Annantalon palvelukonseptin sekä tilakuvauksen muotoilu
Annantalon palvelukonseptin sekä tilakuvauksen muotoilu
Päätös
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan va. yhteisten palvelujen johtaja päätti, että Annantalon perusparannuksen palvelukonsepti ja tilakuvaus sekä ehdotus Annantalon asukasosallisuuden lisäämiseksi hankitaan Helsingin kaupungin palvelumuotoilun puitejärjestelyyn (H=88-21 / HEL 2022-002395) kuuluvalta palveluntuottajalta Pentagon Design Oy:ltä.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on 36 300 €. Sopimuskausi on 1.10.2025 - 30.6.2026.
Sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneenpäätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena on palvelumuotoilutyö, jonka tuloksena on Annantalon perusparannuksen palvelukonsepti ja tilakuvaus sekä ehdotus Annantalon asukasosallisuuden lisäämiseksi.
Hankintamenettely
Hankinta on minikilpailutettu 20.8.2025. Minikilpailutusilmoitus lähetettiin kaikille kuudelle palveluympäristöjen muotoilun -osa-alueen puitesopimustoimittajalle.
Tarjouksen jätti määräaikaan to 4.9.2025 klo 12 mennessä viisi toimistoa: Kuudes Kerros Helsinki Oy, Pentagon Design Oy, Rune & Berg Design Oy, Agile Work sekä Suunnittelutoimisto KOKO 3 Oy.
Minikilpailutukseen osallistuneet tarjoukset arvioitiin palvelunkehityksestä vastaavan yksikön päällikön, toimialan tilapalvelun asiantuntijan sekä vuorovaikutusasiantuntijan muodostamassa työryhmässä. Tarjouksia tarkasteltiin ensin kukin omanaan ja tämän jälkeen projektiryhmän toimesta rinnakkain toisiaan verraten. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa arvioitiin hinnan ja laadun suhdetta. Hinta 40 % ja laatu 60 %. Laadun vertailussa kiinnitimme huomiota prosessin kuvaukseen, osallisuuden toteutumiseen, projektitiimin kokoonpanoon ja referensseihin.
Pentagon Designin tarjouksessa vakuutti vahva projektinjohdollinen ote sekä tapa, jolla tarjoaja avasi lasten muotoiluun ja tilasuunnitteluun liittyvää toimintakenttää, sen mahdollisuuksia, lähestymistapojen moninaisuutta sekä kotimaisia ja kansainvälisiä verrokkeja.
Projektisuunnitelmassa kuvattu tarkimmin projektiryhmän keskinäinen työnjako ja organisoituminen sekä eri vaiheiden sisältämät työvaiheet ja vastuut. Tarjouksen vakuuttivat myös erityisesti tulevaisuuteen suuntaava skenaariotyöskentelyote sekä tarjouksessa on esitelty jo pitkälle mietitty lasten osallistamisen innostava ja skaalattava Tuu leikkiin! Pelissä Annantalon tulevaisuus -ideointikonsepti, jonka pohjalle osa – erityisesti lasten, mutta tarvittaessa myös aikuisten – osallisuuden toimenpiteet voidaan nivoa. Pentagon Design Oy:n tarjouksessa osallisuuden toteutumista avattu laajasti ja konkreettisesti. Monipuolinen ja yksityiskohtainen esittely toteutustavoista mahdollistaa ketterän toteutuksen.
Pentagon Designin referenssit olivat Annantalon hankkeen näkökulmasta kaikki erittäin relevantteja ja luovat merkittävän pohjatiedon Annantalon hankkeen toteutumiselle. Referensseinä olivat Oulun lasten kulttuurikeskuksen konseptointi ja toiminnallinen suunnitelma, Malminkartanon uuden kirjaston konseptityö, jossa lapset ja nuoret ovat olleet suunnittelun keskiössä, kulttuurikeskus Stoan palvelu- ja tilakonsepti sekä laajan asukasymmärrys-vaiheen pohjalta toteutettu alueellisten kulttuurikeskusten palveluvisio ja palvelumalli, sisältäen myös lasten ja lapsiperheiden näkökulmat ja toiveet. Taide- ja kulttuuritoimialatuntemuksen lisäksi toimistolle on karttunut erityistä kohderyhmätuntemusta lapsiin ja lapsiperheisiin liittyen Helsingin leikkipuistojen KOTO-kehittämishankkeessa, jossa Pentagon Design oy on suunnitellut yhdessä kaupungin tiimin kanssa houkuttelevamman ja saavutettavamman leikkipuistojen konseptin ja suunnitteluohjeiston.
Nyt hankittavan työn lopputuloksena saadaan Annantalolle:
1. Palvelukonsepti tulevaisuuden Annantalolle
- Laajasti kerätty, asukas- ja sidosryhmien henkilökohtaisiin näkemyksiin perustuva asiakas- ja sidosryhmätieto sekä ymmärrys ryhmien tarpeista ja toiveista.
- Em. perustuvat avainasiakasprofiilit sekä kuvaus näiden asiakkaiden ja sidosryhmien kriittisimmistä tarpeista, jotka vaikuttavat palvelun käyttöön, kiinnostavuuteen ja suosioon.
- Tavoitellun asiakaskokemuksen suunnitteluajurit/-periaatteet, jotka ohjaavat myöhemmän vaiheen tilasuunnittelua.
- Palvelurajaukset. alustava listaus ydinpalveluista ja -tuotteista. Sisältäen ehdotuksen toimintakonsepteista, jotka vastaavat edellä kuvattuun “hiljaisten tuntien” ongelmaan.
2. Annantalon perusparannuksen tilakuvaus
- Annantalon toiminnalliset ja tunnelmalliset tilakuvaukset tai suunnitteluperiaatteet, jotka ovat erottuvia ja mieleenpainuvia sekä luovat ratkaisuja, jotka tukevat Annantalon strategisten tavoitteiden saavuttamista.
- Annantalon palveluympäristöjen hierarkia ja keskinäiset riippuvuussuhteet:
- Tavoiteltu kokemus tiloittain
- Tavoiteltu toiminnallisuus tiloittain
- Keskeisimmät asiakaspolut ja kontaktipisteetpohjapiirroksiin
3. Ehdotus Annantalon osallisuuden lisäämiseksi
- Näkemys siitä, miten Annantalo tulevaisuudessa tarjoaa asukkaille ja käyttäjilleen vahvemman roolin palvelujen suunnittelussa ja tarvittaessa toteutuksessakin.
- Hankkeen aikana yhteistyössä Annanatalon henkilökunnan kanssa kokeillaan ja työstetään talon toimintatapoihin ja –kulttuuriin soveltuvia, käytännöllisiä menetelmiä osallisuuden toteuttamiseen.
Työssä hyödynnetään Kuvan kaupunkilaisprofiileita sekä muita asiakkaan tunnistamia lähtöaineistoja sekä myös Annantalossa jo käynnissä olleen kehittämisprojektin aineistoja.
Konseptien muodostamisen tueksi tuotetaan osallisuuden monipuolisten, taidelähtöisten ja innostavien menetelmien avulla laaja asiakasymmärrys.
Työn lopputulokset muodostavat tietopohjan ja ohjaavat hankeen suunnittelua sen eri osa-alueilla tämän projektin yli mm. arkkitehtisuunnittelun, päätöksentekoon, palveluiden kehittämisen, toiminnan ja viestinnän suunnittelun
Kaikki lopputuotokset tuotetaan Helsinki-ilmeen mukaisille pohjille. Loppuraportti toimitetaan sekä pdf-tiedostona että muokattava Powerpoint -esityksenä. Valittu kumppani esittelee työn valmistuttua päätöspalaverissa kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan avainhenkilöille
Määrärahat
Hankinta maksetaan Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan osallisuus- ja vuorovaikutusyksikön osallisuuden ja palvelumuotoilun hankintoihin osoitetusta määrärahasta.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianomaisille hankintaa koskevan päätöksen tekemisen yhteydessä.
Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty.
Toimivalta
Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta päätti 25.2.2025 §14 siirtää hankintojen toimivaltaansa viranhaltijoille Helsingin kaupungin hallintosäännön 10 luvun 1 §:n 2. momentin 3. kohdan perusteella siten, että yhteisten palveluiden johtajavoi päättää hankinnoista 150000 euroon saakka.
Päätös tullut nähtäväksi 26.09.2025
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Lisätietojen antaja
Anne Euramaa, vuorovaikutusasiantuntija, puhelin: 09 310 37007