Kulttuurin avustuksia saaneiden toimijoiden tilinpidon tarkastus 2025 koskien vuotta 2023

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan kulttuuri- ja kirjastojaosto merkitsee tiedoksi KPMG Oy:n tekemät raportit vuoden 2023 avustusten saajien tilinpidontarkastuksista.

Avustustoiminta on yksi kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan keskeisistä tehtävistä. Sitä toteutetaan kolmessa palvelukokonaisuudessa. Vuosittaiset tilinpidontarkastukset ovat yksi osa toimialan avustusten käytön seurannan laadunvarmistamista ja yhtenäisten toimintatapojen kehittämistä. Yhteinen tarkastusprosessi toteutettiin nyt kuudetta kertaa. Yhteistä prosessia jatketaan myös vuonna 2026, jolloin vuotta 2024 koskevat avustusten tarkastusraportit esitellään lautakunnalle ja jaostoille.

Kulttuuri- ja kirjastojaoston avustuksia myönnettäessä noudatetaan Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeita ja kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan yhteisiä avustusperiaatteita. Tämän lisäksi noudatetaan avustuslajikohtaisia arviointikriteerejä ja myöntämisperusteita.

Avustusten käytön valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että avustusta käytetään avustuspäätöksen mukaisesti ja siihen käyttötarkoitukseen, johon se on myönnetty. Tässä tarkoituksessa valvotaan avustusta saaneen yhteisön toimintaa ja taloutta. Valvonta on mitoitettava siten, että avustuksen käytöstä avustuspäätöksen mukaisesti saadaan riittävä varmuus ottaen huomioon avustuksen suuruus ja luonne. Avustuksen myöntäjällä on oikeus tarkastaa avustuksen hakijan/saajan kirjanpito ja hallinto sekä tarvittaessa tehdä muutakin toimintaa koskevia tarkastuksia (Helsingin kaupungin avustusten yleisohjeet, Khs 28.10.2019).

Tilinpidon tarkastuksen tärkeänä tavoitteena on tarkastustoiminnan ja vuoropuhelun kautta auttaa yhteisöjä kehittämään omaa toimintaansa. Tarkastustoiminnan avulla kumppanuusyksiköissä kehitetään avustamiseen liittyvää opastusta ja neuvontaa. Kaikki tarkastuksen kohteena olevat yhteisöt saavat omaa toimintaansa koskevan tarkastusraportin, jonka lisäksi kumppanuusyksiköt käyvät tarvittaessa jokaisen kanssa keskustelun, jossa voidaan raportin havaintoihin pohjaten sopia kehittämistoimenpiteistä.

Tarkastus vuoden 2023 toimintaan ja talouteen

Tilinpidontarkastuksen toteutti KPMG Oy, joka on suorittanut tarkastuksen myös aiempina vuosina. Yhdistysten toimintaa tarkasteltiin suhteessa kunkin avustuksen myöntämisperusteisiin ja arviointikriteereihin, yhdistys- ja kirjanpitolakeihin sekä hyvän hallinnon periaatteisiin. Tarkastus toteutettiin yhteisen palaverin pohjalta sovittujen periaatteiden ja tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Tarkastus kohdistui kulttuurin osalta avustuskohteisiin, jotka valikoituivat pistokoeluonteisesti avustusvalmistelijoiden harkintaan perustuen ja edustamaan erityyppisiä toimijoita ja avustuslajeja. Lisäksi aiempien vuosien tapaan tarkastettavaksi valikoitui toimija, joka sai avustusta kulttuurin, liikunnan ja nuorisotoimen avustuksista. Tarkastaja KPMG Oy toimitti tarkastettaville yhteisöille listan materiaaleista, joita heidän tuli toimittaa tarkastuksen tekemistä varten. Lisäksi avustusvalmistelijat toimittivat tarkastajille avustushakemuksiin ja niiden päätöksiin liittyvän materiaalin.

Kulttuurin avustusta saaneet tarkastetut toimijat olivat:

Tarkastuksen havaintoja

Keskeisenä havaintona todetaan, että toiminnantarkastuksen kohteena olleiden kulttuurin toimijoiden avustusten osalta ei ole tehdyn asiantuntija-arvion mukaan perustetta takaisinperinnälle.

Kulttuurin kuudesta tarkastettavasta neljän kohdalla tarkastavan tahon KPMG Oy:n mukaan avustukset on käytetty kokonaisuudessaan avustusehtojen mukaisesti eikä tarkastuksessa ole havaittu syytä takaisinperinnälle. Yhden toimijan kohdalla tarkastaja suositti tarkentamaan avustettavan toiminnan tulojen ja menojen seurantaa kirjanpidossa. Avustus voidaan kuitenkin katsoa käytetyksi hyväksyttävästi, kun huomioidaan tosiasialliset avustettavan toiminnan menot. Toisen avustuksensaajan kohdalla tarkastuksen tuloksien perusteella selvitettiin ylivuotisena myönnetyn avustuksen käyttöä, joka lisäselvitysten perusteella todettiin hyväksytyksi.

Kulttuurin tarkastettavien kohteiden osalta KPMG Oy:n yleishavainnoista merkittävin on, että tarkastettavien kohteiden luonne on ollut moninainen ja avustusten seurannan järjestäminen vaihtelee ja että avustusten käytön ohjeistuksessa on edelleen syytä painottaa vahvasti avustuskohtaisen kirjanpidon seurannan tärkeyttä. Kuitenkin suurelta osin tarkastetut yhteisöt ovat käyttäneet avustuksensa hyväksyttävästi sekä toteuttaneet toiminnassaan ja taloudenpidossaan hyvän hallinnon periaatteita. Lisäksi KPMG Oy kehottaa kiinnittämään huomiota kehittämisavustusten käytön selvityslomakkeiden sanoitukseen.

Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta käsitteli asiaa kokouksessaan 20.5.2025, § 68. Nuorisotoimen, liikunnan ja kulttuurin avustusten tarkastusprosessin yleisinä havaintoina KPMG Oy myös nostaa esiin tulisiko avustuksen käyttöajan ja avustuksen selvityksen käytänteitä päivittää sallimaan myös tilikausikäsittely tilanteissa, joissa yhteisön tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta. Lisäksi KPMG:n mukaan edellisen vuoden tapaan tarkastuksessa nousi kysymys siitä, että osa avustushakemuksista on tietosisällöltään kovin suppeita. Tarkastuksen suorittanut taho suositteleekin toimialalla pohtimaan, kuinka toimia tilanteissa, joissa myönnetty avustus on pienempi kuin haettu avustus. Virallisista asiakirjoista ei tällä hetkellä käy, ilmi miten toimintaa tai budjettia on näissä tilanteissa sopeutettu.

Toimiala tulee edelleen kiinnittämään huomiota myös avustushakemuksien sisältöihin ja avustusten myöntöpäätöksiin. Mikäli kulttuurin avustusten osalta katsotaan tarpeelliseksi, avustusohjeistuksissa tullaan täsmentämään esimerkiksi sitä, miten käsitellään tilanteita, joissa myönnetty avustus on pienempi kuin haettu avustus budjetin/toiminnan osalta (kohdennetut avustukset). Avustuksen käytön arvioinnissa tullaan jatkossakin arvioimaan, miten budjettia ja toimintaa on sopeutettu suhteessa myönnettyyn avustukseen.

Tilinpidontarkastus on pääsääntöisesti kerännyt tarkastuskohteilta positiivista palautetta. Tarkastus nähdään oivana mahdollisuutena oman toiminnan kehittämiseen.

Avustusten käytön seurantaa sekä yhteisöjen talouden ja hallinnon kehittämistä edistetään toimialayhteisesti. Tarkastusten lisäksi mahdollisia toimenpiteitä ovat valmistelijoille suunnatut koulutukset ja kentälle kohdennetut tilaisuudet. Yhteisöjen tilinpidontarkastukset ja niistä tuotettavat raportit ovat hyvä väline niin vuoropuhelun lisäämiseen kuin seurannan kehittämiseen sekä toimialan sisällä että suhteessa avustuksen saajiin.

Tilinpidon tarkastusten tavoitteena on edistää helsinkiläisten kulttuuri- ja vapaa-ajan toimintaa järjestävien yhteisöjen toimintaedellytyksiä, osaamista ja tasa-arvoa. Näin myös osaltaan tuetaan kansalaisyhteiskuntaa, rakennetaan luottamusta ja lisätään helsinkiläisten mahdollisuuksia kokea elämyksiä, harrastaa ja osallistua.

Toimivalta

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päättää toimialan avustusmäärärahojen jakamisen periaatteet ja valvoo avustusperiaatteiden toteutumista toimialatasoisesti. Lautakunnan jaostot päättävät jaostojen käytettävissä olevien avustusmäärärahojen jakamisesta ja hyväksyvät perusteet ja rajat, joiden mukaan viranhaltija päättää avustusmäärärahojen jakamisesta. Lisäksi jaostot valvovat avustusten käyttöä. (luku 17, § 1–4)