Avustusta saaneiden toimijoiden tilinpidon tarkastus koskien vuotta 2023

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan merkittävistä tehtävistä ja sitä toteutetaan kaikissa kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset pistokoeluonteiset avustusta saaneiden tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan yhtenäisistä tavoitteista. Yhteiset tarkastukset toteutettiin nyt kuudetta kertaa. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli asiaa edellisen kerran 11.6.2024, § 79.

Kulttuuri- ja vapaa-ajantoimialalla myönnettäviin avustuksiin sovelletaan kaupunkiyhteistä avustusten yleisohjetta (kaupunginhallitus 28.10.2019), minkä lisäksi avustuspäätöksiä tekevillä jaostoilla on yksityiskohtaisemmat sekä avustuslajikohtaiset myöntämisen kriteerinsä.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia. (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet 28.10.2019)

Tilinpidon tarkastuksen yksi keskeinen tavoite on tarjota avustuksen saajille työkaluja sekä tilaisuuksia vuoropuhelulle yhteisön toiminnan kehittämiseksi. Lisäksi tilinpidontarkastus tarjoaa kumppanuusyksiköille tietoa ja työkaluja avustuksiin liittyvän neuvonnan ja kehittämistyön tueksi.

Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat käyttöönsä oman tarkastusraporttinsa. Lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät jokaisen tarkastuksen kohteena olleen yhteisön kanssa keskustelun raportin pohjalta ja sovitaan yhteisesti kehittämistoimenpiteistä, yhteisön niin itse halutessaan.

Tarkastus vuoden 2023 taloudesta ja toiminnasta

Tilinpidon tarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka on suorittanut tarkastukset vuodesta 2020 lähtien. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin/arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastukseen valikoitui 16 avustusta vuodelle 2023 saanutta toimijaa, jotka valikoituivat mukaan tarkastukseen pistokoeluonteisesti, kuitenkin avustusvalmistelijoiden kokonaisharkintaan perustuen. Tarkastukseen pyrittiin valikoimaan mahdollisimman moninainen joukko avustusta saaneita sekä avustuslajeja. Tarkastettaville yhteisöille toimitettiin tarkastajan toimesta lista materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi kunkin yksikön avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille kaikki avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Tarkastetut yhteisöt olivat:

• Circus Helsinki association ry (Kulttuuri, liikunta ja nuoriso)
• Greta Tuotanto Oy (Kulttuuri)
• Huoneteatteri Jurkan kannatusyhdistys ry (Kulttuuri)
• Taidekoulu Maan Kannatusyhdistys ry (Kulttuuri)
• Taiteen, kulttuurin ja oppimisen edistämisen keskus ry (Kulttuuri)
• Teatteriyhdistys Tuike ry (Kulttuuri)
• FC Kontu ry (Liikunta)
• Helsingin Jyry ry (Liikunta)
• Karhu-kissat ry (Liikunta)
• Prime Fighters ry (Liikunta)
• Viipurin Urheilijat ry (Liikunta)
• Helsingfors Svenska Scouter r.f. (Nuoriso)
• Helsingin Nuorten Naisten Kristillinen Yhdistys ry (Nuoriso)
• Keskustanuorten Helsingin piiri ry (Nuoriso)
• Lasten Kesä r.y. (Nuoriso)
• Nuoret Muslimit Helsinki ry (Nuoriso)

Tarkastuksen havaintoja

Vuoden 2023 tilinpidon tarkastuksen keskeisin havainto on se, että neljän avustuksen saajan kohdalla avustusta myöntäneiden palvelukokonaisuuksien tulee selvittää mahdollisen avustuksen takaisinperintäprosessin käynnistämisen tarve. Lähtökohtaiset syyt mahdollisille takaisinperinnöille ovat epäselvyydet avustuksen käytön, selvityksen sekä tilinpidon osalta. Palvelukokonaisuudet selvittävät takaisinperinnän tarvetta ja pyytävät tarvittavilta osin avustuksen saajalta lisätietoa avustuksen käytöstä ja sen selvityksestä. Kuitenkin suurelta osin tarkastuksessa mukaan valikoituneet yhteisöt ovat käyttäneet avustuksensa hyväksyttävästi sekä toteuttaneet toiminnassaan ja taloudenpidossaan hyvän hallinnon periaatteita.

Tänäkin vuonna esiin nousi tarve korostaa avustuslajikohtaisen kirjanpidon tärkeyttä, avustuksen käytön seurannan mahdollistamiseksi. Vaade kirjanpidon järjestämiseksi niin, että avustuksen käyttöä on mahdollista seurata, on kirjattu myös Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeeseen (kaupunginhallitus 28.10.2019).

Näiden lisäksi esiin nousi myös huomio siitä, tulisiko avustuksen käyttöajan ja avustuksen selvityksen käytänteitä päivittää sallimaan myös tilikausikäsittely tilanteissa, joissa yhteisön tilikausi on jotain muuta kuin perinteinen kalenterivuosi.

Edellisen vuoden tapaan tarkastuksessa nousi kysymys siitä kuinka osa avustushakemuksista olivat tietosisällöltään kovin suppeita. Tarkastuksen suorittanut taho suositteleekin toimialalla pohtimaan kuinka toimia tilanteissa, joissa myönnetty avustus on pienempi kuin haettu avustus. Virallisista asiakirjoista ei tällä hetkellä käy ilmi miten toimintaa tai budjettia on näissä tilanteissa sopeutettu.

Tilinpidontarkastus on pääsääntöisesti kerännyt tarkastuskohteilta positiivista palautetta. Tarkastus nähdään oivana mahdollisuutena oman toiminnan kehittämiseen.

Tarkastettujen yhteisöjen tarkastusraportit tullaan käymään läpi yhteisön edustajien kanssa, näiden niin halutessaan. Tarkastusraportit esitellään syksyllä 2025 liikunta-, nuoriso- sekä kulttuuri- ja kirjastojaostossa, joissa voidaan tarvittaessa päättää mahdollisista jatkotoimenpiteistä käytön valvonnan osalta sekä mahdollisista muista täsmennyksistä ja muutoksista avustusprosessiin.

Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti.

Edellä mainittujen toimenpiteiden lisäksi muita mahdollisia toimenpiteitä ovat valmistelijoille suunnatut koulutukset ja avustusten hakijoille kohdennetut tilaisuudet.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (Luku 17, § 1–4).

Asian jatko

Toimialan yhteistä avustusten käytön pistokoeluonteista tarkastusmenettelyä jatketaan. Liikuntajaosto, nuorisojaosto sekä kulttuuri- ja kirjastojaosto käsittelevät yksittäiset tarkastusraportit kokouksissaan.

Päätös tullut nähtäväksi 26.05.2025

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §