Eettinen ohjeistus Helsingin kaupungin sopimustoimittajille

Kansliapäällikkö päätti hyväksyä liitteenä olevan eettisen ohjeistuksen Helsingin kaupungin sopimustoimittajille kaupungin hankintasopimuksissa käytettäväksi, kun se on perusteltua huomioiden hankinnan kohde ja siihen liittyvät eettiset riskit.

Samalla kansliapäällikkö päätti kehottaa toimialoja, liikelaitoksia ja virastoja käyttämään ohjeistusta hankinnoissaan.

Lisäksi kansliapäällikkö päätti, että ohjeistus määrittelee vastuullisuuden vähimmäistason Helsingin kaupungin hankinnoissa, ja että hankinnoissa voidaan hankinnan kohde huomioiden soveltaa edelleen myös muita tarkempia vastuullisuusvaatimuksia, kuten Hankinta-Suomessa laadittuja vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteita (Code of Conduct).

Helsingin kaupunkistrategian mukaan (kaupunginvaltuusto 27.8.2025 § 183) Helsinki kantaa globaalia vastuuta muun muassa edistämällä käytäntöjä, joilla julkisten hankintojen eettisyys voidaan nykyistä paremmin turvata.

Helsingin kaupunki on Suomen suurin julkisia hankintoja tekevä toimija noin viiden miljardin euron vuosittaisilla hankintamenoillaan. Kaupunki on merkittävä markkinavaikuttaja, jolla on julkisena hankkijana vastuu edistää kestävyysteemoja hankinnoissaan. Helsingin kaupungin hankintastrategian (kaupunginhallitus 14.12.2020 § 880) mukaan Helsinki toimii suunnannäyttäjänä ja edistää kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumista taloudellisesti, sosiaalisesti ja ympäristön kannalta vastuullisilla, vaikuttavilla ja ilmastoviisailla hankinnoilla. Kaupunki kiinnittää erityistä huomiota työ- ja ihmisoikeuksien noudattamiseen hankinnoissaan. Helsinki huolehtii siitä, että sen hankinnat johtavat yhteistyöhön luotettavien ja lainsäädännön velvoitteet täyttävien sopimuskumppanien kanssa.

Kaupunginkanslian talous- ja suunnitteluosaston hankinnat ja kilpailuttaminen -yksikkö on valmistellut poikkihallinnollisessa työryhmässä eettisen ohjeistuksen Helsingin kaupungin sopimustoimittajille. Kyseessä on hankintasopimusten liitteeksi tuleva asiakirja, joka määrittelee eettiset toimintatavat kaupungin hankintasopimuksissa. Kaupungin sopimuskumppanit sitoutuvat sopimuksen allekirjoittamisen myötä noudattamaan eettistä ohjeistusta omassa toiminnassaan sekä toimitusketjuissaan. Eettistä ohjeistusta voidaan hankintalain mukaan käyttää silloin, kun liityntä hankinnan kohteeseen on olemassa.

Ohjeistus velvoittaa kaupungin sopimustoimittajia vaatimustenmukaisuuteen, lainsäädännön noudattamiseen, rehelliseen ja toimivaan yhteistyöhön, toimivien markkinoiden edistämiseen sekä ympäristönsuojeluun ja ihmisoikeuksien kunnioittamiseen ja edistämiseen. Ohjeistus antaa kaupungille nykyistä paremmat mahdollisuudet puuttua rikkomuksiin, tehdä auditointeja sekä asettaa toimittajalle seuraamuksia eettisen ohjeistuksen rikkomisesta.

Eettinen ohjeistus otetaan käyttöön lähtökohtaisesti kaikissa kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa päätöksen voimaantulon jälkeen tehtävissä hankintasopimuksissa, joihin voi liittyä sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyviä riskejä. Ohjetta voidaan myös soveltaa pienhankinnoissa. Ohjeistukseen liittyvä seuranta ja valvonta toteutetaan osana normaalia sopimusseurantaa ja toimittajayhteistyötä. Eettisen ohjeistuksen rikkomiseen liittyvää epäilyä selvitetään ja käsitellään yleisten sopimusehtojen rikkomista koskevan prosessin mukaisesti. Sopimustoimittajan eettiseen ohjeistukseen liittyvää auditointimahdollisuutta voidaan hyödyntää sekä silloin, kun epäillään vahvasti sopimustoimittajan rikkovan sopimustoimittajien eettistä ohjeistusta, että silloin, kun halutaan toteuttaa riskiperusteisia auditointeja kaupungin strategisesti tärkeisiin hankintoihin. Kaupunkiyhteiset hankintojen vastuullisuusasiantuntijat (kanslian hankinnat ja kilpailuttaminen -yksikön kategoriapäällikkö ja kaupunkiympäristön toimialalla ympäristönsuojeluyksikön ympäristöasiantuntija) sekä kanslian hankinnat ja kilpailuttaminen -yksikön hankintajuristi tukevat hankintayksiköitä seuranta- ja valvontatyössä.

Sisäinen tarkastus totesi 3.6.2024 valmistuneessa tarkastuksessaan ”Hankintojen vastuullisuuskriteerit”, että kaupungilla aiemmin käytössä olleet Hankinta-Suomen valmistelemat vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteet (Code of Conduct) eivät toimialojen mukaan ole soveltuneet kaikkiin hankintasopimuksiin, joihin ne on haluttu liitteenä lisätä. Liitettä on pidetty liian raskaana ja monimutkaisena eikä se ole ollut kattavasti käytössä kaupungin hankinnoissa. Liitteen muokattavuuteen on nähty myös liittyvän mahdollisuus virheiden syntymiseen ja näin riski siihen, että sopimussisältöön voi syntyä ristiriitoja. Myös liitteeseen liittyvät toimintamallit ovat olleet epäselviä. Tarkastuksessa edellytettiin, että kaupungilla tulee olla yhtenäinen linja Code of Conductin käyttämisessä, jotta kaupunki näyttäytyy sopimuskumppaneille yhtenäisenä toimijana.

Edellä kuvattujen havaintojen pohjalta perustettiin syksyllä 2024 työryhmä, jossa todettiin Hankinta-Suomen valmistelemien vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteiden (Code of Conduct) muutostarpeet Helsingin kontekstissa ja valmisteltiin uusi eettinen ohjeistus sopimustoimittajille. Valmistelutyöryhmässä on ollut mukana yksi tai useampi edustaja kaupunginkansliasta, kaupunkiympäristön toimialalta, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalta, kasvatuksen ja koulutuksen toimialalta sekä Palvelukeskus Helsingistä. Uutta eettistä ohjeistusta sopimustoimittajille valmisteltiin kaupungin tarpeista, tavoitteista ja näkökulmista lähtien ja työssä pyrittiin kiinnittämään erityistä huomiota ohjeistuksen ymmärrettävyyteen ja luettavuuteen. Valmistelun aikana ohjeistuksesta kerättiin palautetta hankintojen koordinaatioryhmältä, pieniä ja keskisuuria yrityksiä edustavan Helsingin Yrittäjien hankinta-asiamieheltä sekä 44 kaupungin keskeisimmältä sopimustoimittajalta. Sopimustoimittajista 20 vastasi, ja saadut vastaukset olivat pääosin myönteisiä tai neutraaleja. Sopimustoimittajien eettistä ohjeistusta tullaan käsittelemään säännönmukaisesti hankintoja edeltävissä markkinavuoropuheluissa ja sen päivittämiselle on luotu prosessi.

Sopimustoimittajien eettisen ohjeistuksen päivittäminen on ollut esillä hankintojen koordinaatioryhmässä 12.11.2024 ja hankintojen ohjausryhmässä 26.11.2024. Valmis eettinen ohjeistus on ollut esillä hankintojen koordinaatioryhmässä 4.6.2025, hankintojen ohjausryhmässä 17.6.2025 ja 11.9.2025 sekä kommentoitavana kaupungin operatiivisessa johtoryhmässä lokakuun 2025 aikana.

Helsingin kaupungin hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan kansliapäällikkö antaa toimialajohtajalle, liikelaitoksen johtajalle ja muille vastuuhenkilöille tarvittaessa menettelytapaohjeita ja määräyksiä sekä antaa hallintoa koskevia määräyksiä ja ohjeita.