden 2014 strategian mukaisesti silloisessa sosiaali- ja terveysvirastossa lähdettiin kehittämään keskuksia, joihin keskitetään sekä terveys- että sosiaalipalvelut keskuksien kohderyhmille. Keskittämisellä oli tarkoitus mahdollistaa paremmin sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden integraatiota käytännössä ja monialaisten palvelukokonaisuuksien toteuttamista saman katon alta.

Uusissa terveys- ja hyvinvointikeskuksissa ja perhekeskuksissa ammattilaisilla ei ole omia työhuoneita, vaan vastaanottohuoneet ja työpisteet ovat monikäyttöisiä ja porrastetussa käytössä. Keskuksissa on ammattilaisia useita satoja ja vastaanottohuoneita ja työpisteitä myös monta sataa joka keskuksessa.

Vastaanottohuoneita on kohteissa kuitenkin vähemmän kuin siellä samaan aikaan työskenteleviä ammattilaisia. Tämä on johtanut siihen, että ammattilaisten päivittäisten työtehtävien suunnittelussa on huomioitava myös tilat, joissa tehtävät suoritetaan. Päivittäiset tehtäväsuunnitelmat viedään asiakas- ja potilastietojärjestelmään työpohjiksi, joihin voidaan tehdä asiakkaille varauksia vastaanottoajoista niihin varattuihin työaikoihin. Osalla ammattilaisista työn luonne on erilainen. Asiakasvastaanotot sovitaan tarpeen mukaan, eikä tapaamisaikoja ole ennalta määritelty. Tällöin ammattilaisella pitää olla työkalu, jonka avulla on helppo etsiä ja varata tapaamiseen soveltuva vastaanottohuone.

Nykyisin päivittäisten työtehtävien suunnittelua tehdään erilaisten toimintokohtaisten Excel-taulukoiden avulla ja suunnittelu vie paljon usean ammattilaisen työaikaa. Lisäksi suunnitelman pohjalta syntyvät päivittäiset tehtävät (=työpohjat) syötetään Apotti-järjestelmään manuaalisesti. Suunniteltuihin tehtäväpohjiin tulee myös paljon muutoksia. Muutokset on huomioitava myös tilavarauksissa. Tähän prosessiin tarvitaan työkaluja ja mahdollisimman paljon automaatiota.

Vastaanottohuoneita on jouduttu myös kiintiöimään eri toiminnoille tilojen riittävyyden varmistamiseksi. Tämä on taas johtanut siihen, että osalla toimintoja vastaanottohuoneiden riittävyys on haasteellista ja toisaalta osan vastaanottohuoneista käyttöaste jää alhaiseksi.

Edellä kuvattujen haasteiden ratkaisemiseksi on valmisteltu tila- ja toiminnanohjauksen ratkaisun kilpailutusta ja hankintaa, jonka tavoitteena on:

Osallistumispyynnössä ilmoitettava hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on 2 000 000 euroa neljän käyttövuoden mukaan laskettuna.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki).

Tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa noudatetaan menettelyä, joka on hankintalain 34 ja 35 §:ssä kuvatun neuvottelumenettelyn mukainen. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa ja hankinnan tarjouspyyntöasiakirjat voivat muuttua ja täsmentyä neuvottelujen aikana.

Tavoitellun aikataulun mukaisesti hankintamenettely käynnistetään elokuussa 2025 julkaisemalla osallistumispyyntö julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava Hilmassa (www.hankintailmoitukset.fi).

Osallistumispyynnön liitteenä julkaistaan tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän alustavien tarjouspyyntöasiakirjojen luonnokset, jotka kuvaavat hankintayksikön alustavaa näkemystä hankintaa koskevista määrittelyistä ja ehdoista.

Ehdokkaiden osallistumishakemusten määräaika asetetaan tavoitellun aikataulun mukaan syyskuuhun 2025.

Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joita pyydetään lähettämään alustava tarjous. Hankintayksikkö valitsee 3–5 tarjoajaa, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. Hankintayksikkö valitsee tarjoajat osallistumispyynnössä ilmoitetuin kriteerein.

Neuvottelut käydään alustavien tarjouspyyntöasiakirjojen ja alustavien tarjousten pohjalta tarjoajakohtaisesti. Tarjoajien kanssa neuvotellaan ratkaisun vaatimuksista, hinnoittelulogiikasta, käyttöönottoprojektin ja jatkuvan palvelun vaatimuksista ja sopimusehdoista sekä palvelutasovaatimuksista. Neuvotteluihin kuuluu myös tarjoajan ratkaisun demoversion esittely.

Tavoitellun aikataulun mukaan neuvottelut toteutetaan marras-joulukuun 2025 aikana. Tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen myötä alustavat tarjouspyyntöasiakirjat voivat muuttua ja täsmentyä. Tästä syystä esitetään, että lautakunta oikeuttaa tietohallintojohtajan tekemään neuvottelumenettelyssä tunnistetut muutokset lopullisiin tarjouspyyntöasiakirjoihin.

Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö julkaisee lopulliset tarjouspyyntöasiakirjat rajoitetusti hankintamenettelyyn valituille tarjoajille. Lopullisissa tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvataan hankintaa koskevat määrittelyt ja ehdot lopullisessa muodossaan. Tavoitellun aikataulun mukaisesti tarjousten määräaika asetetaan tammikuuhun 2026.

Hankintayksikkö valitsee yhden toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Valittava toimittaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä.

Esityksen liitteinä (1–16) olevissa alustavissa tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellään hankintamenettelyn periaatteet, hankinnan kohteelle sekä tarjoajille asetettavat soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Liitteenä olevat alustavat tarjouspyyntöasiakirjat voivat muuttua neuvottelujen myötä. Hankintalain 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ja sen sisältämiä tietoja ei saa julkaista muualla ennen kuin se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä esityslistan liitteenä.

Valintaperuste

Lopullisten tarjousten valintaperusteena ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on paras hinta-laatusuhde, jonka alustavat vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat:

Hinta 40–50 pistettä.

Tarjousten vertailu ja pisteytys tehdään lopullisen tarjouspyynnön hintalomakkeen perusteella siten, että halvin vertailuhinta saa täydet 40–50 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään hinnan osalta kaavalla halvin hinta/vertailtava hinta*40–50.

Alustavan käsityksen mukaan hintavertailussa tullaan huomioimaan ainakin seuraavat tekijät:

Laatu 50–60 pistettä.

Alustavasti tarjousten laadullisen vertailun on suunniteltu jakautuvan seuraavasti:

Parhaat laatupisteet saanut tarjous saa laadusta täydet 50–60 pistettä.

Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan tarjoaja, joka saa parhaat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet. Vertailupisteiden maksimimäärä on 100 pistettä.

Vertailuperusteiden sisältöä ja niiden painoarvoja tarkennetaan neuvottelujen kuluessa ja vertailuperusteiden tarkempi sisältö esitetään neuvottelujen jälkeen lopullisissa hankinnan tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Hankinnan sopimuskausi on alustavan suunnitelman mukaan ensin voimassa määräaikaisena neljä vuotta, jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa toistaiseksi voimassa olevana. Sopimuskausi käynnistyy sopimuksen allekirjoittamisesta.

Hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn perustellusta syystä.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.12.2024 § 281 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että tietohallintojohtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa tietohallintojohtajan tekemään hankintaa koskevat päätökset.

Hankinnasta solmittavien sopimusten allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti toimielimen päätöksiin perustuvat asiakirjat allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa tietohallintojohtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on tietohallintojohtajalla.